Les véhicules sont un élément clé du système de gestion des interventions BigChange. Grâce à Jobwatch vous pourrez facilement gérer ces derniers rapidement et efficacement. Voici un aperçu des actions que vous pourrez mener :

Créer des groupes pour vos véhicules
Ajouter des caractéristiques à vos véhicules
Ajouter un véhicule à la plateforme
Suivre les véhicules sur la carte
Effectuer la gestion quotidienne de vos véhicules et signaler des défauts si besoin

NB : Pour lire l'article jumeau sur les ressources cliquez ici.

Cet article aborde les sujets suivants :

Admin

Configuration des véhicules

Commencez par configurer JobWatch dans la section Admin afin qu'il réponde aux besoins de votre entreprise. Instinctivement, vous pourriez vouloir commencer par ajouter ou modifier les véhicules que vous possédez déjà, cependant il est préférable de commencer par ajouter l'infrastructure de votre flotte, c'est-à-dire les groupes, les caractéristiques des véhicules, etc., de sorte que lorsque vous ajouterez vos véhicules, vous puissiez immédiatement les placer dans les bonnes catégories.

Groupes de véhicules

Les groupes sont utilisés pour organiser vos véhicules, mais la complexité de ces groupes dépend de votre activité. Par exemple, une groupe "vans" et un groupe "poids lourds" peuvent être suffisants pour certains, tandis que ceux qui ont une flotte plus complexe peuvent vouloir la décomposer davantage, par exemple "tracteurs", "bennes", etc. Nous vous conseillons de réfléchir à ce dont vous pourriez avoir besoin de filtrer lors de l’attribution d’une mission et de l'utiliser afin de définir les groupes.

À l'inverse, bien que tous les véhicules doivent être affectés à un groupe, si vous n'avez pas beaucoup de véhicules, la création d'un seul groupe pour tous ces véhicules peut suffire.

L'utilisation de groupes vous permet de filtrer plus efficacement les listes et les rapports mais aussi d'ajouter des champs personnalisés différents pour chaque groupe. Par exemple, vous pouvez souhaiter enregistrer des informations supplémentaires sur les poids lourds, mais pas sur les voitures.

Les groupes peuvent être créés et modifiés dans Mon compte → Admin→ [menu latéral] Véhicules → Groupes :

Ajouter : créer un nouveau groupe. Vous serez invité à saisir un nom pour ce groupe.
Chercher : rechercher des groupes de véhicules.
Éditer : modifier un nom de groupe existant
Supprimer : supprimer un groupe. Un groupe ne peut pas être supprimé si des véhicules lui sont affectés - déplacez d'abord les véhicules vers un autre groupe, puis supprimez le groupe.

Veuillez noter que tout tracker nouvellement installé sera automatiquement ajouté à un groupe appelé "Nouvelle installation". Le véhicule peut être déplacé vers un autre groupe de votre choix.

Caractéristiques des véhicules

Les caractéristiques des véhicules sont l'équivalent des compétences pour les ressources. Les caractéristiques des véhicules peuvent être, par exemple, une cabine couchette, un rideau coulissant, ou un hayon élévateur, etc. Comme pour les compétences ressources, les caractéristiques peuvent être permanents ou avoir une date d'expiration.

Comme pour les groupes de véhicules, les caractéristiques peuvent être utilisés pour définir des restrictions pour la planification des missions. Par exemple, si un hayon élévateur est nécessaire pour une mission spécifique, il est possible de le spécifier lors de la création d'un type de mission, ainsi seuls les véhicules possédant l'attribut "hayon élévateur" seront pris en compte pour l'attribution.
Naviguez vers : Mon compte → Admin → [Liens rapides] Gérer les types de missions → Types de mission → [onglet] Contraintes → [icône] Véhicule :

Il peut également être utilisé comme un filtre lors de l'utilisation de l'assistant de planification :

Champs personnalisés des véhicules

Les champs personnalisés vous permettent d'ajouter toutes les informations dont vous avez besoin sur vos véhicules et qui ne sont pas incluses dans JobWatch par défaut.
Naviguez vers : Mon compte → Admin → [Liens rapides] Gérer vos véhicules → Champs personnalisés des véhicules → Groupe de véhicules → Ajouter :

Sachez que vous devez répondre à toutes les réponses rendues obligatoires par un astérisque à cet endroit et ce à chaque fois que vous ajoutez un véhicule.

Les champs personnalisés que vous ajoutez apparaissent dans une section distincte au bas du formulaire du véhicule, sous les champs par défaut, lorsque vous consultez les informations relatives à un véhicule :

Bien que chaque groupe de véhicules possède ses propres champs personnalisés, si vous souhaitez répéter certains champs dans plusieurs groupes, vous pouvez cliquer sur

(1) "Copier la liste vers...", remplir

(2) la fenêtre pop-up qui s’ouvre et

(3) cliquer sur "Ok", pour transférer tous les champs d'un groupe à l'autre :

Ajouter et éditer des véhicules

Maintenant que vous avez configuré vos groupes, caractéristiques, champs personnalisés et inspections de véhicules, vous pouvez ajouter vos véhicules.

Naviguez vers : Mon compte → Admin → [Liens rapides] Gérer vos véhicules →Ajouter - éditer et vous devriez voir une liste de tous les véhicules que vous avez sur votre site comme ci-dessous :

Ajouter un véhicule - Permet d'ajouter un nouveau véhicule.
Ajouter engin - Les engins sont similaires aux véhicules cependant moins d'informations sont enregistrées à leur sujet (des champs personnalisés peuvent être utilisés pour enregistrer toute information requise). Les engins peuvent être utilisés pour ajouter des remorques, des chariots élévateurs, des tracteurs, etc. et peuvent être suivis sur la carte grâce à AssetWatch. À l'exception des remorques, qui peuvent avoir leur propre système de tracking, de nombreux autres engins peuvent être facturés sur une base horaire ou quotidienne.
Importer - Cela vous permet d'importer une liste Excel de véhicules depuis votre ordinateur.

Pour ajouter un nouveau véhicule, cliquez sur "Ajouter un véhicule" et la fenêtre pop-up ci-dessous apparaîtra :

Immatriculation - saisissez le numéro d'immatriculation du véhicule.
Type de véhicule - utilisez le menu déroulant afin de sélectionner le type de véhicule. Ceci est utilisé pour déterminer les limites de vitesse applicables au véhicule par exemple.
Groupe - sélectionnez le groupe auquel appartient ce véhicule.
Marque - marque du véhicule
Modèle - modèle du véhicule
Année - année de la première immatriculation du véhicule
Unité de l'odomètre - sélectionner si l'odomètre est en miles ou en kilomètres.
Référence - vous pouvez éventuellement spécifier une référence pour le véhicule. Si vous souhaitez utiliser l’option Importer des données afin de mettre à jour les informations sur vos véhicules plutôt qu’ajouter des véhicules supplémentaires. Dans ce cas, les véhicules devront avoir une référence pour éviter de créer des doublons.
Dispositif de localisation – permet d’associer ce véhicule à un dispositif de tracking. Généralement, ceci est effectué par un ingénieur de BigChange lors de la mise en place du système de tracking de votre véhicule – en modifiant ce champ, vous risquez de dissocier le dispositif de tracking de votre véhicule.
Utilisé en missions – veuillez sélectionner Oui si le véhicule est utilisé pour des missions et s'il doit apparaître dans l'onglet Planning. Si vous sélectionnez Non, le véhicule ne pourra pas être utilisé par les ressources se rendant sur une mission, mais vous pourrez toujours enregistrer les informations relatives à l'entretien et aux révisions, définir des alertes, etc.
Ressource fixe - veuillez sélectionner Oui s'il n'y a qu'un seul conducteur pour ce véhicule en particulier, par exemple une voiture privée utilisée à des fins professionnelles. Si ce véhicule est utilisé par plus d'une personne, sélectionnez Non. En sélectionnant Oui, la ressource liée se verra attribuer le véhicule par défaut et il ne lui sera pas possible de sélectionner d'autres véhicules. Lorsque vous sélectionnez Oui, un nouveau champ Ressource apparaît. Vous devrez donc sélectionner la ressource dans le menu déroulant et cliquer sur OK. En cas de changement, il suffit de sélectionner une autre ressource dans le menu déroulant ou de sélectionner Non dans le champ Ressource fixe puis OK.
Coût par mile/kilomètre – il s’agit d’une estimation de ce que vous coûte le véhicule par kilomètre. Vous pouvez l'estimer à l'aide d'outils en ligne ou manuellement en vous basant sur le prix du carburant, l'usure des pneus et des freins, etc. et l'entretien du véhicule. Ce champ est important car il est utilisé par l’assistant de planification pour calculer le coût des missions et déterminer leur répartition.
Coût quotidien - ceci détermine combien le véhicule vous coûte par jour s'il ne bouge pas. Cette valeur comprend les frais de location, d'assurance, de contrôle technique, etc., qui doivent être payés même si aucun kilomètre n'est parcouru. Calculez les coûts annuels et divisez-les par 365 pour obtenir un chiffre quotidien. Les informations sur ces frais sont intégrées dans les rapports disponibles. Ce champ est important car il est utilisé par l'assistant de planification pour calculer les coûts des missions et déterminer leur répartition.
CO2 - cette valeur devrait être disponible sur la carte grise du véhicule et sur le Certificat de conformité. Ces informations permettent de compléter le rapport Véhicules, consommation et émissions.
Consommation moteur ralenti - cette valeur devrait être disponible sur la carte grise du véhicule et sur le Certificat de conformité et est utilisée pour divers rapports sur la consommation du véhicule et notamment lorsque le moteur tourne au ralenti.
Icône - choisissez l'icône qui représentera votre véhicule sur la carte.
Caractéristiques - sélectionnez toutes les caractéristiques dont dispose le véhicule et indiquez les dates d'expiration le cas échéant.
Type de véhicule pour inspections - sélectionnez le type de véhicule pour les défauts, cela déterminera alors la liste d’inspections du véhicule qui sera fournie à l'utilisateur de la tablette.
OK – Enregistrez pour ajouter le véhicule à votre flotte.

Front End

Gestion quotidienne de vos véhicules

Une fois que vous avez configuré avec succès le back-end de votre flotte, le contrôle de vos véhicules est extrêmement facile. À partir de l'onglet Véhicules et ressources, vous pouvez utiliser le filtre du menu latéral pour :

Visualiser vos véhicules ou vos engins
Répartir vos véhicules ou vos engins dans les groupes que vous avez créés précédemment.
Rechercher d'un véhicule spécifique par numéro d'immatriculation
Trouver des véhicules d'une marque/modèle spécifique
Trouver les véhicules présentant un problème, par exemple un défaut de contrôle technique ou d'assurance
Trouver les véhicules présentant des défauts ouverts, par exemple : freins, phares
Régler l'affichage pour afficher plus ou moins d'éléments par page
Importer des achats de carburant
Exporter un fichier CSV

Signaler des défauts véhicule et ajouter des notes et commentaires

Les défauts peuvent être signalés par le biais d'un appareil lors du contrôle des véhicules (voir la section sur le contrôle des véhicules ci-dessus), mais aussi par le back-office.

Naviguez : (1) Véhicules et ressources → (2) Véhicules [menu latéral] → (3) Immatriculation → (4) Voir :

Les détails du véhicule apparaissent alors dans une fenêtre pop-up :

Maintenant, cliquez sur l'onglet suivant à droite (1) Ouvrir les défauts et (2) Ajouter :

Cela ouvrira une fenêtre pop-up intitulée "Ajouter des défauts" qui pourra désormais être complétée puis sauvegardée :

Défauts véhicules – Notes et commentaires

L'ajout de notes et de commentaires aux défauts des véhicules fonctionne de la même manière que leur équivalent ailleurs dans JobWatch. Si le symbole "@" est utilisé avant le nom d'une ressource, celle-ci recevra une notification par e-mail lui indiquant qu'elle a été mentionnée. Une fois qu'ils ont été mentionnés dans un fil de discussion, ils seront automatiquement ajoutés aux futurs commentaires dans ce dialogue.

Naviguez vers : Véhicules et ressources → [cliquer sur le] véhicule → Voir → Ouvrir les défauts [onglet] → [cliquer sur] le défaut → Afficher :

Importer les rapports sur le carburant

Pour importer votre rapport de consommation de carburant dans JobWatch, procédez comme ceci :

Etape 1

Pour commencer, vous devez préparer vos données pour les importer dans JobWatch. Pour ce faire, ouvrez et copiez les données que vous avez l'intention d'importer :

Il est important de copier les données, car il est probable que vous deviez les modifier pour réussir votre importation dans JobWatch mais vous pourriez avoir besoin de votre base de données dans son format original pour un usage interne. Les rubriques disponibles dans JobWatch sont les suivantes :

Les colonnes qui ne correspondent pas aux rubriques ci-dessus et toutes les données ou images inutiles doivent être supprimées. Il convient de vérifier que les données soient présentées de manière uniforme, par exemple, les numéros d'immatriculation des véhicules doivent tous apparaître dans le format "YB 543 FG" plutôt que "YB543FG".

Naviguez vers : RoadCrew → Centre d'aide → Guides de l'utilisateur, modèles et modules complémentaires → Modèle Import données de carburant.xlsx :

Vous pouvez aussi le télécharger ici :

Import données de carburant

Une fois sélectionné, le modèle sera téléchargé et le bouton apparaîtra en bas à gauche de l'écran : Le modèle ressemblera à cela :

Voici à quoi ressemblerait la feuille de calcul ci-dessus après avoir été modifiée pour l'importation (et enregistrée sous un nouveau nom) :

Etape 2

Vous devez ensuite importer vos données.

Pour ce faire, naviguez : Véhicules et ressources → Véhicules → Importer achats de carburant.

En cliquant sur l'icône "Importer achats de carburant", une fenêtre pop-up portant le même nom s’ouvre :

Cliquez dessus pour télécharger le fichier correspondant, par exemple :

et il ressemblera maintenant à ceci :

Modifiez les rubriques en utilisant les catégories de JobWatch comme indiqué ci-dessous :

Puis cliquez sur l'icône "Importer". La fenêtre suivante s'ouvre alors pour confirmer que l'importation est en cours :

Vous recevrez ensuite un e-mail confirmant que les données ont été importées avec succès :

La zone entourée montre que toutes les lignes ont été importées sans erreur. Si des erreurs apparaissent sur une ligne spécifique, elle s'affichera comme suit, par exemple :