JobWatch vous permet de capturer automatiquement et facilement des signatures numériques et de personnaliser les informations d'acceptation, en émettant un reçu numérique lorsque le document est signé.
Cet article aborde les sujets suivants :
- Étape 1 - Création de modèles
- Étape 2 – Configuration de 'Acceptation devis'
- Étape 3 - Envoi d'un devis
- Étape 4 - Acceptation d'un devis
- Étape 5 - Réception et enregistrement des données
Étape 1 - Création de modèles
Pour commencer, il vous faudra créer deux modèles dans le back-office pour pouvoir activer la fonction Acceptation de devis :
Modèle 1 : Devis - Ce modèle inclut le lien vers le destinataire, ce qui lui permet de signer numériquement un document.
Modèle 2: Reçu d'acceptation de devis - Il s'agit d'un reçu une fois que le document a été signé.
Naviguez vers : Mon compte → Admin → [Liens rapides] Modèles → Ajouter
Modèle 1
Créez le premier modèle comme vous le feriez habituellement, en remplissant les champs obligatoires "Nom" et "Message" et tous les autres champs que vous souhaitez, y compris l'ajout de mots-clés. Veuillez noter qu'il est essentiel d'inclure le nouveau mot-clé "Lien d'acceptation de devis", qui peut être trouvé en cliquant sur le bouton "Insérer Mot-clé", en passant par l'onglet Financier et ensuite à la section Financier :
En cliquant sur le lien d'acceptation du devis, vous ouvrez une fenêtre pop-up qui vous permet de personnaliser le texte de l'hyperlien ou de le laisser vide et ainsi d'afficher l'URL. Nous vous recommandons de définir un texte de lien, car l'URL créée n’est pas identifiée par une marque blanche :
Voici un exemple de modèle de devis complété :
Il s'affichera de cette manière pour le destinataire :
Une fois le modèle enregistré, il apparaît dans la liste des modèles. Trouvez votre nouveau modèle et cliquez dessus pour l'ouvrir. Comme tous les modèles, celui-ci ne sera pas effectif tant qu'une utilisation ne lui aura pas été attribuée. Il est donc essentiel de passer à l'onglet Utilisation, de cliquer sur l'icône Ajouter et de remplir la fenêtre pop-up, comme illustré ci-dessous :
Modèle 2
Créez le premier modèle comme vous le feriez habituellement, en remplissant les champs obligatoires Nom et Message et tous les autres champs que vous souhaitez, y compris l'ajout de mots-clés, le cas échéant. Voici un exemple de modèle de reçu de devis : Une fois que vous l'avez enregistré, répétez le processus d'utilisation, comme dans l'exemple ci-dessous :
Étape 2 – Configuration de 'Acceptation devis
Naviguez vers : Mon compte → Admin → [menu latéral] Financier → Documents financiers et opportunités commerciales → [Type de document] Devis → [icône] Éditer.
La page Devis s'affiche. Cliquez sur l'onglet Acceptation du devis que vous pouvez maintenant personnaliser en utilisant une combinaison de texte libre et de mots-clés. Dans l'exemple ci-dessous, par exemple, vous verrez que le bouton "Accepter" indique "Accepter le devis Réparation Rapide" pour aider le destinataire à comprendre comment passer à l'étape suivante du processus d'acceptation :
Vous noterez que le champ des termes et conditions est laissé vide car celles-ci seront présentées au destinataire à un stade ultérieur. Une fois ce formulaire complété et enregistré, passez à l'onglet suivant "Saisie et réception des acceptations" et complétez le nouveau formulaire :
- Activez la fonction "Activation de la saisie et de la réception des acceptations"
- Sélectionnez le nom du modèle 2 que vous avez créé précédemment en tant que reçu.
- Sélectionnez les destinataires. En cochant Prédéfini, vous ajoutez un champ conditionnel vous permettant d'ajouter des adresses e-mail spécifiques.
- Attribuez un nom approprié au bouton "Accepter et Soumettre".
- Ajoutez des champs personnalisés si vous le souhaitez. Cette section vous permet de rendre certains champs obligatoires, de veiller à ce que seules des personnes spécifiques, disposant des autorisations nécessaires, puissent signer l'approbation et de rendre les contrats juridiquement contraignants. L'utilisation de la fonction "Réponse requise" vous permet de contrôler la progression en obligeant le signataire à donner la réponse que vous souhaitez afin de pouvoir continuer.
Étape 3 - Envoi d'un devis
Une fois qu'un devis a été créé, naviguez vers : CRM → [menu latéral] Documents financiers → sélectionnez le document → [icône] Fichier → Email.
Complétez les champs e-mail en veillant à sélectionner le modèle de devis (Modèle 1) que vous avez créé précédemment.
Assurez-vous que votre e-mail est complet, puis cliquez sur envoyer. Vous trouverez ci-dessous un exemple d’e-mail que vous recevrez :
Étape 4 - Acceptation d'un devis
Lorsque le destinataire clique sur le lien pour signer le devis, il est dirigé vers une nouvelle fenêtre :
A cet endroit, ils peuvent :
- Consulter à nouveau le devis.
- S'ils le souhaitent, "Rejeter le devis", il leur sera demandé de compléter la section Notes comme montré ci-dessus.
- S'ils cliquent sur "Accepter le devis", une fenêtre pop-up supplémentaire s'ouvrira.
Remarque : le destinataire ne pourra pas poursuivre la procédure si tous les champs obligatoires ne sont pas remplis ou si les "réponses obligatoires" n’ont pas été remplies. En outre, si l'adresse e-mail saisie ici est différente de celle à laquelle le message a été envoyé, une fenêtre contextuelle s'ouvrira pour leur demander de confirmer s'ils peuvent ou non agir en tant que signataire.
Étape 5 - Réception et enregistrement des données
Une fois que le bouton "Accepter et signer" a été actionné, le reçu du devis est envoyé à la personne qui a signé le document, au destinataire initial s'il s’agit d’une personne différente et à toute autre personne ayant reçu une copie du document :
Si l'utilisateur consulte désormais la rubrique Devis dans ses documents financiers ou dans ses contacts, il verra que les documents ont été automatiquement ajoutés à l’onglet Pièces jointes :
Ces documents ne peuvent pas être supprimés afin de garantir la préservation de la piste d'audit. En outre, l'onglet Activité affiche toutes les informations relatives à la création, à l'envoi et à l'acceptation du devis, ce qui permet une traçabilité totale de bout en bout :