La fonction Opportunités commerciales, lorsqu'elle est bien utilisée, vous permet de garder une trace précise des clients potentiels, en fournissant des informations détaillées sur le stade auquel ils se trouvent pour chacun d’entre eux, en traçant leur parcours de la demande initiale jusqu'à la très importante première commande.
Une fois les informations saisies dans JobWatch, vous serez en mesure de produire des rapports facilement accessibles, identifiant tout ce dont vous avez besoin : des taux de conversion des opportunités commerciales aux performances de chaque représentant commercial.
Cet article aborde les sujets suivants :
- Opportunités commerciales - Étapes
- Opportunités commerciales - Probabilités
- Opportunités commerciales - Tags
- Champs personnalisés
- Créer une opportunité commerciale
- Onglet Détail
- Onglet Documents
- Onglet Missions
- Onglet Notes
- Onglet Tags et onglet Pièces jointes
- Envoyer tout
- Rapports
Admin
Opportunités commerciales - Étapes
La première étape de la configuration du processus réside dans les champs Administration.
Naviguez vers : Mon compte ➔ Admin ➔ Financier ➔ Doc. financiers et Opportunités commerciales.
- Opportunités commerciales - Étapes
Cliquez sur (1) puis sur (2) pour sélectionner Opportunités commerciales, puis sur Éditer :
La fenêtre se sera maintenant ouverte avec l'onglet par défaut Étapes. Ici, vous pouvez ajouter différentes étapes relatives aux opportunités commerciales. Vous pouvez utiliser la fonction glisser et déposer pour changer leur ordre. Vous trouverez également les onglets Probabilités et Tags.
Opportunités commerciales - Probabilités
Cette fonction utile permet d'identifier simplement les probabilités du représentant commercial à conclure la vente, par exemple :
Ou encore
Pour ajouter une probabilité, cliquez sur Ajouter, puis sélectionnez une couleur de tag appropriée pour la représenter. Les prospects appartenant aux différentes catégories peuvent ensuite être facilement filtrés en fonction de leur probabilité de conversion en vente. Lorsque vous envisagez de mettre en place des rapports à un stade ultérieur, les tags prennent tout leur sens et permettent une extraction facile des données.
Opportunités commerciales - Tags
Les tags offrent à la fois la possibilité d'un niveau de détail supplémentaire et un moyen facile d'extraire des informations via des filtres. Comme il existe un grand nombre de couleurs parmi lesquelles choisir dans cette section, il est facile de créer un système de code couleur interne significatif qui peut être utilisé par différents départements ou à des fins différentes. Par exemple :
ou peut-être par un code couleur pour un niveau ou un type de contact spécifique, par exemple bleu pour les régions, vert pour les devis :
Vous pouvez également filtrer par ces tags dans l'interface :
Champs personnalisés
Naviguez vers : Mon compte ➔ Admin ➔ Financier ➔ Champs personnalisés des documents financiers ➔ Type de document ➔ Opportunité commerciale :
Cliquez sur (1) pour ajouter un nouveau champ personnalisé :
puis :
(2) Entrez un libellé du champ/de la question
(3) Sélectionnez le type de réponse appropriée pour le libellé du champ que vous souhaitez créer
(4) Décidez si la réponse doit être obligatoire ou non
(5) Cliquez sur Ok pour enregistrer Votre nouveau champ sera désormais visible dans la liste :
Maintenant, lorsque vous saisissez une nouvelle opportunité commerciale dans le CRM, votre champ personnalisé sera visible au bas du formulaire :
Naviguez (1) CRM → [Menu latéral] Opportunités commerciales → (2) Nouvelle opportunité commerciale :
CRM
Créer une opportunité commerciale
Le CRM agit comme le centre de contrôle de votre entreprise et contient, entre autres, la base de données de votre carnet d'adresses. C'est là que vous saisissez les nouvelles opportunités commerciales et que vous éditez les opportunités déjà existantes.
Naviguez vers : (1) CRM → [Menu latéral] Opportunités commerciales →(2)Nouvelle opportunité commerciale :
La fenêtre pop-up Nouvelle opportunité commerciale s'est ouverte.
Onglet Détail
Le premier champ est Monnaie. Par défaut, il s'agit de "livres sterling" ; vous devez donc l'ajuster si vous utilisez une autre devise.
Les champs suivants que vous devrez remplir sont les éléments pour lesquels vous faites un devis. Si les éléments ne sont pas ajoutés ici, le formulaire Nouvelle opportunité commerciale ne s'enregistrera pas. Vous pouvez les ajouter de l'une des trois façons suivantes :
- Ajouter un élément - cette option peut s'avérer utile lorsque l'élément faisant l'objet d'un devis est personnalisé ou ne fait pas partie de votre offre générale, un texte libre peut être saisi à cet endroit.
- Ajouter un élément prédéfini - Pour configurer des éléments prédéfinis pour un type de mission, naviguez vers : Mon compte → Admin→ [menu latéral] Finances → Éléments de facturation prédéfinis.
- Ajout de stock - ajout d'éléments de Stock et équipement
- Contact - Il s'agit d'un site ou d'un client qui figure déjà dans votre CRM. Lorsque vous commencez à taper, après avoir saisi les 4 premiers caractères, un menu déroulant apparaitra vous proposant plusieurs options. Il est également possible d'ajouter un nouveau contact en cliquant sur l'icône "+" située à droite du champ "Contact". Une fenêtre pop-up s'ouvrira alors, vous permettant de saisir les données d'un nouveau client.
- Personne - Il s'agit de la personne définie dans votre CRM comme la personne principale avec laquelle vous traitez sur le site/client pour cette opportunité commerciale, par exemple, l'acheteur ou le CEO.
- Sujet - Le sujet sur lequel porte votre demande de renseignements.
- Statut - Le statut de l'opportunité commerciale, par exemple Ouvert, En attente, Terminé gagnée ou Terminé perdue.
- Date d'échéance - La date d'échéance de votre opportunité commerciale, par exemple, la date à laquelle vous devez conclure le contrat ou rendre visite à votre contact.
- Étape - L'étape actuelle de votre opportunité de vente, par exemple Devis envoyé. Les options disponibles ici sont celles que vous avez saisies précédemment dans le back-office sous Mon compte → Admin → [menu latéral] Financier → Étapes de l'opportunité commerciale.
- Probabilité - L'estimation par le représentant commercial de la probabilité que vous décrochiez ce contrat, par exemple Hot 25%. Les options disponibles ici sont celles que vous avez saisies précédemment dans le back-office sous Mon compte → Administration → [menu latéral] Financier → Probabilités d'opportunité commerciale.
- Responsable - L'utilisateur web qui a créé l'opportunité commerciale.
- Référence - Vous pouvez ajouter un numéro de référence à tout moment, ce qui permet de le rechercher par le filtre de référence dans le menu latéral.
- Notes - Vous pouvez ajouter une note annexe à l'opportunité de vente ou créer une note distincte pour celle-ci sous l'onglet Notes. Il s'agit d'un champ non obligatoire, mais il est utile pour stocker des informations supplémentaires ou sauvegarder des tâches à accomplir.
- Ce sont les 2 champs personnalisés créés dans la section Admin.
- Enregistrez
Onglet Documents
L'onglet Documents offre un moyen simple de créer des documents financiers tels que des devis, des factures ou des bons de commande pour votre opportunité commerciale.
Si vous ouvrez l'onglet Documents, il s'affichera initialement comme vide :
En cliquant sur l'icône "Ajouter", vous créez un document qui se remplit automatiquement avec les éléments spécifiés dans l'onglet "Détails des opportunités commerciales". Les champs qui s'affichent dépendent du type de document que vous avez choisi, comme indiqué ci-dessous. Veuillez noter que les éléments peuvent être modifiés avant de créer le document. L'exemple présenté est celui d'un devis :
Une fois le document terminé et sauvegardé, si vous cliquez dessus pour le modifier, vous obtiendrez des options supplémentaires :
- Fichier - En cliquant sur ce bouton, vous ouvrirez une autre fenêtre pop-up vous permettant de télécharger le document financier au format PDF ou de l'envoyer directement au client par e-mail :
- Marquer envoyé au client - Ceci vous permet de marquer le document financier comme envoyé et cette date estampille le document.
- Attribuer à une mission - Le document financier peut être attribué à une nouvelle mission. Ainsi, si vous rendez visite à un client potentiel, vous avez la possibilité d'associer le document financier à cette visite. Vous pouvez le faire en l'ajoutant à une mission existante, un nouveau projet, à une nouvelle mission ou encore en ajoutant une référence à la mission :
4. Editer - cette option vous permet de modifier le document financier si vous le souhaitez, par exemple si suite à des négociations ultérieures le prix initialement proposé doit être modifié. Les documents ne peuvent plus être modifiés une fois qu'ils ont été envoyés. Il faut donc créer un document supplémentaire ou un duplicata dans ce cas.
5. Supprimer - Bien que cette option soit disponible, il est recommandé de ne pas supprimer ces documents, car ils peuvent être requis pour une référence future. La suppression les éliminera complètement du système.
Onglet Missions
Toutes les missions déjà créées dans le cadre de cette opportunité commerciale apparaîtront ici et vous aurez également la possibilité d'ajouter des missions supplémentaires, ceci est parfait pour enregistrer les réunions sur site par exemple, ou le temps passé à rédiger des documents, ou encore pour sauvegarder des missions à la suite d'une opportunité commerciale réussie :
- Référence - ce champ de recherche est utile pour extraire rapidement une seule référence de mission lorsqu'une liste complète de missions a été attribuée à une seule opportunité commerciale.
- Cela montre une mission qui a déjà été affectée à cette opportunité commerciale.
- Nouvelle mission - ceci vous permet de créer une mission à attribuer à cette opportunité commerciale.
- Import - cette fonction vous permet d'importer une mission via un numéro de référence de mission qui se trouve déjà dans le système :
Onglet Notes
Comme vous pouvez vous y attendre, cet onglet fait office de bloc-notes virtuel, vous permettant de prendre des notes concernant les réunions, les rendez-vous ou visites, les exigences des clients, etc. Cependant, contrairement aux blocs-notes physiques, la section Notes est un outil extrêmement performant, capable d'interagir avec toutes les autres parties du système. À partir de cette section, vous pouvez effectuer un certain nombre de tâches, comme joindre des documents, créer des flux de notes par e-mail grâce à la fonction "@", appeler ou envoyer un e-mail au client, etc. Vous pouvez également définir des alertes, par exemple pour vous rappeler de rappeler le client un certain jour. Certaines de ces options sont décrites ci-dessous :
L'alerte mentionnée ci-dessus peut être ajoutée via Alertes dans le menu principal, suivi de "Créer une nouvelle alerte" :
Une autre fonction de Note qui est extrêmement utile est l'ajout de tags filtrables.
Commencez par configurer des catégories de tags de notes significatifs en naviguant vers : Mon compte → Admin → [Menu latéral] Contacts et notes → Tags de notes :
Celles-ci peuvent ensuite être consultées dans l'onglet "Tags de notes" dans Notes :
Onglet Tags et onglet Pièces jointes
Ces 2 sections servent de référentiel pour les tags et les pièces jointes accumulés pendant toute la durée de validité de cette opportunité commerciale. Elles permettent d'accéder très rapidement aux informations sur ce prospect et garantissent que toutes les informations sont facilement accessibles et à jour.
Exemple : l'onglet Tags
Dans l'onglet Pièces jointes, vous pouvez faire glisser et déposer des documents sur l'onglet ou utiliser l'icône Ajouter en bas du formulaire. Le système vous demandera si le document doit être visible pour les utilisateurs web, les ressources ou les deux avant de le télécharger.
Tous les éléments peuvent être téléchargés en sélectionnant l'icône "Télécharger tout" au bas du formulaire.
Envoyer tout
Le bouton "Envoyer tout" vous permet de gagner un temps considérable en envoyant un grand nombre de documents financiers en un seul clic. Il vous suffit de naviguer vers : CRM → [menu latéral] Opportunités commerciales. Utilisez les filtres pour afficher la liste des documents que vous souhaitez envoyer, puis cliquez sur le bouton Envoyer tout.
Une nouvelle fenêtre pop-up s'ouvrira et vous permettra de créer un modèle adapté au type de document que vous envoyez ou de sélectionner un modèle préexistant que vous avez déjà créé. Vous pouvez également ajouter d'autres pièces jointes ou images si vous le souhaitez.
Terminez en appuyant sur Envoyer. Pas d'inquiétude à avoir, aucun document portant la mention "en attente", "rejeté" ou "annulé" ne sera inclus dans les documents envoyés.
Le processus décrit ci-dessus est valable partout où la fonction "Envoyer tout" est disponible, par exemple dans les documents financiers.
Rapports
Vous trouverez les rapports relatifs aux opportunités commerciales en faisant défiler l'écran vers le bas jusqu'au titre Ventes et marketing sous l'onglet principal Rapport du menu principal :
Il est possible d'extraire des informations de plusieurs manières différentes, déterminées par votre sélection de filtres et par la façon dont vous avez choisi d'utiliser les tags. Les informations affichées peuvent être présentées de manière aussi générale ou spécifique que nécessaire. Vous pouvez, par exemple, analyser les prospects qu'un responsable commercial particulier a en vue au cours des prochains mois :
Ou regarder ce qu'un département dans son ensemble a "ouvert" au cours du mois à venir :