Les notes sont un outil trop méconnu de JobWatch, c’est une partie du système trop souvent négligée mais qui, lorsqu'elle est utilisée correctement, permet d'améliorer la communication, la compréhension et la traçabilité sur l'ensemble du site.

Une note peut être créée concernant des questions techniques, des plaintes provenant de clients ou à des fins internes pour tenir tout le monde au courant et s'assurer que toutes les activités sont enregistrées et traitées en temps voulu.  Contrairement à leur version papier, vous pouvez continuer à ajouter des informations à ces notes, les restreindre ou modifier au fur à mesure de l'évolution de votre entreprise.

Configuration

Avant qu'une note puisse être établie, il est nécessaire de créer des types de note dans le back-office.

Naviguez vers : Mon compte → Admin → [menu latéral] → Contacts et notes.

Il y a quatre endroits qui se réfèrent aux notes : les Types de notes, les Champs personnalisés de notes, les Flux de travail et les Tags de notes. Nous examinerons chacun d'entre eux à tour de rôle.

Cet article aborde les sujets suivants :

• Types de notes
• Flux de travail des notes
• Flux de travail de tierces parties
• Tags de notes
• Créer des notes et des flux de travail
• Conseils sur les Notes du CRM
• Commentaires en temps-réel sur les notes
• Dupliquer les notes
• Importer une note enfant
• Progression des notes
• Système Absent du bureau
• Ajouter des liens vers des pièces jointes aux dialogues des notes
• Priorités des notes

Types de notes

Les types de notes se comportent exactement de la même manière que les types de missions, aussi, en vous familiarisant avec le fonctionnement de l'un, vous comprendrez mieux le fonctionnement de l'autre.

Les types de notes peuvent être créés à des fins très diverses, étant donné qu'ils apparaissent non seulement ici, dans le menu latéral du CRM, mais aussi à plusieurs endroits du site, par exemple dans un onglet distinct lorsque vous ouvrez une mission. Par exemple, vous pouvez créer un type de note pour les "commentaires des clients" ou pour les "appels des clients", mais une fois que vous serez plus habitué à utiliser le système, vous souhaiterez peut-être créer des catégories purement destinées à un usage inter-services ou pour les utilisateurs comme "planification de projet", ou "progression".

Naviguez vers : Mon compte → Admin → [menu latéral] → Contacts et notes → Types de notes → Ajouter :

1. Nom
2. Attribuez un Flux de travail par défaut pour accompagner la note depuis le menu déroulant. Les flux de travail jouent le même rôle pour les notes que les feuilles de travail pour les missions.  Créez-en en naviguant vers : Mon compte → Admin → [menu latéral] → Contacts et notes → Flux de travail des notes.
3. Les notes peuvent également être liées à des flux de travail par exemple : des To-Do listes ou des listes d'inspections avant les missions. Il est possible d'empêcher les utilisateurs d'ajouter ou de supprimer des flux de travail dans les notes en cochant Non dans ce champ. Lors de l'ouverture d'une note, ce champ sera alors grisé (non modifiable).
4. Attribuez un Propriétaire par défaut pour le Type de note à partir du menu déroulant Créateur de la note.
5. Associez un Tag par défaut à ce type de note si vous le souhaitez - cela peut être utile pour extraire des données pour les Rapports et le filtrage.
6. Ensemble de priorité.
7. Ajoutez une Date d'échéance par défaut si vous le souhaitez, jusqu'à un maximum de 999 heures depuis Création de note.
8. Sélectionnez l'action par défaut lorsque ce Type de note est créé : Aucune action/Option d’e-mail/E-mail automatique
9. Sélectionnez l'action par défaut lorsque ce type de note est complété : Aucune action/Option d’e-mail/E-mail automatique
10. Voir les conseils lors de la création de notes
11. Durée utilisée pour le calcul des stats des conseils

Champs personnalisés des notes

Une fois qu'un type de note a été créé, des champs personnalisés peuvent y être ajoutés pour fournir toute information supplémentaire nécessaire. Naviguez vers : Mon compte → Admin → [menu latéral] Contacts et notes → Champs personnalisés de notes → Ajouter.

Lors de la création d'un champ personnalisé, la première option proposée sera de sélectionner le type de note auquel les champs personnalisés seront associés :     

Une fois qu'un type de note a été sélectionné, par exemple 'Appel client', vous pouvez cliquer sur 'Ajouter' pour créer de nouveaux champs personnalisés, par exemple :   

Veillez à accorder une attention particulière au choix du caractère obligatoire ou non d'un champ et, le cas échéant, s'il existe une réponse obligatoire. Demandez-vous également si ces informations doivent être visibles et/ou modifiables pour les utilisateurs accédant à la plateforme depuis un appareil mobile.

Une fois terminé, continuez à ajouter de nouveaux champs personnalisés jusqu'à ce que votre liste pour Type de note soit complète, en gardant à l'esprit qu'elle peut toujours être modifiée ultérieurement :

Iil est également possible de copier les champs personnalisés que vous avez créés dans un autre type de note si vous le souhaitez.  Naviguez vers :  Mon compte → Admin → [menu latéral] → Contacts et notes → Champs personnalisés de notes → Copier la liste vers, puis faites votre sélection dans le menu déroulant : Une fois que vous avez sélectionné le type de note dans lequel vous souhaitez copier la liste des champs personnalisés, un message d'avertissement vous demandera si vous souhaitez continuer :

VEUILLEZ NOTER - si vous choisissez de continuer, les nouveaux champs personnalisés écraseront les champs existants - ils ne s'y ajouteront PAS.

Les champs personnalisés s'afficheront en tant que champs au bas de la note chaque fois que le Type de note correspondant sera sélectionné, de la même manière que les champs personnalisés Types de mission le seraient pour les missions : 

 

Flux de travail des notes

Les flux de travail des notes sont très similaires aux feuilles de travail et peuvent être joints à une note pour fournir des informations plus détaillées, y compris des questions avec des réponses comportant des branchements conditionnels. Les flux de travail diffèrent des champs personnalisés en ce que ces derniers sont toujours affichés et statiques et associés à un type de note spécifique.

Pour commencer, naviguez vers : Mon compte → Admin → [menu latéral] → Contacts et notes → Flux de travail des notes puis....

(1) choisissez soit Tous/soit un groupe auquel l'appliquer dans le menu déroulant ou sélectionnez "Ajouter" pour créer un nouveau groupe.  Si vous avez un grand nombre d'options, vous pouvez utiliser la barre de recherche pour trouver le groupe souhaité :

 (2) Ajoutez autant de questions que nécessaire et reliez-les par des branchements conditionnels si nécessaire. Comme pour les Feuilles de travail, le même Flux de travail peut être attribué à plusieurs types de note. Vous pouvez sélectionner la méthode de réponse souhaitée, par exemple : date, texte ; si la question est obligatoire ; si la question doit être transférée vers la Fiche de note standard ; spécifier les réponses par défaut et bloquantes et ainsi de suite.

Commencez par remplir la fenêtre pop-up Flux de travail qui s'est ouverte :

1. Nommez le Flux de travail
2. Attribuez-le à un groupe
3. Décidez quand un utilisateur web/le bureau doit compléter le Flux de travail, par ex : Avant de fermer la note.
4. Décidez quand le flux doit être complété sur le site de réservation, par exemple un client pourrait remplir un sondage Flux de travail en tant qu'utilisateur du site de réservation après y avoir été invité grâce à un e-mail envoyé automatiquement lors de la finalisation de la note par un utilisateur web.

Commencez ensuite à ajouter des questions, en vous assurant que vous avez sélectionné le type de réponse approprié à la question posée :

Une fois complété et sauvegardé, vous avez 5 options lorsque vous cliquez sur Afficher :

1. Dupliquer – Créer une copie exacte du Flux de travail
2. Verrouiller - Verrouiller le flux de travail afin que seul l'utilisateur qui l'a verrouillé puisse effectuer les modifications.
3. Archiver - Permet d'archiver le flux de travail
4. Éditer - Ajouter/éditer des questions dans le flux de travail
5. Supprimer - Supprimer le flux de travail.

Si vous naviguez maintenant vers : Mon compte → Admin → [menu latéral] → Contacts & notes → Types de notes, vous pouvez sélectionner un ou plusieurs types de notes et leur attribuer votre nouveau flux de travail. Votre flux de travail apparaîtra désormais par défaut chaque fois que ce type de note sera utilisé :

Vous pouvez visualiser le flux de travail que vous avez créé dans l'onglet Flux de travail de votre note :

Flux de travail de tierces parties

Le flux de travail d'une tierce partie fonctionne exactement de la même manière, mais il est attaché à une note, ce qui en fait un outil idéal, par exemple, pour les demandes de renseignements.  Pour notre exemple, nous utiliserons une demande de renseignements pour une demande d'installation et vous verrez comment cela ajoute à la fois une touche professionnelle et une protection juridique en confirmant précisément ce qui a été convenu.

Etape 1

Naviguez vers : Mon compte > Admin > [Contacts & notes] Flux de travail des notes et créez un flux de travail.  Votre flux de travail complété devrait ressembler à cela :

   

Etape 2

Naviguez vers : Mon compte > Admin > [Contacts et notes] Types de notes > Ajouter.

Créez un type de note, en vous assurant de sélectionner le flux de travail des notes que vous avez créé durant l'étape 1 dans le menu déroulant du champ Flux de travail par défaut.

Cliquez sur Ok pour enregistrer

Etape 3

Naviguez vers : Mon compte > Admin > [menu latéral] Compte > Modèles.

Créez un modèle de la manière habituelle, vous trouverez un exemple ci-dessous :

 Une fois que votre modèle est complet, cliquez sur Enregistrer & Fermer.

Ensuite, cliquez sur le modèle que vous venez de créer et rouvrez-le. Passez à l'onglet Utilisation et cliquez sur l'icône Ajouter en bas du formulaire.  Sélectionnez E-mail comme format par défaut et Alerte - E-mail comme type.  Cliquez maintenant sur Enregistrer.

Etape 4

Allez dans l'onglet Alertes et cliquez sur le bouton Créer une nouvelle alerte.  Procédez comme indiqué ci-dessous, en veillant à sélectionner le modèle que vous avez créé lors de l'étape 3 dans le menu déroulant du champ modèle de corps de l'e-mail.

Etape 5

Lorsque ce type de note est utilisé, votre ressource complètera le flux de travail dans la note.

et le client recevra automatiquement un e-mail contenant les informations convenues :

Lorsqu'ils cliquent sur le lien contenu dans l'e-mail, ils sont dirigés vers un formulaire de confirmation :

Une fois qu'ils l'ont complétée et qu'ils ont cliqué sur Enregistrer, une copie de leur réponse apparaîtra dans la partie supérieure du flux de travail des notes :

 

Tags de notes

Les Tags de notes sont un moyen idéal d'indiquer le statut d'une note, l'étape à laquelle vous vous trouvez dans un processus, ou si la contribution d'un autre service est nécessaire. Une fois que vous avez créé et identifié un tag, il peut être appliqué à n'importe quel type de note et un code couleur peut être utilisé pour faciliter l'identification des domaines de compétence en un coup d'œil ou pour extraire des données pour les rapports.

Naviguez vers : Mon compte → Admin → [menu latéral] Contacts et notes → Tags de notes, cliquez sur 'Ajouter', enfin choisissez un nom et une couleur.

Vous pouvez trouver utile de regrouper certains tags avec un préfixe, par ex. 'CS1 - Appel initial' ; 'CS2 - Spéc. en cours' ; 'CS3 - Avec client' ; 'CS4 - En attente de commande' ; 'CS5 - Commandé' :

Les tags peuvent être attribués à une note à n'importe quel moment et un tag supplémentaire peut être ajouté au fur et à mesure de l'évolution de la situation. Pour attribuer les tags à une note veuillez vous rendre dans : CRM → [menu latéral] Notes → Modifier/Nouvelle note → [onglet] Tags de notes. Tout commentaire supplémentaire peut être ajouté au tag depuis cet endroit en utilisant le champ 'Commentaire' :

Une fois qu'un tag a été ajouté à une note, il apparaît à côté de la note dans la vue Liste du CRM :

En passant votre curseur sur le tag, vous obtiendrez une description de la signification de ce dernier. Bien que seul le tag le plus récent apparaisse dans la vue Liste, vous trouverez un historique complet des tags de notes dans l'onglet Tags de notes, ainsi que des informations concernant l'utilisateur web qui les a ajoutés ainsi qu’un horodatage. Si vous souhaitez supprimer un tag, il vous suffit de cliquer dessus et l'option de suppression apparaîtra, suivie d'une fenêtre de confirmation vous demandant de confirmer que vous souhaitez le supprimer.

Les notes peuvent également être filtrées grâce aux tags dans le menu latéral gauche depuis le CRM :

Créer des notes et des flux de travail

Une fois que les types de notes, les tags, les flux de travail ainsi que les champs personnalisés ont été configurés dans le back-office, les notes peuvent être créées dans le front-end.

Naviguez vers : CRM → [menu latéral] Notes → Nouvelle note.  La boîte de dialogue suivante s'affiche alors.

1. Le contact pour lequel la note est émise.
2. Une fois la note sauvegardée, elle s'affichera automatiquement. Le numéro de référence commencera par les 3 premières lettres du type de note, suivies d'un trait d'union, par exemple : "DEV -" pour un devis.
3. Sélectionnez le type de note. Si le type de note n'est associé qu'à un seul flux de travail, le champ (5) se remplit automatiquement.
4. Les notes peuvent être liées les unes aux autres, ce qui vous permet de créer une Note Parent à laquelle sont liées des Notes Enfants.
5. Si vous avez sélectionné un type de note auquel est associé un flux de travail, celui-ci s'est rempli automatiquement. Toutefois, si vous le souhaitez, vous pouvez modifier  ceci à cet endroit ou ajouter des flux de travail supplémentaires.
6. Le statut de la note qui peut être "Ouverte", "Terminée" ou "Annulée".
7. Le sujet de la note
8. Les détails supplémentaires concernant la raison pour laquelle la note a été créée et un bref aperçu.
9. La date avant laquelle la note doit être traitée.
10. Le nom de l'utilisateur web responsable de la note. Par défaut, il s'agit de l'utilisateur qui a créé la note, mais cela peut être modifié.
11. Progression de la note en pourcentage par rapport à son achèvement.
12. Tout flux de travail associé (voir 5) s'affichera en entier ici
13. Des fichiers peuvent être joints à la note depuis cet endroit, par exemple : des emails, photographies, etc. Vous pouvez télécharger plusieurs fichiers à la fois et les classer, mais aussi télécharger tous les éléments ou encore télécharger uniquement les éléments sélectionnés. En passant le curseur sur le fichier, vous obtiendrez les détails du fichier et des informations sur les personnes autorisées à le consulter.  Veuillez noter que cela s'applique désormais à tous les onglets Pièces jointes du système.

14. Un message peut être directement envoyé depuis cet endroit vers un appareil afin d’être remis instantanément.
15. Les tags de note peuvent être utilisés pour indiquer l'état ou la progression d'une note.
16. Les notes Enfants peuvent être consultées et ajoutées ici.
17. Les utilisateurs web peuvent ajouter des commentaires qui apparaissent ici dans un fil de discussion et sont horodatés, ce qui permet de garder les informations à jour. Les utilisateurs peuvent également "mentionner" d'autres utilisateurs en tapant leur nom après le symbole @, ce qui leur enverra un e-mail contenant le commentaire et un lien vers la note en question. Cela peut être utilisé pour informer quelqu'un de de la mise à jour d'une note ou pour demander à une personne de prendre part à la conversation si nécessaire. Une fois que vous avez été mentionné (par le symbole @) dans un fil de discussion, vous recevrez automatiquement des mises à jour par e-mail concernant les commentaires suivants.

Les notes peuvent également être créées comme suit :

1. Cliquez sur un contact dans le CRM et sélectionnez Nouvelle note :

2. En utilisant la Barre de recherche situé sur le côté droit :

3. En regard d’une opportunité commerciale (CRM → [menu latéral] Opportunités commerciales) :

4. En regard d'une mission (Planning → sélectionner la mission → Voir → [onglet] Message et notes → [onglet] Notes → [icône] Ajouter) :

5. En regard d'un stock ou équipement (Stock et équipement → sélectionner le stock/équipement → Ajouter → [onglet] Notes → [icône] Nouvelle note) :

 Vous pouvez également enregistrer des notes concernant Véhicules et ressources.  Contrairement aux autres notes, celles-ci n'apparaîtront pas dans la section Notes CRM car les notes de cette section peuvent être sensibles ou confidentielles (Véhicules et ressources → [menu latéral] Véhicules/Ressources → sélectionner → [onglet] Notes → [icône] Nouvelle note) :

Véhicule :

 Ressource :

 Accès et utilisation des notes - Méthode suggérée

Une fois que les Notes ont été configurées, elles constituent un excellent moyen de gérer les missions et de garder une trace de toutes les informations.  La méthode ci-dessous n'est qu'une des plusieurs approches que les utilisateurs web peuvent utiliser pour trouver facilement une liste des notes qu'ils doivent traiter au quotidien.

Naviguez vers : CRM → [menu latéral] Notes.
Vous verrez sur la gauche un certain nombre d'options de filtrage, vous permettant d'approfondir et d'afficher uniquement les informations souhaitées :

1. Contact - contact CRM pour lequel la note a été ajoutée (pour une liste quotidienne, ce champ peut être laissé vide ou utilisé pour réduire les résultats de la recherche).
2. Référence - Référence de la note (pour un flux de travail quotidien, ce champ peut être laissé vide, mais il peut être utilisé pour trouver une note spécifique avec une référence donnée).
3. Créateur de la note - ce paramètre est défini lors de la création de la note, contrairement au propriétaire de la note qui est un champ modifiable .
4. Propriétaire de la note – désigne l’utilisateur web responsable de la note.
5. Type - Type de note à filtrer (pour une liste quotidienne, ce champ peut être laissé vide, ce qui permet d'afficher toutes les notes appartenant à un utilisateur spécifique).
6. Statut - Ouvert, Terminé ou Annulé (pour une liste quotidienne, il doit être réglé sur ouvert, car vous ne voulez voir que les notes qui sont à votre nom, et ouvertes).
7. Échéance avant - filtre toutes les notes qui ont été définies comme devant être traitées avant une date spécifique (pour une liste quotidienne, cette option doit être réglée sur la date d'aujourd'hui, ce qui vous permet de voir uniquement les notes qui sont ouvertes, à votre nom et échues aujourd'hui).
8. Créé - Date de création de toute note
9. À - Date d'achèvement de toute note
10. Tags de notes - filtre sur tous les tags de notes qui ont été créés
11. Priorité de la note
12. Ajouter un filtre - peut être utilisé pour filtrer grâce à un champ personnalisé.

Il existe des options supplémentaires :

1. Afficher - combien de notes seront affichées par page.
2. Envoyer tout - permet d'envoyer un courriel à l'aide de modèles à toutes les personnes qui apparaissent dans les notes affichées, en fonction de vos filtres.
3. Exporter - cela permet d'exporter toutes les informations de la note dans un fichier Excel. Cette option n'est affichée que si vous êtes un administrateur.

La réelle force de BigChange réside dans le fait que ces filtres peuvent être appliqués dans n'importe quelle combinaison afin d’obtenir des informations précises, selon les permissions qui vous sont accordées. Par exemple, si un membre du personnel part en congé annuel et que vous devez accéder à ses notes, il vous suffit de rechercher le nom de la ressource dans le champ "Propriétaire de la note" pour retrouver ses notes.

Il est possible de créer des rapports sur la base des informations extraites, ainsi que des alertes, qui peuvent être programmées pour avertir certains utilisateurs lorsqu'un type de note spécifique est créé, lorsqu'une étape spécifique est atteinte ou lorsqu'une date d'échéance est dépassée.

Conseils sur les notes du CRM

Les conseils fonctionnent de la même manière que ceux qui apparaissent lors de la planification des tâches. Ils s'appuient sur les statistiques de votre propre système BigChange afin de vous donner des informations utiles qui pourraient vous aider à prendre des décisions, comme par exemple le nombre de Notes qui seront affichées concernant un contact spécifique.

L’activité d’un rôle permet aux personnes ayant des autorisations de visualiser des conseils tout en créant des notes.  Naviguer vers : Mon compte > Admin > [menu latéral] Utilisateurs Web > Rôles > [section] Contacts : 

5 notes au minimum doivent être complétées avant que leur propriétaire n'apparaisse dans les conseils.

Il est également possible de définir vos paramètres de préférences concernant les conseils sur les notes et, si vous le souhaitez, de les personnaliser en les rendant disponibles uniquement pour certains types de notes. Naviguez : Mon compte > Admin > [menu latéral] Contacts & Notes > Types de notes :

Veuillez noter l'avertissement disponible sous les paramètres lorsque vous consultez les conseils sur les notes, les temps de réponse concernant certaines notes peuvent être plus longs en raison de facteurs externes et ne doivent pas être attribués au propriétaire de la note.

Vous pouvez également modifier chaque type de note pour contrôler le nombre de mois à utiliser dans les statistiques de l'indice des notes, jusqu'à une période maximale de 12 mois :

Pour plus d'informations, veuillez lire la section Notes de l'article sur le CRM.

Commentaires en temps-réel sur les notes

Les notes sont une fonction tellement populaire de JobWatch qu'il arrive que plusieurs utilisateurs consultent une même note, simultanément.

 Lorsque plusieurs utilisateurs consultent la même note, les mises à jour sont affichées en temps réel dans la section Dialogue.  Par exemple, vous pouvez voir "David Nathan tape..." et le nouveau commentaire sera automatiquement affiché lorsque l'utilisateur le postera. Si l'autre utilisateur est inactif pendant plus de 5 secondes, la notification qu'il est en train de taper disparaîtra.

La boîte de dialogue s'étend de manière à ce qu'une plus grande partie de ce que vous avez écrit soit visible, ce qui vous permet d'éditer pendant que vous écrivez.

Dupliquer les notes

Il est utile de pouvoir dupliquer des notes pour les scénarios où les mêmes actions doivent être répétées ou pour permettre l'application à un autre contact.  Cela peut se faire de la manière suivante. Après l'ouverture d'une note, un bouton Dupliquer est visible à côté des boutons Enregistrer, Fiche de note et Fermer :

Lorsque vous appuyez sur ce bouton, une fenêtre pop-up intitulée Dupliquer la note s'affiche, comme lorsqu'une mission est dupliquée. Les options présentées sont indiquées ci-dessous :

Vous pouvez également prendre des décisions concernant la relation parent/enfant entre les notes en utilisant le champ Parent de la note dupliquée qui a les options suivantes :

• note originale
• parent de la note originale - ceci est désactivé si la note originale n'a pas de parent
• aucun - lorsque cette option est sélectionnée, un champ conditionnel s'affiche, "La note dupliquée devient le parent de la note originale".

Une fois sauvegardée, une note dupliquée aura été créée, conformément à vos préférences dans les champs ci-dessus. Le nom et la personne de contact pour votre note dupliquée peuvent être modifiés avant d'être enregistrés.

Importer une note enfant

Dans l'onglet CRM, cliquez sur le menu latéral "Notes" pour afficher la liste de vos notes. Utilisez les options de filtrage pour localiser la note dans laquelle vous souhaitez importer une note enfant et cliquez sur Éditer (cela ouvrira une fenêtre pop-up).

Dans la fenêtre pop-up de la note, cliquez sur l'onglet "Notes" et vous verrez qu'il y a une option pour "+ Importer note". Cliquez dessus et une fenêtre vous demandera la référence de la note.  Saisissez la référence de la note que vous souhaitez importer et cliquez sur Importer.

 Vous verrez alors la note listée dans le tableau.

Progression des notes

La progression d'une note peut être suivie et un résumé de toutes les étapes de la note peut être affiché, dans le champ Progression. Naviguer vers : CRM → [menu latéral] Notes → Ajouter/Éditer :

Si aucune progression n'est définie lors de la création de la note, la progression affichée sera de 0 % par défaut.  Toutefois, l'utilisateur peut modifier manuellement le niveau de progression (%) en faisant simplement glisser le curseur sur l'échelle lorsqu'une progression est enregistrée, y compris lors de la création.  Par exemple, si vous créez une note à un moment où vous avez déjà rencontré un client, vous pouvez la fixer à 10% dès le départ.

Affichez la progression de l'activité en cliquant sur le bouton Ajouter à droite du champ Progression, comme indiqué ci-dessus. Une fenêtre pop-up s'ouvre alors.  Remplissez les champs et définissez le nouveau niveau de progression, puis cliquez sur Enregistrer :  

Maintenant que vous avez plus d'un seul point progression, un graphique de progression est apparu :  

Si vous cliquez sur le graphique, cela ouvrira une nouvelle fenêtre pop-up qui vous montrera le résumé des points de progression pour la Note :

Une colonne Progression est également visible dans la vue Liste :

Système Absent du bureau

Nous avons tous connu la frustration de taguer un collègue dans une note ou un e-mail lui demandant d'effectuer une tâche, pour ensuite constater que nous avions reçu un e-mail indiquant que la personne est absente du bureau. Notre fonction "Absent du bureau" a été conçue pour lutter contre ce problème.

Dans les paramètres de chaque utilisateur, il y a une section intitulée Absent du bureau. Naviguez vers : Mon compte > Mes paramètres > [section] Absent du bureau :

Exemple terminé

Une fois que vous avez rempli les informations ici, elles sont automatiquement sauvegardées.

Une fois effectué, l'utilisateur verra apparaître une barre orange en haut de son écran BigChange, l'informant que la fonction Absent du bureau est activée, ainsi qu’un lien dans le cas où il souhaiterait la désactiver.

Lorsque cet utilisateur est identifié dans une note, une alerte apparaît pour informer le rédacteur de la note que l'utilisateur identifié est absent du bureau et affichera tout message qu'il a ajouté concernant son absence.

Ajouter des liens vers des pièces jointes aux dialogues des notes

Afin de vous simplifier la vie lorsque vous vous référez à un fichier spécifique d'une liste, appuyez sur # et commencez à taper. Une liste de toutes les pièces jointes de la note apparaîtra dans l'ordre alphabétique. Comme pour les commentaires, lorsque l'utilisateur commence à taper, les résultats de la recherche se réduisent jusqu'à ce que la pièce jointe correcte soit affichée et puisse être sélectionnée. Une fois sélectionné, le nom du fichier est inséré comme un lien. Un clic sur ce lien, et la pièce jointe s'ouvre alors.

Priorités des notes

Certaines entreprises utilisent régulièrement les Notes, les mettant vraiment à profit pour leur travail. Dans ce cas, pour aller plus loin, pourquoi ne pas créer différents types ou niveaux de priorité qui peuvent ensuite être utilisés pour faire partie d'ensembles, par exemple pour le service clients ou les ventes. Naviguez vers : Mon compte > Admin > [menu latéral] Contacts et notes > Priorités des notes.  Vous pouvez définir des options de priorité pour chaque type de note, ainsi que l'ordre dans lequel elles apparaissent et la priorité par défaut.

Attribuez ces priorités de notes à un ensemble :

 

Vous pouvez désormais ouvrir un type de note, ajouter un ensemble de priorités, puis définir des autorisations permettant uniquement aux personnes ayant un rôle d'utilisateur web spécifique pour mettre à jour les priorités du type de note.  Naviguez vers : Mon compte > Admin > [menu latéral] Contacts et notes > Types de note> Sélectionner le type de note > [Champ] Rôle pouvant éditer la priorité.

Lorsqu'une nouvelle priorité est ajoutée, l'événement apparaîtra dans Événements utilisateur : Mon compte > Admin > [menu latéral] Compte Client > Événements utilisateur.

La priorité de la note peut être affichée comme une colonne de tri dans la vue de liste des notes et constitue une option de filtre. En outre, cette colonne est disponible en option sur les modèles/blueprint d'import/export.

 

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