Nous savons tous que les employés d'une entreprise sont ses actifs intangibles les plus importants, mais les gérer avec succès peut être un processus long et complexe. Pas avec BigChange ! JobWatch vous permet de gérer facilement vos ressources humaines et vos véhicules à un niveau macro ou micro, rapidement et efficacement. Voici un aperçu des actions que vous pourrez mener :

Ajouter / éditer des ressources
Ajouter des groupes de ressources
Lier des ressources à des utilisateurs web
Gérer les compétences/caractéristiques, absences, coût horaire, etc.

NB Pour lire l'article jumeau sur les véhicules, cliquez ici.

Cet article aborde les sujets suivants :

Administration des ressources

Dans la terminologie BigChange, les Ressources sont les personnes qui utilisent le système JobWatch pour réaliser des missions. Depuis JobWatch, vous pouvez accomplir toute une série de tâches liées aux ressources, réduisant ainsi vos tâches administratives et garantissant que toutes les informations sont stockées en un seul endroit et facilement accessibles.

Naviguez vers : Mon compte → Admin → Ressources.

Aussi contre-intuitif que cela puisse paraître, commencez d'abord par configurer tous les autres champs indiqués avant de revenir à la fonction Ajouter-Éditer. En effet, vous ne pouvez pas attribuer de ressources aux groupes, aux compétences, etc. tant qu'ils n'ont pas été créés.

Les administrateurs décident de ce à quoi les autres types de ressources peuvent ou non accéder, il est donc important que les droits d'administration soient strictement limités.

Les administrateurs peuvent décider de ce à quoi les Ressources peuvent et ne peuvent pas accéder ou faire en naviguant vers : Mon compte → Admin → [menu latéral] Utilisateurs web → Rôles et en cochant les cases en regard de l'action à autoriser pour le rôle concerné :

Exporter un fichier CSV

Il est également possible d'exporter la liste des ressources.

Naviguez vers : Mon compte > Admin > [Menu latéral] Ressources > Ajouter - Éditer. Les colonnes à exporter sont :

ID de la ressource, nom de la ressource, référence de la ressource, code de la ressource, utilisateur web lié, téléphone portable, heures de travail de la ressource, groupe de ressources, compétences supplémentaires de la ressource,

Créer des groupes

La création de groupes vous permet de catégoriser les ressources de n'importe quelque manière qui puisse être utile pour votre entreprise, par exemple par département, ou par emplacement, etc. Pour créer un nouveau groupe, naviguez vers : Mon compte → Admin → [menu latéral] Ressources → Groupes → Ajouter.

Dans la fenêtre pop-up, donnez simplement un nom à votre groupe et appuyez sur "OK".

Continuez à ajouter des groupes jusqu'à ce que vous ayez ajouté toutes les catégories requises. Les catégories s'affichent sous forme de liste et peuvent être ajoutées ou modifiées à tout moment.

Compétences des ressources

Les compétences peuvent prendre la forme de qualifications ou d'accréditations, par exemple , ou de qualifications basées sur l'expérience, par exemple gestion des comptes, installation de salles de bains ou nouvelle construction.

L'attribution de compétences à chaque ressource présente plusieurs avantages dans JobWatch. Vous pouvez créer des alertes pour vous avertir lorsqu'une compétence est proche de sa date d'expiration et vous assurer que toutes les accréditations sont ainsi maintenues à jour. Lors du filtrage ou de l'utilisation de l'assistant de planification, cela garantit que seules les ressources possédant les compétences requises sont affectées à une mission.

Pour créer une compétence, sous Ressources, cliquez sur Compétence des ressources → Ajouter et saisissez le nom de la compétence.

Affecter une compétence à une ressource

Une fois que vos compétences ont été créées, elles peuvent facilement être attribuées aux ressources.

Pour ajouter des compétences spécifiques à une ressource, une fois qu'elles ont été sélectionnées, cliquez sur Ajouter et sélectionnez la compétence souhaitée dans le menu déroulant. En cas de date d'expiration, par exemple pour une formation aux premiers secours, indiquez-la dans la case prévue à cet effet, sinon, laissez-la vide. Cliquez sur Ajouter puis répétez ce processus pour chaque compétence selon vos besoins :

Alertes en cas d'expiration d'une compétence

Pour créer une alerte lorsqu'une compétence expire, (1) cliquez sur l'onglet "Alertes" et (2) "Créer une nouvelle alerte +".

Lors de la création de l'alerte, vous pouvez modifier :

Les ressources qui déclencheront l'alerte - vous pouvez choisir entre toutes les ressources, un groupe spécifique ou une ressource spécifique.
Sélectionnez "A une compétence qui expire".
Indiquez combien de jours à l’avance vous souhaitez être alerté. Si vous souhaitez être alerté à deux intervalles, par exemple 30 et 60 jours, vous devez créer une alerte pour chaque période.
Saisissez-le(s) destinataire(s) et la(les) méthode(s) d'alerte. Cet exemple montre une adresse e-mail destinée au responsable de la ressource, et un SMS destiné à la ressource en question.
Le sujet de l'e-mail et le contenu du message peuvent être personnalisés ici si nécessaire. Les cases bleues font office de mots-clés et seront mises à jour avec le nom de la ressource et le nom de la compétence.
Il s'agit du message par défaut qui sera envoyé, sauf si un modèle personnalisé est sélectionné en (7) ou (8).
Si vous avez créé votre propre modèle d'e-mail pour les alertes et défini "alerte" dans l'onglet Utilisation du modèle, vous pouvez choisir d'utiliser votre modèle personnalisé dans la liste déroulante.
Sélectionnez si vous souhaitez joindre un pied de page lié à votre e-mail.

Cliquez sur Enregistrer

Définir des contraintes de compétences pour les missions :

Si vous créez un type de mission ne devant être planifiée que pour des ressources possédant une compétence spécifique, vous pouvez configurer une contrainte qui vous avertira si vous essayez d'attribuer une mission à une personne qui ne possède pas cette compétence.

Si vous utilisez l'assistant de planification, il effectuera automatiquement un pré-filtrage et ne proposera que des ressources suffisamment qualifiées comme options de ressources.

Naviguez vers : Mon compte → Admin → [menu latéral] Planification → Types de missions→ [onglet] Contraintes → Ressources.

Remplissez la fenêtre pop-up, en renseignant un ou tous les champs. Répétez cette opération pour chaque compétence requise pour ce type de mission.

Si vous planifiez une mission pour une ressource qui n'a pas les compétences requises, la mission apparaîtra sur le planning avec un contour de couleur rouge et une icône représentant un marteau et une clé à molette. Si vous passez la souris sur cette icône, cela vous indiquera le problème :

Champs personnalisés des ressources

Les champs personnalisés sont un excellent moyen d’enregistrer des informations importantes au sein de vos groupes de ressources. Le champ personnalisé que vous créez peut ne concerner qu'un seul groupe d'employés, par exemple la taille de l'uniforme ou le contrôle de la vue pour les chauffeurs, mais il peut aussi s'appliquer à certains ou à tous vos autres groupes, par exemple les informations sur la date de naissance et le contact en cas d’urgence.

Naviguez vers : Mon compte → Admin → [menu latéral] Ressources → Champs personnalisés des ressources.

Cliquez sur (1) Groupe de ressources pour sélectionner le groupe dans le menu déroulant, puis sur (2) Ajouter. Cela ouvrira la fenêtre pop-up suivante. Remplissez-la comme vous souhaité, puis cliquez sur Ok pour enregistrer.

Si vous souhaitez appliquer ce champ personnalisé à d'autres groupes, il suffit de cliquer sur (3) Copier la liste vers... et une nouvelle fenêtre pop-up s'ouvrira.

Veuillez noter qu'il est préférable d'utiliser cette fonction lors de la configuration initiale, car la copie d'une liste écrasera tous les champs personnalisés existants pour ce groupe :

Lorsque vous ouvrez la fiche d'une ressource (Véhicules et ressources → [menu latéral] Ressources → sélectionnez ressource), vous verrez les champs personnalisés que vous avez créés au bas du formulaire :

Répertoire téléphonique

Le répertoire téléphonique vous permet de conserver des numéros de téléphone dans l'application JobWatch afin de pouvoir les retrouver facilement. C'est également la page des paramètres dans laquelle vous pouvez configurer quelles ressources peuvent répondre à quel groupe d’utilisateurs web.

Sélectionnez le groupe de ressources dans la liste déroulante.
Sélectionnez les numéros des autres ressources que vous souhaitez voir apparaître. Ils sont extraits du champ Téléphone portable lors de la première configuration d'une ressource.

Sélectionnez les numéros de téléphone portable des utilisateurs web que vous souhaitez afficher. Ces derniers sont extraits du champ Téléphone portable pour l'utilisateur web.

Vous pouvez y enregistrer tous les autres numéros que vous jugez potentiellement utiles, par exemple un dépanneur, des fournisseurs locaux, etc.
Sélectionnez les groupes d'utilisateurs web à qui ces ressources peuvent envoyer ou recevoir des messages.

Création d'une nouvelle ressource

Une fois que vous avez rempli tous les onglets ci-dessus concernant les ressources (groupes, compétences, etc.), vous êtes enfin prêt à ajouter vos ressources.

L'ajout de nouvelles ressources ne pourrait pas être plus simple, il suffit de cliquer sur le bouton Ajouter-Éditer, suivi de Ajouter et de remplir un formulaire par ressource. Si vous devez modifier les informations d'une ressource, vous pouvez le faire ici en cliquant sur Ajouter-Éditer puis en cliquant sur la ressource en question.

La partie supérieure du formulaire expliquée :

Nom: Le nom de la ressource.
Groupe: Cela vous permet de compartimenter vos ressources en fonction du rôle qu'elles ont au sein de votre entreprise, par exemple ingénieurs, managers, apprentis.
Téléphone portable: Le numéro de contact de la ressource, qui doit commencer par l'indicatif du pays, par exemple +33 pour la France.
Fuseau horaire : Différents fuseaux horaires peuvent être définis en fonction de l'emplacement de chaque ressource.
Paramètres tracking : Lorsque cette case est cochée, cette ressource sera affichée sur la carte. La méthode par laquelle ils sont suivis dépendra des options que vous avez achetées. Peut se marquer comme passager - Cocher cette case qui permet à une ressource de se définir comme passager est pertinent dans différents scénarios, par exemple si la ressource est un assistant sur une mission. Elle est également utile lorsque vous suivez le comportement du conducteur, par exemple un passager n'est pas responsable d'un excès de vitesse.
Licence de ressources :
- Inactif sur JobWatch : Cette ressource ne s’est pas vu attribuer l'une des licences que vous avez achetées. Elles n'apparaîtront pas sur le planning, et leur code ne fonctionnera sur aucun appareil. Si une ressource quitte votre entreprise, c’est l'option que vous devez sélectionner.
- Uniquement visible sur le planning: La ressource sera affichée sur le planning, et des missions pourront lui être assignées sur le site web, mais elles ne seront toutefois pas transférées sur la tablette. Le code de cette ressource lui permettra de se connecter à l'application JobWatch, mais uniquement pour remplir les feuilles de temps, les contrôles de véhicules et les dépenses.
- Actif sur JobWatch : La ressource disposera de toutes les fonctionnalités de l'application, les missions peuvent être programmés pour cette ressource et complétés depuis la tablette.
- Ressource est un sous-traitant : Pour ceux qui " sous-traitent " des missions à des tiers, cette option permet de télécharger gratuitement l'application et de l'utiliser pour réaliser des missions comme s'il s'agissait de votre propre technicien, les mêmes questions étant alors à compléter. Les licences des sous-traitants sont facturées à la mission, sans frais permanents. Les ressources auxquelles ont été attribuées des licences de sous-traitant ne seront pas invitées à effectuer des inspections de véhicule, des feuilles de temps ou des notes de frais.
Paramètres JobWatch :
- Masquer les infos du contact parent sur l'appareil: Cela vous permet d'afficher ou de masquer les informations concernant le contact parent de ce contact sur l'appareil de votre ressource.
- La ressource peut s'allouer des missions non-planifiées : Lorsque cette case est cochée, les ressources peuvent s'auto-attribuer des missions non-planifiées, par exemple si elles se trouvant sur un site pour une mission et qu'elles ont le temps de réaliser une autre intervention, pour le moment non-planifiée, sur le même site.
- Bouton Réponses par défaut : Sélectionnez cette option si vous souhaitez ou non que cela apparaisse sur un appareil et si oui, à quel endroit :

Distance max pour une mission : Si vous souhaitez limiter la distance que peut parcourir une ressource, vous pouvez la définir ici. Si vous essayez de programmer une mission pour cette ressource qui dépasse cette distance, vous recevrez une alerte.
Référence : Peut être utilisé pour toute référence de ressource interne, comme le numéro d'employé.
Code: Il s'agit du code unique que la ressource utilisera pour se connecter à JobWatch. Le numéro fourni par défaut est un numéro aléatoire, mais il peut être changé en quelque chose de plus mémorable, à condition qu'il soit conforme aux règles suivantes : - Il doit contenir un * ou un # au début ou à la fin et contenir une combinaison de 4 à 6 chiffres qui n'est pas déjà utilisée. - Le même chiffre ne peut pas apparaître plus de deux fois dans le même code, par exemple pas 2222*. - Les motifs évidents ne sont pas valides, par exemple #23456 ou 7531*.
Clé professionnelle : Ceci s'applique uniquement aux clients qui ont acheté une clé professionnelle et un lecteur de clé. Le cas échéant, il s'agit de la clé Business attribuée à cette ressource pour qu'un voyage soit classé dans la catégorie "Business".
Clé privée : Si vous avez acheté une clé privée et un lecteur de clé, il s'agit de l'ID de la clé qui serait attribuée à cette ressource pour classer un trajet comme " privé ".
Carte Tacho : Pour les véhicules qui ont des lecteurs de carte tachygraphique (tout véhicule de transport de marchandises de plus de 3,5 tonnes) et pour lesquels le matériel approprié a été acheté, les détails de la carte tachygraphique de chaque ressource seraient saisis ici. Si une carte tachygraphique est utilisée dans le système et qu'une ressource ne correspond pas aux détails, une nouvelle ressource sera créée. Pour plus d'informations sur l'utilisation de Digi tacho, veuillez télécharger le guide d'utilisation séparé ci-dessous.
Carte de carburant : Si une ressource se voyait attribuer sa propre carte de carburant, les détails seraient saisis ici.

La partie inférieure du formulaire indique :

Matricule : Cette section peut contenir toute référence de paie utilisée pour désigner la ressource dans un système de paie.
Manager : Attribuer une ressource comme relevant d'un manager particulier (qui est configuré comme un utilisateur web). Cela permet d'envoyer des alertes et des e-mails à la bonne personne, par exemple pour autoriser les absences, les dépenses, etc.
Début de l’exercice des congés : Permet d'enregistrer la date à laquelle le droit de congés annuels de la ressource débutera.
Nombre de jours de congés: Ce champ indique le nombre de jours de congé d’une ressource.
Heures de travail : Ceci vous permet d'enregistrer les horaires réguliers d'une ressource. En appuyant sur le x à côté des horaires/journées, vous les supprimez. En appuyant sur Ajouter, une fenêtre pop-up apparaît qui vous permet de définir un nouveau jour de travail et les horaires correspondants :

En cliquant sur les heures, vous pourrez choisir le lieu de départ pour cette journée. Par défaut, il s'agit du lieu de la mission précédente, mais ceci peut être modifié pour correspondre à n'importe quel contact stocké dans le CRM, par exemple le bureau ou le domicile. L'utilisation du bouton d'importation vous permet de copier les informations d'une ressource qui a déjà été configurée :

Icône : En appuyant sur le bouton Modifier, vous pouvez changer l'icône qui représente la ressource sur la carte. La couleur de l'icône dépendra de l'activité qu'ils réalisent.
Géolocalisation privée en dehors des heures de travail : Si cette option est sélectionnée, tout kilométrage effectué en dehors des heures de travail sera classé comme "privé" et le trajet n'apparaîtra pas sur la carte.
Coût horaire par défaut : Pour le calcul du coût des travaux, il s'agit du taux qui sera appliqué par défaut, en dehors des heures à taux spécial ajoutées dans la section suivante. Ce champ est important car il est utilisé par l'assistant de planification pour calculer les coûts des missions et déterminer leur répartition.
Compétences : Cela vous permet d'attribuer à chaque ressources les compétences qu’elles possèdent. Lors du filtrage ou de l'utilisation de l'assistant de planification, cela permet de s'assurer que seules les ressources possédant les compétences requises sont affectées à une mission, par exemple un permis de conduire de poids lourd, une carte CSCS, une habilitation Professionnel Gaz, etc. En définissant une date d'expiration, vous pouvez être alerté avant que la compétence ne devienne invalide et vous assurer que toutes les accréditations sont maintenues à jour.
Coût horaire spécial : Le taux qui sera facturé pour les heures supplémentaires. Les heures supplémentaires peuvent être définies en appuyant sur le bouton d'ajout et en les saisissant dans la fenêtre suivante.

Les taux horaires spéciaux peuvent également être importés, c'est-à-dire copiés, à partir d'une autre ressource à laquelle ils ont déjà été appliqués. Il suffit d'appuyer sur le bouton Importer, une fenêtre pop-up s’ouvrira alors:

Ce champ est important car il est utilisé par l'assistant de planification pour calculer le coût des missions et déterminer leur répartition.

Assiste toujours : Si une ressource, par exemple un apprenti, travaille toujours avec le même ingénieur, le fait de l'ajouter comme assistant ici signifie que toute tâche programmée pour l'ingénieur inclura également l'apprenti.
Relier à un utilisateur web: Lier les ressources aux utilisateurs web est une partie importante de la configuration car elle permet une fonctionnalité complète de l'application. Si cette ressource a déjà été configurée en tant qu'utilisateur web, sélectionnez 'Associer à un utilisateur existant'. Cependant, si ce n'est pas le cas, il faut choisir 'Créer un nouvel utilisateur web'. Vous pouvez soit remplir le champ e-mail avec une adresse e-mail valide, soit avec une adresse e-mail "factice" qui suit un format e-mail, par exemple, nomdefamille@entreprise.org. Pour commencer, le rôle qui doit être sélectionné est "JobWatch Basic User" puis "L’utilisateur web est uniquement autorisé à voir ses propres ressources."

Une fois qu'une ressource a été configurée dans la section Admin, des détails personnels supplémentaires peuvent être ajoutés à la carte de la ressource en cliquant sur Véhicule & Ressources → [menu latéral] Ressources → cliquez pour sélectionner la ressource. Vous pouvez ensuite ajouter des informations supplémentaires telles qu'une photo, des certificats, etc :

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