Les feuilles de temps sont un outil important pour toute entreprise :
- Elles fournissent des informations essentielles pour ceux qui versent des salaires sur la base de taux horaires.
- Ils fournissent la preuve de la conformité avec les lois sur le temps de travail.
- Elles permettent d'identifier les schémas de travail.
- Elles peuvent être utilisées pour créer des rapports.
- Elles peuvent vous aider à calculer les tarifs des missions afin de garantir des marges satisfaisantes.
Cet article aborde les sujets suivants :
- Ajouter des activités
- Configuration du back office
- Remplir la feuille de temps
- Rapports sur les feuilles de temps
- Feuilles de temps - Activités relatives aux ressources
- Voir le responsable du statut de la feuille de temps
Ajouter des activités
Pour ajouter des activités qui s'afficheront comme options pour les employés mobiles, naviguez : Mon compte → Admin → [menu latéral] Formulaires → Feuilles de temps Activités.
Sélectionnez le groupe de ressources, puis à l'aide du bouton Ajouter, ajoutez des catégories et attribuez-leur une couleur :
Ils apparaîtront sur un appareil comme ci-dessous :
Une fois les champs complétés à votre satisfaction, vous DEVEZ appuyer sur Envoyer pour que les ressources puissent y accéder sur leurs appareils :
Configuration du back office
Avant de demander à votre personnel de remplir des feuilles de temps, il convient de prendre en compte certains paramètres.
Celles-ci peuvent être trouvées sous : Mon compte → Admin → [Liens rapides] Paramètres généraux du compte → Autres paramètres de l’appareil.
- Si vous souhaitez ou non que les employés sur le terrain soient obligés de compléter leur feuille de temps avant de pouvoir commencer une mission. Cette fonction est généralement activée par la plupart des entreprises pour s'assurer que le renseignement de ces feuilles de temps ne soit pas négligé.
- Si vous souhaitez ou non que les employés sur le terrain soient obligés de terminer leur missions et de valider leur feuille de temps avant de pouvoir se déconnecter de l'application JobWatch, pour les raisons mentionnées ci-dessus. Pour les entreprises qui souhaitent que différents utilisateurs puissent se connecter sur le même appareil, cette option doit être laissée sur "non" afin de permettre à un utilisateur de se déconnecter et aux autres de se connecter.
- Vos employés sur le terrain ont également la possibilité de modifier l'heure à laquelle ils saisissent une activité dans la feuille de temps, par exemple l’heure de début, dans le cas où ils auraient oublié de se connecter. Lorsque cette option est désactivée, l'heure indiquée sur le dispositif sera utilisée, si l'option est réglée sur oui, la ressource pourra régler l'horaire sur une heure déjà passée, par exemple, mission commencée il y a 30 minutes et non pas mission commencée dans 30 minutes.
Vous pouvez également souhaiter que vos employés en mission enregistrent d'autres activités de la feuille de temps, comme les pauses. Ces informations sont résumées dans des rapports sur le site web de JobWatch et vous pouvez les consulter en ligne, les exporter ou programmer leur envoi par e-mail à intervalles réguliers, par exemple chaque semaine.
Pour configurer une activité, naviguez vers : Mon compte → Admin → Formulaires → Feuille de temps - activités.
- Sélectionnez le groupe de ressources pour lequel vous souhaitez créer une feuille de temps - activité. Elle est complétée sur groupe par groupe étant donné que les différents groupes de ressources auront besoin de différentes activités.
- Cliquez sur Ajouter.
- Nommez l'activité, par exemple "Pause" ou "Heures supplémentaires".
- Décidez à quelle(s) feuille(s) de temps il s'appliquera et cliquez ensuite sur Enregistrer.
- Cliquez sur l'activité pour éditer celle-ci et lui attribuer une couleur. Cochez ou laissez vide pour indiquer si cette activité est classée comme travail ou non et cliquez sur Enregistrer.
- Envoyer les activités vers le dispositif.
Les activités sont ensuite disponibles pour vos employés sur le terrain qui peuvent les sélectionner une fois qu'ils ont commencé leur journée de travail.
Remplir la feuille de temps
Après avoir saisi son ID chauffeur, la ressource doit sélectionner l'option feuille de temps.
L'écran suivant s'affichera alors. L’employé devra ensuite sélectionner l'option Démarrer travail sur la droite :
Si vous avez coché "Oui" à l’option permettant aux "Les ressources peuvent modifier l’heure lorsqu'ils entrent une activité sur la feuille de temps" dans la configuration du back-office, une option de sélection de date et d'heure leur sera présenté. Si vous réglez cette option sur "Non", elle n'apparaîtra pas et l'heure du dispositif sera saisie automatiquement.
Une fois que la ressource a saisi l’heure de début, il peut ajouter des activités telles que des pauses, en cliquant sur le bouton "Ajouter une activité", comme indiqué ci-dessous :
Un écran avec les activités que vous avez créées leur sera alors présenté. Dans l'exemple ci-dessous, vous pouvez voir que le "déjeuner" a été ajoutée :
En cliquant sur une activité, vous serez invité à convenir d'une heure de début (en supposant que vous avez activé la possibilité de modifier les activités de la feuille de temps, sinon l'heure du dispositif sera utilisée). Une fois l'activité terminée, cliquez sur "Terminer une activité" :
Une fois que la ressource sur le terrain a terminé son travail, elle doit sélectionner "Terminer travail" :
À la fin de la semaine de travail, la ressource doit signer sa feuille de temps en cliquant sur "Signer la feuille de temps" :
Les ressources peuvent entrer des notes supplémentaires si nécessaire, signer dans la case de signature, et enfin appuyer sur OK pour soumettre la feuille de temps :
Une fois qu'une feuille de temps - activités a été complétée, elle ne peut plus être modifiée.
Rapports sur les feuilles de temps
Pour consulter les informations relatives aux feuilles de temps, veuillez vous rendre dans la section Rapports de votre site internet. Nous proposons actuellement 4 types différents de rapports sur les feuilles de temps, comme indiqué ci-dessous :
Chacun des rapports énumérés fournit une brève description de la manière dont les informations sont présentées. Si nous prenons le Rapport sur les feuilles de temps comme exemple, vous pouvez clairement voir que les commentaires écrits par la ressource et leur signature ont été ajoutés.
Feuilles de temps - Activités relatives aux ressources
L'onglet Feuille de temps peut être trouvé en naviguant : Véhicules et ressources ➔ [menu latéral] Ressources puis en cliquant sur le nom de la ressource concernée. Une nouvelle fenêtre s'ouvrira alors :
- Emplacement de l'onglet Feuille de temps
- Cela permet de filtrer par date jusqu'à une année civile.
- Les options de filtrage sont :
Lorsqu'une ressource remplit sa feuille de temps à partir de d’un dispositif, les détails sont automatiquement enregistrés de manière appropriée.
Cependant, il peut y avoir des cas où un administrateur doit modifier une feuille de temps, par exemple, si une ressource a oublié de terminer la mission sur lequel elle travaillait. Dans l'exemple ci-dessous, cela a entraîné une durée de travail de plus de 98 heures !
Lorsque cela se produit, l'administrateur doit cliquer sur la ligne Commencer la mission appropriée pour la modifier, ce qui ouvrira une fenêtre pop-up :
- La date à laquelle l'activité/la mission a commencé
- L'heure à laquelle l'activité/a mission a commencé
- La date à laquelle l'activité/la mission a pris fin
- L'heure à laquelle l'activité/la mission a pris fin
Dans notre exemple, l'ingénieur a enregistré correctement la date et l'heure de début mais a oublié de terminer la feuille de temps sur son appareil. On peut voir que l'administrateur a modifié la date (1) et l'heure (2) de fin ci-dessous :
De cette façon, la feuille de temps corrigée apparaît désormais :
NB Il est important de noter que les tags gris intitulés "Fin du travail" ne se rapportent pas à des périodes d'activité ou à des missions, mais au temps qui sépare les roulements ou les périodes de travail. <Par exemple, la période prolongée de "fin du travail" décrite ci-dessous représente le congé annuel pendant les vacances de Noël :
Marquer tout
Pour plus de facilité et de rapidité, l'icône Marquer tout vous permet de marquer un certain nombre d'activités des feuilles de temps en une seule fois.
Naviguez vers : Véhicules et ressources ➔ Ressources (menu latéral) ➔ Filtre (Nom de la ressource) ➔ Vue ➔ Onglet Feuille de temps :
Vous verrez que six activités sont actuellement marquées comme "Signées" dans la colonne Statut (c'est-à-dire que les cases sont en blanc). Cliquez sur l'icône " Marquer tout " et une nouvelle fenêtre pop-up s'ouvrira :
- Sélectionnez l'option requise dans le champ obligatoire "Statut".
- Ajoutez des "commentaires" si vous le souhaitez
- Cliquez sur "Enregistrer".
Les cases de la colonne Statut affichent désormais l'une des couleurs suivantes, en fonction de ce que vous avez sélectionné dans le champ Statut :
Dans notre exemple ci-dessous, vous verrez que tous les statuts sont "Questionné" :
Voir le responsable du statut de la feuille de temps
La traçabilité étant importante dans toute entreprise, il est extrêmement utile de connaître la dernière personne ayant modifié une feuille de temps. Ceci peut être vérifié de la manière suivante :
Naviguer vers : (1)Véhicules et ressources ➔ (2)Ressources (menu latéral) ➔ (3)Filtre (Nom de la ressource) ➔ Vue :
Une fois que vous avez ouvert la ressource, cliquez sur l'onglet Feuille de temps.
Vous verrez maintenant que si vous cliquez pour éditer une activité, par exemple pour questionner un horaire, le responsable, c'est-à-dire la dernière personne à avoir modifié à la feuille de temps, sera visible :