Les utilisateurs web sont les personnes qui peuvent accéder à votre système BigChange par le biais d'un navigateur Web, soit sur un ordinateur, soit sur un appareil mobile. Si une ressource est liée à un utilisateur Web, en fonction des rôles qui lui sont attribués, elle peut traiter activement des données, par exemple modifier le CRM, créer des documents financiers, etc.
Si les ressources ne sont pas liées à un utilisateur web, elles n'auront qu'un accès de base, par exemple pour remplir une feuille de travail, effectuer un contrôle de véhicule, etc.
Cet article aborde les sujets suivants :
- Rôles des utilisateurs Web, groupes et restrictions
- Rôles
- Groupes d'utilisateurs
- Restrictions
- Champs personnalisés
- Création d'un utilisateur web
- Identifier les utilisateurs web dans les commentaires des notes
- Contrôle des connexion des utilisateurs web
- Licences d’utilisateur web
- Résolution de problèmes
Rôles des utilisateurs Web, groupes et restrictions
L'affichage qui apparaît lorsque vous ouvrez votre version dépend du rôle d'utilisateur Web qui vous a été attribué par votre entreprise. Par exemple, en cliquant sur le bouton Mon compte, un administrateur verra trois options :
En revanche, un utilisateur de base, par exemple un technicien mobile, ne verra que deux options :
Comme vous l'aurez remarqué, l'option qui manque à la liste est Administration et ce, parce que c'est ce domaine qui sert de porte d'entrée pour la plupart des paramètres personnels et globaux de l'entreprise.
C'est pourquoi il est conseillé de n’accorder que rarement le rôle d'administrateur, afin de s'assurer que seuls les membres du personnel les plus haut placés puissent effectuer des changements importants.
Rôles
Naviguez vers : Mon compte → Admin → [Menu latéral] Utilisateurs Web → Rôles :
Dans cette section, vous pouvez voir quelles fonctions du site sont accessibles, en fonction du rôle attribué à l'utilisateur Web.
- Type - Cette colonne est divisée en sections, organisées pour regrouper les caractéristiques d'un même domaine d'activité, par exemple Planning, Ressources, etc.
- Action - Il s'agit des autorisations que vous accordez ou refusez à une personne. Ces autorisations sont organisées ici au niveau du rôle, plutôt qu'au niveau individuel. Par exemple, dans la section Planning de l'illustration ci-dessus, la possibilité de Créer et modifier des missions a été accordée aux administrateurs, aux managers et aux utilisateurs de base de JobWatch (travailleurs mobiles), mais pas aux utilisateurs de base tels que le personnel de bureau junior. Il est possible d'aller plus loin en utilisant une combinaison de groupes d'utilisateurs et de restrictions.
- Noms des rôles - c'est-à-dire Administrateur, Managers, Utilisateurs de base et Utilisateurs de base de JobWatch. Ces 4 rôles sont ceux définis par défaut par BigChange et ne sont pas modifiables (ils sont "grisés"). Cependant, vous êtes libre d'ajouter des rôles supplémentaires spécifiques à votre entreprise et ceux-ci seront entièrement modifiables. Il vous suffit de cliquer sur le bouton Add et d'attribuer les autorisations souhaitées.
Bien que seuls les administrateurs aient la possibilité de tout visualiser et de tout modifier, il est toujours possible d'accorder des autorisations administratives à un niveau plus précis. Par exemple, vous pouvez souhaiter qu'un directeur financier puisse "Administrer les finances", mais vous ne l'autoriserez pas à "Administrer les rôles/restrictions de l'utilisateur web".
Naviguez vers : Mon compte → Admin → [Menu latéral] Utilisateurs Web → Rôles :
Les rôles présentés ci-dessous sont des rôles par défaut qui ne peuvent pas être modifiés. Toutefois, vous pouvez créer votre propre combinaison en créant différents rôles en fonction de vos besoins. Par exemple, vous pouvez avoir un rôle appelé "Financier" qui permet d'ajouter des pièces jointes aux missions, et un rôle appelé "Technicien" qui ne le permet pas. Pour créer vos propres rôles, il vous suffit de cliquer sur le bouton "Ajouter" ci-dessous :
Créer de nouveaux rôles
Une fois que vous avez cliqué sur "Ajouter" et nommé le nouveau rôle, celui-ci aura été ajouté en tant que colonne (voir "Conception graphique" ci-dessus). Vous pouvez maintenant faire défiler la liste et cocher les actions que vous souhaitez que votre nouveau rôle puisse effectuer.
Groupes d'utilisateurs
Les groupes d'utilisateurs sont un raccourci simple pour attribuer des autorisations et des restrictions en masse.
Naviguez vers : Mon compte → Admin → [Menu latéral]Utilisateurs Web → Groupes d'utilisateurs :
Les groupes d'utilisateurs existants seront affichés, mais en cliquant sur (5) Ajouter, la fenêtre suivante s'ouvrira :
(1) Nom - le titre du groupe d'utilisateurs, par exemple Finance, Ingénieurs
(2) Utilisateurs disponibles - cliquez sur le nom de la ressource s'il est visible ou recherchez des personnes à l'aide de la barre de recherche. En cliquant sur le nom de la ressource, les personnes concernées seront transférées dans la case Utilisateurs ajoutés (3).
(3) Utilisateurs ajoutés - il s'agit de la liste des utilisateurs de ce groupe.
(4) Ok – Cliquez sur Enregistrer
Restrictions
Naviguez vers : Mon compte → Admin → [Menu latéral] Utilisateurs Web → Restrictions :
Ici, vous pouvez affiner les restrictions soit
(1) au niveau du groupe d'utilisateurs - un gain de temps considérable pour les grands départements/groupes - soit
(2) au niveau de l'utilisateur web en lui-même :
Dans l'exemple ci-dessus. Michelle sera en mesure de voir :
- Toute ressource placée dans le groupe " Chauffagiste " et " Électricien " (car ce sont les deux cases cochées).
- Uniquement les véhicules "AC-789-JH" et "TR-654-PO".
- Tous les contacts (car aucune case n'a été cochée).
- Toutes les missions/projets (car aucune case n'a été cochée).
Champs personnalisés
Les champs personnalisés vous permettent de créer des champs que vous souhaitez enregistrer pour vos utilisateurs Web, par exemple leur plaque d'immatriculation ou leur date de naissance.
Naviguez : Mon compte → Admin → [Menu latéral]Utilisateurs Web → Champs personnalisés des utilisateurs web:
Cliquez maintenant sur Ajouter ou cliquez sur l'un des champs de votre liste si vous souhaitez le modifier. Une nouvelle fenêtre s'ouvre et vous devez la compléter en prenant soin de sélectionner le type de réponse correspondant au champ personnalisé que vous créez, par exemple Date pour Date de naissance. Ajoutez la valeur par défaut s'il y en a une et décidez s'il s'agit d'une question obligatoire. Cliquez ensuite sur "OK" pour enregistrer.
Création d'un utilisateur web
Pour créer un utilisateur web, lorsque vous êtes connecté en tant qu'administrateur, sélectionnez Mon compte → Admin → Utilisateurs Web → Ajouter/Modifier (ou sélectionnez Gérer les utilisateurs Web à partir des liens rapides) → Ajouter :
Veuillez noter que la cinquième colonne "Dernière connexion" vous permet de contrôler la date et l'heure auxquelles chaque utilisateur web s'est connecté pour la dernière fois.
Une fenêtre pop-up s'affiche alors pour vous permettre d'ajouter un utilisateur Web :
- Nom : Il s'agit du nom de l'utilisateur web que vous créez.
- Email : Il s'agit de l'adresse e-mail utilisée lors de la connexion à votre site BigChange. Il n'est pas nécessaire qu'il s'agisse d'une adresse électronique valide, mais elle doit respecter un format d'adresse électronique valide. Par exemple, si vous n'avez qu'une seule adresse électronique pour l'équipe comptable (accounts@anycompany.com) mais si trois personnes doivent y avoir accès, vous pouvez simplement saisir lastname@anycompany.com.
- Mot de passe / Confirmation du mot de passe : Créez un mot de passe dont vous vous souviendrez et qui comporte au moins 6 caractères, comprenant une combinaison de lettres et de chiffres.
- Type d’utilisateur - Utilisateur inactif / Utilisateur actif / Utilisateur pour l’intégration / Utilisateur lié à une ressource
- Rôle : Quelles sont les autorisations à attribuer à cet utilisateur Web. Les différents rôles ont un accès différent au site web et doivent donc être attribués en fonction des besoins de chaque utilisateur.
- Groupe : Les autorisations et les restrictions peuvent être attribuées à des groupes ainsi qu'à des utilisateurs web individuels et, par conséquent, l'attribution d'un rôle spécifique, par exemple celui d'ingénieur, à un utilisateur web peut être un moyen rapide d'y parvenir.
- Téléphone portable : Le numéro de téléphone portable sera utilisé pour envoyer des SMS aux internautes sous forme de messages ou d'alertes. Veillez à saisir le numéro avec l'indicatif de votre pays (par exemple +33 pour la France).
- Poste : Quel est le nom du poste de l'utilisateur web dans votre entreprise.
- Restriction IP : Si vous souhaitez restreindre l'endroit à partir duquel un utilisateur web peut se connecter, veuillez saisir les adresses IP spécifiées.
- Catégorie par défaut des missions : Si cet utilisateur web travaille sur des catégories de mission spécifiques, veuillez utiliser le menu déroulant pour sélectionner la catégorie de mission que vous avez créée pertinente.
- Ok – Cliquez sur Enregistrer
Identifier les utilisateurs web dans les commentaires des notes
Vous pouvez identifier/mentionner un autre utilisateur web dans la fenêtre de dialogue d'une note en utilisant "@" suivi du nom de l'utilisateur web dans le commentaire, par exemple "@David Nathan". Pour l’avertir, l'utilisateur mentionné/identifié recevra un e-mail, qui comprendra un lien vers la note dans laquelle il a été mentionné.
Pour identifier un utilisateur web dans un commentaire sur une note, naviguez vers l'onglet CRM et cliquez sur le menu latéral "Notes". Localisez la note dans laquelle vous souhaitez identifier un utilisateur ou cliquez sur pour ajouter une nouvelle note. Dans l'onglet Détails, lorsque vous ajoutez un commentaire dans la boîte de dialogue, tapez @ et lorsque vous commencez à taper le nom une liste d'utilisateurs web s'affiche. Sélectionnez l’utilisateur web correct, il apparaîtra en bleu ensuite dans la zone de commentaire. En cliquant sur "+Ajouter", vous ajoutez votre commentaire à la boîte de dialogue et envoyez un courriel à l'utilisateur identifié pour l'avertir du message.
Si nécessaire, vous pouvez identifier plus d'une personne dans un commentaire en ajoutant simplement plusieurs "@ noms d'utilisateur", par exemple "@nomdutilisateur1 @nomdutilisateur2...". Une fois qu'ils ont été mentionnés à l'aide de cette fonction, la prochaine fois qu'une note sera ajoutée à ce fil de discussion, les noms des dernières personnes mentionnées s'afficheront automatiquement.
Contrôle des connexion des utilisateurs web
Lorsque vous consultez votre liste d'utilisateurs web (Mon compte → Admin), il est possible de visualiser le journal des événements de connexion des utilisateurs via la colonne "dernière connexion" du tableau. Cela permet d'afficher la connexion, les échecs de connexion, etc.
Pour connaître la dernière date de connexion d'un utilisateur web, accédez à Mon compte → Admin et cliquez sur le menu latéral "Utilisateurs web". Cliquez sur le sous-menu "Ajouter-Éditer" pour afficher une liste complète de vos utilisateurs web. Dans le tableau qui s’ouvrira, vous verrez maintenant une colonne "Dernière connexion" qui indique exactement quand (date et heure) ils se sont connectés au système pour la dernière fois.
Licences d’utilisateur web
Le nombre d'utilisateurs actifs autorisés à utiliser JobWatch est déterminé par le nombre de licences d'utilisateur web que vous avez achetées.
Lorsque vous êtes connecté en tant qu'administrateur, naviguez : Mon compte → Admin→ [menu de liens rapides] Gérer les utilisateurs Web. L'écran qui s'affiche montre tous les utilisateurs web de votre compte et la colonne Type d'utilisateur indique s'ils détiennent ou non une licence active. Ceux qui possèdent une licence active pourront accéder à JobWatch, tandis que ceux qui détiennent une licence inactive, c'est-à-dire un utilisateur inactif ou un utilisateur lié à une ressource, ne pourront pas accéder à JobWatch.
Lorsqu'un membre de votre équipe n'a plus besoin d'accéder au système JobWatch, nous vous recommandons, plutôt que de supprimer son compte, de le rendre "inactif" afin d'empêcher l'utilisateur de se connecter. Le nombre d'utilisateurs inactifs n'étant pas limité, cela n'aura pas d'incidence sur le nombre de licences.
Le nombre de licences "utilisateur actif" non attribuées restantes est affiché sous le champ, comme indiqué dans l'exemple ci-dessous. Si aucun chiffre n'est affiché, votre compte dispose de licences illimitées.
La colonne "Type d'utilisateur" des utilisateurs Web vous permet de voir d'un coup d'œil quels sont les utilisateurs actifs, c'est-à-dire ceux qui peuvent accéder à JobWatch, et ceux qui sont inactifs, c'est-à-dire ceux qui ne peuvent pas accéder à JobWatch.
Si vous souhaitez acheter des licences d'utilisateur web supplémentaires, veuillez envoyer un e-mail à orders@bigchange.com en précisant le nombre de licences dont vous avez besoin et notre équipe commerciale vous enverra un devis dans les plus brefs délais.
Si vous avez d'autres questions concernant les licences d'utilisateur web, veuillez contacter nos équipes.
Résolution de problèmes
Impossible de se connecter au site web ? Mot de passe oublié ?
Si vous ne parvenez pas à vous connecter à votre JobWatch, essayez ceci:
- Videz les images et fichiers ducache et supprimez les cookies, puis essayez à nouveau de vous connecter.
NB : Pour supprimer les cookies et vider le cache depuis Chrome, appuyez sur Ctrl+H lorsque le navigateur est ouvert et votre historique de navigation s'ouvrira. Cliquez ensuite sur "Effacer l'historique de navigation" sur le côté gauche et cochez les cases que vous souhaitez vider.
Si cela ne fonctionne pas, veuillez envoyer un e-mail à nos équipes à partir d'une adresse e-mail de votre domaine (pour des raisons de sécurité) et nous pourrons réinitialiser votre mot de passe pour vous.
Comment ajouter un document à la bibliothèque de fichiers
Une fois connecté, accédez à Mon compte -> Admin, puis cliquez sur le menu latéral "Formulaires". Sélectionnez ensuite "Bibliothèque de fichiers" et vous verrez que votre bibliothèque de fichiers existante s'affichera. Pour ajouter un nouveau fichier à votre bibliothèque, cliquez sur Ajouter et une fenêtre pop-up vous demandera de choisir un groupe de fichiers, ainsi que de sélectionner le fichier sur votre ordinateur (une fois que vous avez fait cela, le champ du nom du fichier se remplit automatiquement). Enfin, choisissez les groupes de ressources pour lesquelles le fichier doit être accessible et cliquez sur OK.
Ma marque blanche ne fonctionne pas
Si votre marque blanche ne fonctionne pas comme prévu, nous vous conseillons de vérifier vos paramètres.
Pour ce faire, rendez vous sur : Mon compte → Admin → [menu Liens rapides] Paramètres généraux du compte → [section] Marque blanche
Vérifiez qu'ils sont tous configurés comme il se doit.
Si vous n'avez pas encore confirmé votre adresse e-mail suite à la procédure de configuration de la marque blanche, veuillez remplir les champs ci-dessus et cliquez sur le bouton "Confirmer votre adresse e-mail".
Vous recevrez un e-mail d'Amazon Web Services (AWS). Cliquez sur le lien qui vous a été envoyé pour activer la fonction Marque blanche. Si le problème persiste, veuillez prendre contact avec nos équipes, qui seront en mesure de vous aider plus amplement.