JobWatch est le moyen idéal pour gérer les absences et congés annuels de votre personnel, vous pouvez y faire des demandes de congé, avertir le responsable de la ressource lorsque ces demandes ont été faites et les approuver demande, le tout au sein de la plateforme.
JobWatch ne se contente pas d'afficher les jours de congé sur le planning, il comptabilise le nombre d’absences demandées par chaque ressource et calcule le nombre de jours de congé pris ainsi que le nombre de jours de congé encore disponibles.
Types d'absences
Naviguez : Mon compte → Admin → [menu latéral] Ressources → Types d'absence → Ajouter puis complétez la fenêtre pop-up, en saisissant un type d'absence et une couleur, pour faciliter le repérage visuel:
Les demandes de congé annuels peuvent être effectuées sur le site web ou via un appareil mobile.
Cet article aborde les sujets suivants :
- Demande de congé via le site internet
- Création d'une alerte lorsqu’une demande d’absence est envoyée
- Jours de congé restants
Absences, vacances, congé
Demande de congé via le site internet
Pour demander un congé pour/en tant qu'individu via le site web, naviguez vers : Véhicule et ressources → [menu latéral] Ressources → sélectionnez la ressource → [onglet] Absences :
- La date de début à partir de laquelle le congé a été calculé.
- La date de fin à partir de laquelle le congé a été calculé.
- Les jours de congé déjà posés par cette ressource.
- Le nombre de jours de congé déjà posés.
- Le nombre de jours de congé encore disponibles pour cette ressource.
- Cliquez sur l'icône Ajouter pour effectuer une demande de congé.
Remplissez les champs de la fenêtre pop-up puis cliquez sur Enregistrer pour valider votre demande :
Une fois approuvée, des champs supplémentaires de date et d'heure s'afficheront sous la demande, confirmant son statut.
Demande de congé via un appareil mobile
Vous ne pouvez créer des absences à partir de votre appareil mobile que si l'autorisation vous a été accordée par un administrateur dans le back-office. Lorsque les autorisations sont en place, le processus est simple.
Pour demander un congé depuis votre appareil, connectez-vous et sélectionnez Absences dans le menu situé à droite :
Vous verrez maintenant la liste de tout congé déjà posé. Cliquez sur le bouton Demander une absence à droite :
Remplissez le formulaire, puis cliquez sur OK :
La demande de congé apparaît maintenant dans la liste :
Ajout d'une absence pour un groupe
Dans certains cas, vous devrez créer une absence pour des groupes, voire pour l'ensemble de l'entreprise, par exemple pour les jours fériés. Ceux-ci peuvent être ajoutés comme suit : Naviguez vers (1) Véhicules et ressources → (2) Absences :
Lorsque la fenêtre pop-up s'ouvre, cliquez sur l'icône + Ajouter et complétez les champs comme vous le souhaitez, en laissant le champ Ressource sur '-Tous-' :
Une fois sauvegardée, cliquez sur l'icône Absences et l’absence sera affichée dans la vue Liste.
Cliquez dessus pour ouvrir l'absence, vous verrez alors qui l'a ajoutée, et son statut concernant son approbation.
Les absences seront automatiquement approuvées pour les utilisateurs web qui sont connectés en tant qu'administrateur ou qui disposent des autorisations correctes. Toutes les autres absences resteront dans la catégorie "Demandé" jusqu'à ce qu'elles soient approuvées. Les absences peuvent également être filtrées et exportées sous forme de fichiers CSV :
Lorsque le planning est visualisé, la couleur choisie lors de sa création dans Types d'absences apparaîtra. Si vous la survolez avec votre curseur, le motif de l'absence s'affichera.
Types d'absences : Mon compte > Admin > Ressources > Types d'absences.
Création d'une alerte lorsqu’une demande d’absence est envoyée
Pour créer une alerte lorsqu'une ressource demande une absence, naviguez vers : Alertes → Créer une nouvelle alerte :
Une fois que vous avez sélectionné cette option, la boîte de dialogue suivante apparaît et vous permet de créer l'alerte de votre choix :
Décidez de la manière dont vous souhaitez que l'alerte soit envoyée : par SMS, e-mail, appareil mobile ou pop-up. Veuillez noter, lorsque vous ferez votre choix, que les SMS sont facturés à 0,06 € par message + TVA.
Si vous créez une alerte envoyée par e-mail, vous avez la possibilité d'utiliser un corps d'e-mail personnalisé, plutôt que le message standard proposé. Si vous souhaitez l'utiliser, il vous suffit de sélectionner votre modèle préféré dans le menu déroulant du champ Modèle de corps d'e-mail/modèle de SMS.
Veuillez noter que la sélection d'un nouveau modèle annule l'objet de l'e-mail et le contenu du message définis dans les deux premières sections.
Si vous souhaitez utiliser un modèle, vous devrez d'abord le créer dans le back-office et définir son utilisation pour les e-mails et/ou SMS. Pour configurer un modèle, naviguez vers Mon compte → Admin → Compte Client → Modèles. À partir de là, cliquez sur Ajouter, créez le modèle et enregistrez-le. Cliquez maintenant sur le modèle pour le rouvrir et passez à l'onglet Utilisation en haut à droite et ajoutez 'Alerte - Email' ou 'Alerte - SMS' comme type (cela les rendra disponibles lors du choix d'un modèle pour l'alerte).
Complétez l'alerte comme vous le souhaitez. L'exemple ci-dessous peut être copié pour plus de facilité. Le responsable de la personne qui a demandé une absence recevra une alerte par e-mail.
Jours de congé restants
Vous pouvez visualiser le nombre de jours de congé pris/restant pour une ressource de la manière suivante. Naviguez vers : Véhicules et ressources → [menu latéral] Ressources → Sélectionnez et cliquez sur la ressource :
Le champ "Nombre de jours de congé" indique le nombre de jours de congé annuels alloués à la ressource, soit 25 jours dans notre exemple. Passez maintenant à l'onglet Absences (1) :
(2) est le nombre total de jours de congé annuel que la ressource a déjà pris ou posé sur la plage de dates sélectionnée.
(3) est le nombre de jours de congé annuel restant (c'est-à-dire 25 jours de congé annuel, moins 8 jours posés, ce qui laisse 13 jours de congé disponibles) sur la plage de dates sélectionnée.
L'exemple ci-dessus montre une année entière mais il est possible de modifier les paramètres et JobWatch calculera les jours de congé restants au prorata :
Il convient également de noter que le système calculera les congés annuels à partir de la date de votre choix, plutôt que sur la base de l'année civile par défaut. Ainsi, par exemple, si votre entreprise souhaite que l'allocation de congé annuel de chaque personne soit calculée à partir de sa date d'entrée en fonction, plutôt que sur la base de l'année civile, cela peut être effectué très facilement.
Dans l'onglet Détail, ajustez la date de "Début de l'exercice des congés" :
Vous verrez maintenant que dans l'onglet Absence, JobWatch a ajusté toutes les informations en conséquence :