Les feuilles de travail sont les groupes de questions que vous pouvez attacher à une mission, elles représentent une alternative dématérialisée des documents traditionnellement utilisés par les employés sur le terrain. La saisie d'informations importantes est très simple grâce aux feuilles de travail BigChange, mais elles vous offrent également la possibilité d'ajouter des informations sous différents formats, tels que des photos, des icônes, des vidéos mais aussi grâce à la reconnaissance optique de caractères (ROC).

Les feuilles de travail peuvent être complétées par trois types de personnes : les ‘ressources’ (les utilisateurs d'appareils mobiles), le ‘back office’ (les utilisateurs web), ou via le ‘site de réservation’ (les clients). Seules les personnes de la première catégorie peuvent créer ou éditer des feuilles de travail.

Pour en savoir plus sur les types de fichiers pris en charge, veuillez consulter Ajouter des fichiers et des pièces jointes dans JobWatch.

Cet article aborde les sujets suivants :

• Gérer les feuilles de travail
• Créer une nouvelle feuille de travail
• Ajouter des questions, des types de questions et des options de questions
• Sélectionner un déclencheur
• Sélectionner une action
• Éléments de facturation prédéfinis avec feuilles de travail liées.
• Copier une feuille de travail pour plusieurs lots/éléments de stock
• Ajout de feuilles de travail à une feuille de temps (Feuilles de temps – feuille de travail)
• Voir les feuilles de travail de Stock et équipement sur le web
• Création d'une feuille de travail ou un flux de travail d’un tiers

 

Gérer les feuilles de travail

Pour créer ou éditer des feuilles de travail, naviguez vers : Mon compte → Admin → SOIT [Liens Rapides] Gérez les feuilles de travail OU [menu latéral] Planning → Feuilles de travail.

Les feuilles de travail peuvent être affectées à différents groupes, grâce au champ Groupe, et recherchées via un filtre 'Groupe', ce qui permet de les retrouver rapidement.

Dans la section Gérer les feuilles de travail, vous pourrez voir/effectuer les actions suivantes :

1. Voir le nom de la feuille de travail
2. Voir le groupe auquel elle appartient
3. Voir l'étape à laquelle les utilisateurs du back office sont tenus de la compléter.
4. Voir l'étape à laquelle les ressources sont tenues de la compléter.
5. Identifier si une feuille de travail est verrouillée ou non. Si une feuille de travail est verrouillée, aucune modification ne peut être effectuée et la feuille de travail ne peut pas être supprimée. Seul l'utilisateur qui l'a verrouillé peut la déverrouiller pour y apporter des modifications.
6. Dupliquer une feuille de travail, y compris les questions et les branchements conditionnels - utile si vous voulez utiliser la même feuille de travail pour un groupe ou un type de mission différent.
7. Verrouiller la feuille de travail pour qu'elle ne puisse pas être modifiée ou supprimée.
8. Archiver une feuille de travail.
9. Ouvrez la feuille de travail et modifiez-la. Veuillez noter que si vous modifiez une feuille de travail, elle sera modifiée pour toutes les missions qui la contiennent, que la mission ait été complétée ou non.
10. Supprimer la feuille de travail. Veuillez noter que si vous supprimez la feuille de travail, elle sera supprimée de toutes les missions pour lesquelles elle a été complétée ainsi que de toutes les missions qui doivent encore être complétées.

 

Créer une nouvelle feuille de travail

En cliquant sur le bouton "Ajouter", vous verrez apparaître la boîte de dialogue suivante :

1. Entrez le nom de votre feuille de travail.
2. Choisissez le groupe de ressources qui remplira la feuille de travail
3. Sélectionnez l'étape de remplissage par le bureau. Vous pouvez choisir entre :

• ‘N/A’ – La feuille de travail sera visible par le back office mais les réponses ne pourront pas être éditées ou modifiées.
• ‘A n'importe quel moment’ - La feuille de travail sera visible par le back office, mais les réponses peuvent être ajoutées et modifiées à tout moment. Les questions obligatoires ne seront pas imposées aux utilisateurs du back office car elles peuvent être remplies "à tout moment".
• ‘Avant la création’ - Toutes les questions obligatoires doivent être remplies avant que la mission puisse être créée, c’est-à-dire sauvegardée pour la première fois.
• ‘Avant la planification’ – Toutes les questions obligatoires doivent être remplies avant que la mission puisse être assignée à une ressource pour une date et un horaire donnés ; cependant la mission peut être créée.
• ‘Avant l'envoi’ – Toutes les questions obligatoires doivent être remplies avant que la mission soit envoyée vers l’appareil mobile. Cette option ne doit être utilisée que dans des cas spécifiques.
• ‘Une fois la mission terminée’ - La feuille de travail pourra être consultée par le back office, mais les réponses ne pourront être modifiées qu'une fois la mission terminée. Les questions obligatoires ne seront pas appliquées puisqu'il existe un délai infini après l'achèvement de la mission.

4. Sélectionnez l'étape de remplissage par la "ressource". Vous pouvez choisir entre :

• ‘N/A’ – La feuille de travail ne sera pas visible sur la tablette pour que la ressource puisse la remplir.
• ‘A n'importe quel moment’ – La feuille de travail sera visible sur l'appareil mobile pour que les ressources puissent la compléter, mais les questions obligatoires ne seront pas appliquées puisqu'il n'y a pas de contrainte de temps.
• ‘Avant de démarrer la conduite vers la mission’ – La feuille de travail sera affichée sur l’appareil mobile, et il faudra répondre aux questions obligatoires avant que la ressource puisse se rendre sur le lieu de la mission.
• ‘Avant de démarrer la mission’ – La feuille de travail sera affichée sur l’appareil mobile et les réponses aux questions obligatoires devront être fournies avant que la personne ne puisse commencer la mission. Cette solution est idéale pour les feuilles de travail basées sur l'évaluation des risques, les listes de contrôle sur site ou les documents relatifs à la santé et à la sécurité spécifiques au client.
• ‘Avant de compléter la mission’ - La feuille de travail sera affichée sur la tablette après le début de la mission et des réponses aux questions obligatoires seront requises avant que la mission ne puisse être complétée. Il s'agit du délai d'exécution recommandé pour les ressources dans la grande majorité des cas. Veuillez noter que si vous avez configuré votre type de mission de manière à ce que les résultats négatifs suppriment le caractère obligatoire des questions de la feuille de travail, un résultat négatif n'obligera alors pas la réponse aux questions obligatoires.
• ‘Après avoir complété la mission’ – Si la feuille de travail ne contient pas de questions obligatoires, elle s'affichera une fois la mission terminée.

5. Sélectionnez l'étape de remplissage sur le "site de réservation". Vous pouvez choisir entre:

• ‘N/A’ – Cette feuille de travail ne sera pas complétée sur le site de réservation..
• ‘Avant la planification’ – Avant que la mission ne soit programmée pour une ressource à un jour/heure donné(e), les questions obligatoires doivent être complétées.
• ‘Avant l'envoi’ – Toutes les questions obligatoires doivent être remplies avant que la mission soit envoyé vers l’appareil mobile. Cette option ne doit être utilisée que dans des applications spécifiques.
• ‘Une fois la mission terminée’ – Les utilisateurs du site de réservation peuvent remplir la feuille de travail une fois la mission terminée. Ceci est parfait pour les questionnaires de satisfaction par exemple.

6. Si vous souhaitez modifier l'en-tête "Réponse" de notre Bordereau d'intervention standard, il vous suffit de l'effacer et de le remplacer.
7. Si vous souhaitez modifier l'en-tête "Réponse " de notre Bordereau d'intervention standard, il vous suffit de l'effacer et de le remplacer.

Une fois que vous avez sélectionné vos options, cliquez sur enregistrer ; localisez votre feuille de travail, cliquez dessus et sélectionnez Éditer pour commencer à ajouter des questions.

 

Ajouter des questions, des types de questions et des options de questions

Lorsque vous ouvrez la feuille de travail, il vous suffit de cliquer sur "Ajouter" pour ajouter une question. Remarque : vous pouvez également modifier les options sélectionnées précédemment.

Les feuilles de travail peuvent contenir autant de questions que vous le souhaitez. La question elle-même est inscrite dans la première case "Question". Les autres options sont les suivantes :

  

1. Type - Il s'agit de la forme de réponse que vous attendez à la question que vous posez. Sélectionnez parmi :

• Oui/Non : Une réponse simple basée sur la réponse oui/non.
• Coût : Une description et un montant seront saisis comme élément pour la mission.
• Décimal : Un nombre avec une décimale.
• Nombre entier : Un nombre sans décimale.
• Texte : Une réponse sous forme de texte qui peut être limitée par un nombre de caractères si vous le souhaitez, ou laissée libre.
• Déclaration : Une déclaration sous forme de texte qui peut être lue soit par la ressource, soit présentée au client.
• Date : Une réponse fondée sur une date sera demandée à l'aide du calendrier de sélection.
• Heure : Une réponse basée sur l'heure.
• Liste : Les ressources peuvent sélectionner une seule réponse ou faire une sélection de plusieurs réponses.
• Signature : Une zone réservée au nom et à la signature sera présentée.
• Photo : La ressource sera invitée à prendre une photo. Si la ressource doit prendre plusieurs photos, vous pouvez soit poser plusieurs questions portant sur des images, soit utiliser la section images de la page de détails de la mission.
• Code-barres : en utilisant l'appareil photo ou en saisissant manuellement les détails, le texte contenu dans le code-barres sera sauvegardé.
• Démarrer l'app : Une application distincte sera lancée. (Le nom de l'APK devra être saisi dans le champ prévu à cet effet lors de la configuration de la question. Le format sera probablement 'com.companyname.applicationname'. Veuillez contacter nos équipes si vous avez besoin d'aide pour trouver cela.)
• Liste d'icônes : spécifiez les options de réponse à partir d'une liste prédéfinie d'icônes. Elles seront affichées sur l'appareil mobile, de sorte que la personne qui remplit la feuille de travail puisse très rapidement choisir une icône pour sa réponse à la question. Il existe une grande variété d'icônes disponibles en bleu, noir, rouge, vert et orange :
  
  

  

• Reconnaissance optique de caractères : La RCO est la capacité de convertir différents types de documents, par exemple des documents scannés, des cartes de visite, des lettres ou des fichiers PDF, en données modifiables et consultables. Par exemple, en utilisant la RCO, la plaque d'immatriculation sur l'image a été détectée et peut maintenant être recherchée.
• Voir le fichier : sélectionner le fichier approprié dans la bibliothèque de fichiers. Cette fonction peut être utilisée, par exemple, pour s'assurer que les consignes de santé et de sécurité du site ont été lues.

2. Obligatoire : Veuillez choisir si oui ou non une question est obligatoire. L'étape à laquelle une réponse doit être donnée est dépendante du temps de réalisation.
3. Visibilité : Si cette case est cochée, la question et la réponse seront affichées sur notre bordereau d'intervention standard. Si cette case n'est pas cochée, ni la question, ni la réponse ne seront affichées. Les bordereaux d'intervention personnalisés ne seront pas affectés par cela.
4. Réponse par défaut: Pour toutes les questions, excepté ‘Déclaration’, ‘Date’, ‘Signature’, ‘Photo’, ‘Code-barres’ or ‘Démarrer App’ une réponse par défaut peut être sélectionnée. Si une réponse par défaut est ajoutée, toute fonctionnalité obligatoire définie pour la question ne sera pas effective étant donné qu'une réponse sera pré-remplie.
5. Réponse bloquante : Pour les questions de type ‘Oui/Non’, ‘Coût’, ‘Décimal’, ‘Nombre entier’; ‘Texte’, ‘Heure’ et ‘Liste’, une réponse ‘bloquante’ peut être sélectionnée. Cela vous permet de configurer une alerte à déclencher lorsque cette réponse est donnée. La correspondance "Oui/Non" étant binaire, c'est la méthode suggérée pour déclencher une question à risque. Les réponses bloquantes peuvent être utilisées pour déclencher une alerte pour le back-office ou un destinataire approprié.  Par exemple, si la question est "L'équipement est-il sur le site ?", la réponse sera oui/non, "Oui" étant la réponse par défaut et "Non" la réponse bloquante.  Lorsque l'ingénieur appuie sur "Non" et que la réponse est enregistrée, une alerte est envoyée afin que le bureau ou le destinataire sache immédiatement qu'il y a un problème et qu'il puisse prendre des mesures pour y remédier.

Lorsque les feuilles de travail sont particulièrement importantes, par exemple si elles comportent 10 questions ou plus, un bouton "Ajouter" supplémentaire se trouve au bas de la feuille de travail pour vous faciliter la tâche.

Symbole de liaison vers une grille tarifaire

L'utilisation d'un grille tarifaire comme réponse à une feuille de travail est signalée par l'apparition d'un signe "$" bleu à côté d'une question de feuille de travail dans une liste.  Cela indique qu'une grille tarifaire est une réponse conditionnelle à cette question. Naviguez vers : Mon compte → Admin → [menu latéral] Feuilles de travail :

Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations, veuillez lire l'article principal sur les Grilles tarifaires. Branchement conditionnel

Le branchement conditionnel est le processus par lequel vous pouvez utiliser les réponses d'une question pour afficher ou passer à d'autres questions ou feuilles de travail, en fonction de la réponse reçue. Cette méthode peut permettre de gagner énormément de temps, en permettant aux ressources de sauter les questions qui ne les concernent pas, tout en les conservant pour les cas où elles seraient nécessaires.  Les branchements conditionnels peuvent également automatiser certains processus financiers, en veillant à ce que votre système de facturation et de stock soit tenu à jour par exemple, en ajoutant des éléments de stock à une mission ou en appliquant une grille tarifaire.

Par exemple, vous pouvez ne poser la question "Décrivez la panne" que si la réponse à la question précédente, "La machine est-elle en état de marche ?" est "Non".  

Avant d'ajouter un branchement conditionnel à une question, il est recommandé de commencer par définir les questions que vous souhaitez poser et le cheminement que vous souhaitez donner à ces questions.

Veuillez noter que vous pouvez créer plusieurs branches conditionnelles pour la même question.  

 Lors de l'édition d'une feuille de travail ou d'un flux de travail dans Admin, les utilisateurs peuvent visualiser un organigramme qui affiche à la fois les questions et leurs branches.  Si vous n'êtes pas satisfait du flux, il vous suffit de revenir sur chacune des questions et de les modifier/glisser/déposer jusqu'à ce que vous soyez satisfait du résultat.  Le diagramme vous aidera à voir si vos changements sont toujours logiques.

 

Sélectionner un déclencheur

 Après avoir sélectionné "Ajouter un branchement conditionnel", vous devez sélectionner un déclencheur. Vous avez 5 options :

1. Égale à : Il s'agit d'une correspondance exacte. Les réponses de la feuille de travail devront être exactement les mêmes. Il est donc recommandé d'utiliser ce branchement conditionnel pour les questions de type "Oui/Non" et "Liste".
2. Différente de : c'est à dire si la réponse diffère d'une manière ou d'une autre de la réponse donnée. Il est également recommandé d'utiliser ce branchement conditionnel pour les questions de type "Oui/Non" et "Liste". Il existe cependant des solutions pour les questions basées sur les nombres.
3. Inférieure à : Une réponse inférieure à une valeur numérique.
4. Supérieure à : Une réponse qui est supérieure à une valeur numérique.
5. Autres réponses : Une fois qu'une réponse, quelle qu'elle soit, a été donnée, passez au résultat.

Tapez la 'réponse' dans la case (6.).

Sélectionner une action

Après avoir configuré le déclencheur, vous pouvez maintenant définir l'action :

1. Aller à la question : Cette fonction permet d'accéder à une autre question de la feuille de travail. Les questions de la feuille de travail s'enchaînent automatiquement de haut en bas, de sorte que l'utilisation de ce paramètre de branchement conditionnel soit limitée.
2. Afficher la question : Cette option permet d'afficher une question si le déclencheur est actionné ou, à l'inverse, de "masquer" la question si le déclencheur n'est pas actionné. Veuillez noter que le statut obligatoire d'une question n'est valable que si elle est affichée et peut être remplie.
3. Aller à la feuille : Cette option permet à l'utilisateur d'accéder à une autre feuille de travail, qu'elle soit ou non affectée à la mission.
4. Voir la feuille : Cette option permet d'afficher une autre feuille de travail pour la mission, et ce, qu'elle soit affectée ou non à la mission.
5. Voir résultat : Cette option permet à l'utilisateur d'accéder à la page des résultats de la mission et de sélectionner un résultat. Veuillez noter que si des questions obligatoires sont visibles et ont été omises, il ne sera peut-être pas possible de compléter la mission.
6. Aller au stock : Cette option vous permet d'accéder à la section Stock des missions sur l’appareil mobile.
7. Aller aux lots : Cette option permet d'accéder à la section Lot des missions sur l’appareil mobile.
8. Forcer résultat : Ceci forcera la mission à s'achever avec un résultat spécifique, le résultat doit être disponible pour le type de mission.
9. Appliquer une grille tarifaire : en sélectionnant cette option, vous pourrez appliquer une grille tarifaire à partir d'un menu déroulant qui s'affichera dans le champ suivant.

Voici un exemple de ce que cela pourrait donner :  

Veuillez noter que puisque le branchement conditionnel dans cet exemple mène à un élément de stock, cet élément de stock sera retiré du stock du van et ajouté au coût de la mission/document financier.

Utilisés de manière judicieuse, les branchements conditionnels peuvent donner d'excellents résultats, adaptés à votre entreprise.  Ils peuvent simplifier des processus très complexes et réduire la feuille de travail vue par la ressource mobile de manière que seules les questions pertinentes apparaissent.

N'oubliez pas qu'une question à branchement conditionnel peut également vous conduire à une autre feuille de travail.

 

Caractéristiques supplémentaires

La bannière d'avertissement de la feuille de travail

Lorsqu'une bannière orange s'affiche en haut d'une feuille de travail lorsque vous êtes dans le back-office (Mon compte → Admin → [menu latéral] Planning → Feuilles de travail → Ajouter/Modifier), cela vous informe qu'une anomalie est présente dans votre feuille de travail, par exemple que vous demandez que des réponses obligatoires soient complétées à un stade où il n'y a pas de questions obligatoires : Cela peut être basé sur la sélection du temps d'achèvement pour n'importe quelle :

• Etape de remplissage par le bureau
• Etape de remplissage par la ressource
• Etape de remplissage sur le site de réservation

et lorsque

• le moment où cela est prévu se situe avant la mission, par exemple "Avant de démarrer la conduite", "Avant de démarrer la mission" ou "Avant de compléter la mission"
• il n'y a pas de questions obligatoires.

La bannière indique : "Vous avez défini des étapes de remplissage qui ne marcheront pas tant que vous ne créez pas de questions avec réponse obligatoire" :  

Éléments de facturation prédéfinis avec feuilles de travail liées.

Les éléments de facturation prédéfinis constituent le moyen idéal d'exprimer une valeur financière pour des éléments intangibles, par exemple un service.  Vous pouvez leur associer une feuille de travail, les ajoutant ainsi automatiquement à toute mission pour laquelle l'élément de facturation prédéfini est utilisé.

Plus d'informations sur les éléments de facturation prédéfinis dans l'article Financier.

 

Copier une feuille de travail pour plusieurs lots/éléments de stock

Lorsque vous effectuez une mission pour laquelle un certain nombre d'éléments de stock ou d'équipement sont requis mais qui utilisent la même feuille de travail, il est utile de pouvoir copier les réponses d'un élément par rapport aux autres afin de gagner du temps pendant la mission.  Cela peut se faire de la manière suivante :

Naviguez : Mon compte ➔ Admin ➔ Planning ➔ Types de missions.

1. Remplissez les champs avec les informations appropriées sur la mission si vous créez un nouveau type de mission et cliquez sur Enregistrer.

2. Passez maintenant à l'onglet Appareil mobile et cochez la case “Autoriser une copie de la feuille de travail pour plusieurs lot / éléments de stock” :

5. Créer des feuilles de travail en naviguant vers Mon compte ➔ Admin ➔ Planning ➔ Feuilles de travail ➔ Ajouter, puis créer une feuille de travail comme souhaité, comme dans l'exemple ci-dessous où la feuille de travail est intitulée "Installation de cuisine" :
6. Lorsqu'un élément de stock/équipement est créé dans le menu latéral Stock & Equipement (et non consommable - décocher la case), ajoutez la feuille de travail à lui attribuer lorsque (1) le déplacement est Ok et (2) le déplacement n'est pas Ok. Dans l'exemple ci-dessous, la feuille de travail concernant l'installation de cuisine devra être remplie pour chaque meuble dont le déplacement a été effectué avec succès, et la feuille de travail concernant l'installation de la cuisine devra être remplie pour chaque meuble assigné à la mission dont le déplacement n'a pas été effectué avec succès :
7. Créez maintenant une mission en suivant la procédure habituelle Planning➔ Nouvelle mission. Veuillez noter que les feuilles de travail ajoutées dans le champ ci-dessous (et les feuilles de travail par défaut sur les types de mission) concernent la mission globale et renvoient donc aux feuilles de travail qui seront établies pour l'ensemble de la mission, par opposition aux feuilles de travail relatives au stock/à l'équipement qui, elles, sont attribuées (à l'étape 4 ci-dessus) à chaque élément : 

6. Passez ensuite à l'onglet "Stock & équipement" pour ajouter les éléments à utiliser dans le cadre de cette mission, élément par élément, selon les besoins :

7. La mission apparaît sur l'appareil mobile du technicien sur le terrain et peut être traitée de manière habituelle. Une fois la mission terminée, le technicien peut cliquer sur l'un des éléments de Stock & équipement et une case apparaît en regard de chacun d'entre eux, comme le montre l'exemple ci-dessous :

Veuillez noter que cela ne sera le cas que pour la ressource principale et ne sera pas disponible sur l'appareil mobile d'un assistant.

8. En cochant les cases de tous les éléments, une feuille de travail remplie pour l'un d'entre eux sera enregistrée pour tous les autres.

 

Ajout de feuilles de travail à une feuille de temps (Feuilles de temps – feuille de travail)

Cette fonction est extrêmement utile, car elle vous permet de vous assurer que vos ressources remplissent une feuille de travail avant de commencer leur journée.  Contrairement aux autres feuilles de travail, les "Feuilles de temps – feuille de travail" se trouvent dans Formulaires, et non pas dans Planning.

Créer une feuille temps – feuille de travail.

Naviguez vers : Mon compte → Admin → [menu latéral] Formulaires → Feuille de temps - feuille de travail → Ajouter :

Nommez la feuille de travail dans la fenêtre pop-up ; nous commencerons par une liste de contrôle pour le début de la journée.  Nous voulons que cette liste soit remplie dès que la ressource se connecte pour travailler et avant qu'elle ne parte pour sa première mission ; nous prendrons donc soin de sélectionner "Avant de commencer l'activité" dans le champ Etape de remplissage par la ressource.

Sauvegardez et rouvrez-la pour ajouter des questions.  Appuyez sur Ajouter :

Lorsque vous ajoutez des questions, réfléchissez à la meilleure façon d'y répondre par exemple : icône, liste, oui/non, etc.

Ainsi, à la question "Avez-vous votre équipement EPI ?", une liste peut être le meilleur format de réponse si les ressources doivent s'assurer qu'elles disposent de tous les éléments, mais une réponse oui/non serait plus appropriée si les ressources doivent uniquement confirmer qu'elles disposent d'un seul élément, par exemple d'un masque de protection :

Puis cliquez sur Enregistrer. Ajoutez toute question supplémentaire de la même manière, puis cliquez sur Enregistrer.

Allez maintenant dans Feuilles de temps - Activités et sélectionnez d'abord le Groupe de ressources ...

... puis l'activité à laquelle vous souhaitez ajouter la feuille de travail.  Dans notre exemple, il s'agirait de Commencer la mission :

Utilisez le menu déroulant pour sélectionner la feuille de travail requise.  Plusieurs feuilles de travail peuvent être sélectionnées si nécessaire.

 Cliquez ensuite sur Enregistrer, puis sur Envoyer.

Si vous n'appuyez pas sur Envoyer, la feuille de travail ne sera pas appliquée à la feuille de temps sur les appareils de vos ressources.

Comment cela se reflète sur un appareil mobile

Lorsqu'une ressource du groupe ouvre sa feuille de temps pour commencer sa mission, la feuille de travail s'ouvre automatiquement avec le message "Vous devez remplir les réponses obligatoires de la feuille de travail avant de commencer votre mission".  En plus de l'astérisque (*) à côté des questions indiquant qu'elles sont obligatoires, toute réponse par défaut sera également affichée.  Lorsque la réponse par défaut n'est pas donnée, il vous sera demandé de fournir des détails supplémentaires ou de prendre d'autres mesures :

Une fois qu'elle a répondu à toutes les questions, la ressource peut se connecter comme d'habitude.  Vous remarquerez qu'une icône verte s'affiche à côté de sa session pour indiquer que la (les) feuille(s) de travail a (ont) été remplie(s) :

Configurations supplémentaires

Si vous utilisez des feuilles de temps, il est recommandé d'apporter quelques modifications à vos paramètres.

Naviguez vers :  Mon compte → Admin → [Liens rapides] Paramètres généraux du compte → [section] Autres paramètres de l'appareil :

1. "Oui" signifie qu'une ressource doit avoir une feuille de temps ouverte avant qu'une mission puisse démarrer.
2. "Oui" empêche une ressource de terminer une mission alors qu'une feuille de temps est toujours en cours, et donc non complétée.
3. "Oui" permet aux ressources de modifier l'heure à laquelle une activité est effectuée. Si la réponse est "Non", l'heure actuelle du dispositif sera toujours l'heure par défaut indiquée.

Afficher les feuilles de temps complétées dans le back-office

Pour visualiser les feuilles de temps complétées et les feuilles de travail associées, naviguez vers : Véhicules & ressources → [menu latéral] Ressources → sélectionnez Ressource

Les détails sont disponibles en appuyant sur l'onglet Feuille de temps et en cliquant sur l'activité concernée de la feuille de temps :

 

Voir les feuilles de travail de Stock et équipement sur le web

Lorsque des feuilles de travail ont été attribuées au stock ou à l'équipement dans le back-office, elles peuvent être consultées sur le site web une fois la mission terminée.

Naviguez vers : CRM → [menu latéral] Contacts → [onglet] Contacts → sélectionner un contact → Editer → [onglet] Missions → [sous-onglet] Missions → sélectionner une mission → Voir → [onglet] Résultat → [Sous-onglet] Feuilles de travail

Dans le sous-onglet Feuilles de travail du résultat de la mission, l'icône en forme de clé à molette indique si des feuilles de travail relatives au stock sont jointes.  Cliquez sur le lien pour afficher les éléments de stock réel.

Les éléments comportant une icône bleue à gauche de leur description sont accompagnés d'une feuille de travail.  En appuyant sur l'icône, une fenêtre pop-up "Afficher les feuilles de travail" s'ouvrira.  Cliquez dessus pour afficher la feuille de travail.

 

Création d'une feuille de travail ou un flux de travail d’un tiers

Feuilles de travail d’un tiers

Les feuilles de travail d’un tiers sont celles qui sont créées pour être remplies par des personnes extérieures à votre entreprise, par exemple une enquête auprès des clients qui est envoyée après la réalisation d'une mission.

En prenant l’exemple d’une enquête de satisfaction client, vous pouvez en créer une comme suit :

Étape 1

Naviguez vers : Mon compte > Admin > [Liens rapides] Gérer les feuilles de travail et créez votre feuille de travail.  Votre feuille de travail terminée devrait ressembler à ceci :

Veuillez noter que le champ "Étape de remplissage sur le site de réservation" ne peut pas être défini comme N/A, sans quoi cette fonctionnalité ne marchera pas.

Étape 2

Naviguez vers : Mon compte > Admin > [menu latéral] Compte client > Modèles

Créez un modèle en suivant la procédure habituelle, puis cliquez sur le bouton Insérer un mot-clé et sélectionnez l'onglet Missions puis le sous-onglet Mission.  Cliquez sur le lien Feuille de travail

Une fenêtre pop-up s'ouvrira alors, vous donnant la possibilité d'afficher l'URL ou d'ajouter un hyperlien derrière un texte descriptif, par exemple :

Une fois que votre modèle est terminé, cliquez sur Enregistrer et fermez.

Cliquez ensuite sur le modèle que vous venez de créer et rouvrez-le.  Passez à l'onglet Utilisation et cliquez sur l'icône Ajouter au bas du formulaire.  Sélectionnez E-mail comme format par défaut et Alerte - E-mail comme type.  Cliquez maintenant sur Enregistrer.

 Étape 3

Allez dans l'onglet Alertes et cliquez sur le bouton Créer une nouvelle alerte.  Procédez comme indiqué ci-dessous, en veillant à sélectionner le modèle que vous avez créé lors de l'étape 2 dans le menu déroulant Modèle de corps d'e-mail. 

Notez que vous pouvez, bien entendu, sélectionner des destinataires supplémentaires ou alternatifs si vous le souhaitez, ou le modifier pour des types de mission spécifiques, etc.

Étape 4

Lorsqu'une mission est terminée, une alerte déclenche automatiquement l'envoi d'un e-mail à votre client.

Lorsqu'il cliquera sur le lien dans l'e-mail, le client verra les questions auxquelles il lui est demandé de répondre. Il devra alors cliquer sur enregistrer.

Une fois terminé, le client recevra une notification.

Flux de travail d’un tiers

Le flux de travail d’un tiers fonctionne exactement de la même manière, mais il est attaché à une note, ce qui le rend idéal pour les demandes de renseignements par exemple.  Dans notre exemple, nous utiliserons une demande de location de bennes à ordures et vous verrez que cela apporte à la fois un côté professionnel mais également une protection juridique, en confirmant précisément ce qui a été convenu.

Étape 1

Naviguez : Mon compte > Admin > [Contacts et notes] Flux de travail des notes et créez un flux de travail.  Votre flux de travail terminé devrait ressembler à ceci :

Étape 2

Naviguez vers : Mon compte > Admin > [Contacts et notes] Types de notes > Ajouter

Créez un type de note, en vous assurant de sélectionner le flux de travail de la note que vous avez créé à l'étape 1 dans le menu déroulant du champ Flux de travail par défaut.

Cliquez sur Ok pour enregistrer

 

Étape 3

Naviguez vers : Mon compte > Admin > [menu latéral] Compte > Modèles

Créez un modèle de la manière habituelle, comme dans l'exemple ci-dessous :

 

Une fois que votre modèle est complet, cliquez sur Enregistrer et fermez.

Cliquez ensuite sur le modèle que vous venez de créer et rouvrez-le.  Passez à l'onglet Utilisation et cliquez sur l'icône Ajouter au bas du formulaire.  Sélectionnez E-mail comme format par défaut et Alerte - E-mail comme type.  Cliquez maintenant sur Enregistrer.

Étape 4

Allez dans l'onglet Alertes et cliquez sur le bouton Créer une nouvelle alerte.  Procédez comme indiqué ci-dessous, en veillant à sélectionner le modèle que vous avez créé à l'étape 3 dans le menu déroulant Modèle de corps d’e-mail.

Étape 5

Lorsque ce type de note est utilisé, votre ressource complètera le flux de travail dans la note et le client recevra automatiquement un e-mail contenant les informations convenues.

Lorsque le client clique sur le lien contenu dans l'e-mail, il est dirigé vers un formulaire de confirmation. Une fois complété et une fois que le client aura cliqué sur Enregistrer, une copie de leur réponse apparaîtra en haut du flux de travail des notes.

 

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