Découvrez la fonction Messagerie de la plateforme de gestion des interventions BigChange - un outil efficace qui vous permet de communiquer rapidement et de manière optimale avec vos ressources et utilisateurs web. Grâce à cette fonction, vous pouvez facilement rester en contact avec votre équipe, qu'elle soit sur le terrain ou au bureau. Les messages ne sont pas destinés aux clients et servent de moyen communication interne ; actuellement, ils peuvent être envoyés :
- d'utilisateur web à utilisateur web
- d'utilisateur web à ressource
- de ressource à utilisateur web
Vous pouvez envoyer et recevoir des messages en temps réel, dans différents formats, y compris par SMS, directement sur un appareil mobile dans l'application BigChange, ce qui vous permet de réagir rapidement en cas de changement ou de mise à jour.
Les groupes de ressources vous permettent également de communiquer avec des groupes de personnes, tels que des équipes ou des départements. Pour en savoir plus sur les groupes de ressources, consultez l'article Ressources du centre d'aide.
En tant qu'utilisateur web sur la plateforme BigChange, pour vous avertir que vous avez reçu un message, vous verrez une icône de notification apparaître au-dessus de l'onglet Messages dans le menu principal. Le chiffre indique le nombre de messages non lus.
Cet article aborde les sujets suivants :
- Consulter les messages
- Envoyer des messages en tant qu'utilisateur web
- Envoyer des messages en tant qu'utilisateur de l'application
Consulter les messages
Pour lire vos messages, cliquez sur l'onglet "Messages" dans le menu principal.
Le menu latéral Affichage permet d'appliquer les filtres suivants :
Messages
- Les miens - cette option permet d'afficher tous les messages qui m'ont été envoyés ou qui ont été envoyés par moi.
- Envoyés par moi - ceci affiche tous les messages envoyés par moi.
- Envoyés à moi - ceci affiche tous les messages qui m'ont été envoyés.
Envoyés
- Tous - affiche tous les messages, quelle que soit la date à laquelle ils ont été envoyés.
- Aujourd'hui - affiche tous les messages envoyés à la date du jour.
- Semaine - affiche tous les messages envoyés au cours de cette semaine calendaire.
- Autres - Affiche tous les messages envoyés durant une période sélectionnée.
Divers
- Grouper par fil de discussion - affiche les messages dans le fil de discussion auquel ils sont associés. Par exemple, les messages contenant des réponses apparaîtront ensemble comme un fil de discussion.
- Seulement non lus - affiche uniquement les messages marqués comme non lus.
- Seulement avec réponses - affiche uniquement les messages ayant reçu des réponses.
En utilisant une combinaison de ces filtres, vous pouvez localiser les messages les plus pertinents pour vous, réduisant ainsi le temps de recherche si vous l’aviez fait manuellement.
Si vous consultez fréquemment des messages présentant certaines caractéristiques, telles que "Envoyé à moi", "Aujourd'hui" et "Seulement non lus", vous pouvez les enregistrer en tant que vue favorite, ce qui vous évite d'avoir à définir manuellement les filtres.
Envoyer des messages en tant qu'utilisateur web
Pour envoyer un message en tant qu'utilisateur web, cliquez sur l'onglet Messages, sélectionnez "Nouveau message" et commencez par saisir le nom d'un utilisateur web, d'une ressource ou un groupe de ressources ; les icônes correspondent à celles de la légende située au-dessus de la case "À".
Veuillez noter que les SMS sont facturés (0,06 € +TVA par 160 caractères, les messages de plus de 160 caractères seront envoyés sous la forme de plusieurs SMS), alors qu'envoyer un message vers un appareil mobile enverra un message vers l'application et n'utilise que les données cellulaires pour récupérer le message sur l'appareil de la personne concernée.
Lorsque vous sélectionnez "Appareil mobile", vous pouvez définir des options de réponse et une heure d'envoi. Cela améliorera l'efficacité des ressources pour lesquelles une réponse est requise et vous permettra de programmer l'envoi du message à une heure appropriée.
Lorsqu'il est envoyé à un utilisateur web, le message ressemble à un e-mail. Pour envoyer un message à un utilisateur web, saisissez le nom d'un utilisateur web existant dans la case "À", entrez le sujet du message et tapez ensuite votre message, puis cliquez "Envoyer".
Envoyer des messages en tant qu'utilisateur de l'application
Pour envoyer un message à partir de l'application sur un appareil mobile, naviguez vers "Messages" depuis le tableau de bord, et sélectionnez "Nouveau message".
Saisissez les coordonnées de la personne à laquelle vous souhaitez envoyer le message.
Donnez un titre à votre message en saisissant les informations pertinentes dans le champ "Sujet".
Saisissez ensuite les détails de votre message dans le champ "Écrire un message".
Enfin, lorsque tous les champs ont été remplis, cliquez sur "Envoyer message".
Veuillez noter que les utilisateurs de l'application ne peuvent envoyer des messages ou y répondre que si cette fonction a été activée par leur administrateur système.
Pour permettre aux utilisateurs de l'application d'envoyer des messages depuis leur appareil mobile, veuillez naviguer vers Mon compte > Admin > Ressources [menu latéral] > Répertoire téléphonique > Groupe de ressources
Dans la colonne "Messagerie", sélectionnez les groupes d'utilisateurs web auxquels les ressources pourront envoyer des messages depuis leur appareil mobile. Par exemple, si vous choisissez de n'autoriser que l'envoi de messages entre les ressources et les managers, sélectionnez le groupe d'utilisateurs web intitulé "Manager".
Ainsi, un message pourra être envoyé depuis l'application sur un appareil mobile à tout utilisateur web nommé, membre du groupe d'utilisateurs web "Managers". Une fois que vous avez fait vos choix, sélectionnez "Envoyer" pour mettre à jour les appareils mobiles de vos ressources.