Pour commencer, cliquez sur "Planning" dans le menu principal. Vous verrez ensuite une nouvelle banière comportant plusieurs options, divisées en 3 groupes :

Les icônes relatives aux Missions - Il s'agit d'un moyen rapide et facile d'ajouter des missions à un créneau horaire. Veuillez lire les articles distincts pour plus d'informations sur les missions et leur planification.
Les icônes relatives aux Ressources - En cliquant sur l'une des icônes liées aux ressources humaines/véhicules, l'affichage bascule entre ces deux groupes clés.
Calendrier - Ceci affiche la date du jour, des flèches et une icône de calendrier. Les flèches vous permettent de changer la date et le calendrier vous permet de basculer entre les jours/semaines/mois/années.

Cet article aborde les sujets suivants :

Le menu Afficher

Le menu Afficher est l'endroit où vous pouvez visualiser et filtrer vos missions pour les ressources. Par défaut, le système affiche toutes les missions dans la vue

(1) Journée / quotidienne, mais vous pouvez la modifier cela afin d’afficher la vue
(2) Semaine / hebdomadaire
(3) Mois / mensuelle
(4) Liste

Vue Journée

Vous y trouverez la liste des ressources sélectionnées afin d’apparaître sur le planning, y compris les licences des sous-traitants, les licences JobWatch, ou les ressources ou véhicules ayant été définis comme "à utiliser en missions".

L'utilisateur peut basculer entre la vue Planning par Ressources ou par Véhicules en sélectionnant l'icône correspondante :

La vue Journée offre un certain nombre d'options d'affichage en fonction des filtres sélectionnés. Pour maximiser le potentiel des filtres, combinez-les afin de cibler précisément ce que vous avez besoin de savoir à un moment donné.

Ressources avec/sans mission - cela vous permet de voir en un coup d'œil où vos ressources sont employées ou qui est libre pour entreprendre une mission.
Ressources avec mission avec problème - Cela vous permet de voir quelles missions rencontrent des problème, par exemple si un employé est en retard pour commencer une mission parce que la mission précédente a pris du retard ou en raison d'un trafic dense sur les routes, etc. Cela vous donne la possibilité de prendre des mesures préventives, par exemple en recherchant une ressource sans mission et en l'envoyant à la place.
Groupe de ressources - cela vous permet de filtrer par groupes de ressources spécifiques, par exemple électriciens ou ingénieurs. Cette fonction est particulièrement efficace lorsqu'elle est associée à d'autres filtres tels que les compétences et les attributs, lorsque des aptitudes ou des certifications spécifiques sont essentielles.
Compétence - lorsque des compétences spécifiques sont requises pour une mission, cela vous permet de vérifier rapidement quelles ressources les possèdent, par exemple une carte PAL.
Caractéristique - lorsque des attributs spécifiques sont requis pour une mission, cela vous permet de voir en un coup d'œil quelle ressource les possède, par exemple une galerie de toit sur un véhicule.
Plein écran - cela vous permet de basculer entre les vues, avec ou sans le menu d'en-tête.
Durée de la mission - prévu/réel - cela vous permet de voir comment les ressources travaillent par rapport au planning prévu et où il y a des divergences.
Tags/Couleur mission - il existe un certain nombre de couleurs utilisées dans JobWatch, chacune ayant une signification différente. De plus, lorsqu'une ressource agit en tant qu'assistant sur une mission, l'affichage peut apparaître sous une forme " décolorée". Pour connaître la signification de chaque couleur, veuillez consulter la section intitulée "Chiffres, icônes et couleurs" ci-dessous. Vous pouvez également filtrer par couleur de tags si vous en avez mis une en place dans le back-office, ce qui vous permet d'obtenir des informations adaptées à vos besoins.
Libellé des missions - il s'agit des informations que vous souhaitez afficher sur une mission planifiée. Choisissez parmi le nom/adresse/code postal/ville/champ personnalisé.
Label pop-up - vous pouvez sélectionner davantage les informations qui apparaissent en modifiant vos préférences ici. Choisissez entre Champ personnalisé/Description/Référence. L'exemple ci-dessous montre que la référence a été sélectionnée comme libellé de la fenêtre pop-up :
Échelle - vous pouvez choisir les périodes de temps les plus pertinents en fonction de la répartition de votre journée de travail. Choisissez parmi des périodes de 5/15/30/60 minutes.
Zoom - vous pouvez sélectionner ici vos préférences concernant l’affichage de votre écran. L'affichage en '1' vous montrera une période de 24 heures, tandis que le zoom en utilisant '3' vous montrera une période de 8 heures (c'est-à-dire une journée typique 9h-17h).

Dans la vue quotidienne, vous pouvez également utiliser le menu Burger, ou à trois lignes, situé à côté de l'icône d'une ressource ou d'un véhicule pour effectuer un certain nombre d'autres actions concernant cette ressource ou ce véhicule spécifique. Vous trouverez les options ci-dessous :

Par exemple, si un employé est malade, vous pouvez Dé-planifier toutes les missions, puis Réassigner toutes les missions à une autre ressource. Si une autre ressource possédant les compétences requises n'est pas disponible, vous pouvez également Annuler toutes les missions.

Vue Semaine

Lorsque vous sélectionnez la vue Semaine, le système vous demande alors quelle ressource vous souhaitez visualiser, un groupe, une seule ressource ou des ressources individuelles spécifiques, comme 2 ressources dans l'exemple ci-dessus.

Toutes les missions planifiées ou réalisées au cours de la semaine sélectionnée par les ressources sélectionnées seront alors affichées. Comme pour la vue Journée, les options d'affichage peuvent être modifiées en fonction de vos besoins grâce à l'utilisation de certains filtres.

Vue Mois

Comme pour la vue Journée, les options d'affichage peuvent être modifiées en fonction de vos besoins par la sélection de filtres.

Une fois que vous avez sélectionné la ressource/véhicule/groupe souhaité(e), vous pouvez adapter précisément les données que vous désirez consulter en utilisant les options de filtrage du menu latéral.

Vue Liste

La vue Liste est un moyen idéal afin d’obtenir un aperçu rapide et facile à lire de toutes les missions et de leur statut sur une période donnée :

VOIR :

Vous pouvez faire basculer la vue Liste entre Missions (individuelles) et Groupes de missions dans la section Voir.

FILTRES DE MISSIONS INDIVIDUELLES :

Chercher - vous pouvez rechercher une mission via une série de champs de référence différents. Choisissez parmi la référence de la mission/la référence du groupe de missions/le numéro d'ordre de la mission/le numéro d'ordre du groupe de missions/les champs personnalisés indexés.
Attribution - vous pouvez sélectionner vos options d’affichage. Choisissez parmi les missions qui ont été attribuées/non attribuées/traitées/non traitées.
Contact - affiche les missions par client spécifique. Par défaut toutes les missions de tous les contacts seront affichées.
Lieu de la mission - le lieu sur lequel la mission doit se dérouler, qui peut être différent de l'adresse de contact.
Type de mission - par défaut, le système affiche tous les types de mission et toutes les catégories. Ce filtre vous permet de limiter la recherche à un type de missions spécifique, ce qui vous permet de voir, par exemple, le volume de la charge de travail que ce type spécifique représente.
Type de projet - recherche par catégorie de mission, par exemple Maintenance. Voir 5
Catégorie de groupe de missions - recherche par catégorie de groupe de missions, par exemple, maintenance électrique.
Ressource - recherche dans toutes les ressources ou dans les ressources sélectionnées
Groupe de ressources - recherche par groupe de ressources, par exemple les électriciens.
Statut de la mission – cela indique le statut de la mission, par exemple annulée, accomplie, terminée avec problèmes.
Activité clients- ceci vous permet de filtrer en fonction de l'étape à laquelle se trouve la mission chez le client, par exemple Bordereau envoyé, Facture créée, Facture envoyée.
Tag - recherche des attributs du tag que vous avez personnalisés dans le back-office.
De - recherche d'une date "De" : lors de la recherche d'une date "De" et "À", l'utilisateur aura la possibilité de définir la période, s'il s'agit d'une date planifiée, réelle, de création ou d'échéance :
À - recherche une date "à". Comme pour le point 13), il peut être défini sur une période de temps.
Ajouter un filtre - cela vous permet d'ajouter un filtre pour afficher un champ personnalisé.
Afficher - sélectionnez le nombre de missions que vous souhaitez voir par page, choisissez parmi 10/25/50/100.
Réinit. filtres - réinitialise les filtres.
Importer - importer des missions dans le système.
Exporter - exporter les champs sélectionnés vers un fichier CSV.
Plus - l'option Plus permettra à l'utilisateur de : Annuler - ceci vous permettra d'annuler toutes les missions affichées (il vous sera demandé de confirmer avant leur suppression). Planifier - à partir de là, vous pouvez planifier jusqu'à 100 missions en une seule fois. Le créneau qui présente le coût le plus bas et le temps de trajet le plus court sera sélectionné pour chaque mission. Envoyer tout - vous pouvez choisir d'envoyer un e-mail à tous ceux qui sont affichés (jusqu'à 100).

Pour modifier la façon dont les informations sont affichées dans la vue Liste, l'utilisateur peut personnaliser les informations affichées en sélectionnant l'option "Colonnes" en haut de la page :

Une fois sélectionnée, une autre fenêtre s'ouvrira pour permettre aux utilisateurs de choisir ce qu'ils souhaitent voir :

Filtres de groupes de missions

Cliquez sur Regrouper les missions : En utilisant les filtres du menu latéral, vous pouvez filtrer et localiser les groupes de missions pertinents en fonction de vos paramètres de recherche.

Référence - ce champ vous permet de rechercher une mission de groupe spécifique en saisissant la référence du groupe de missions.

Contact - ce champ vous permet de rechercher des groupes de missions pour un contact spécifique, y compris le contact parental.

Catégorie - ce champ vous permet de rechercher des groupes de missions avec une catégorie de groupe de missions spécifique.

Statut - ce champ vous permet de rechercher des groupes de missions avec un statut de groupe de missions spécifique (y compris non planifié, partiellement planifié, planifié, en cours, complet et financièrement complet).

Responsable - ce champ vous permet de rechercher des groupes de missions avec un propriétaire spécifique.

Tag - ce champ vous permet de rechercher des groupes de missions avec un tag de groupe de mission spécifique.

Veuillez noter que les champs catégorie, statut et tag vous permettent d'effectuer des sélections multiples.

De et à - ces champs vous permettent de rechercher des groupes de missions au cours d'une période spécifique ; actuellement, vous avez la possibilité de choisir si la date sélectionnée se réfère à la date de début, de fin ou de création du groupe de missions.

Veuillez noter que lorsque vous utilisez les champs date, les résultats de la recherche ne comprennent pas les missions non planifiées. Si vous avez besoin de les consulter, vous pouvez soit réinitialiser tous les filtres, soit choisir de supprimer les dates dans les options du champ de date. En utilisant une combinaison de tous ces filtres, vous pouvez identifier et visualiser les groupes de missions qui répondent à vos exigences de recherche spécifiques, ce qui vous fournit un outil puissant de recherche et de récupération de données.

Veuillez noter, les colonnes d'information affichées dans la vue Groupe de missions peuvent être personnalisées. Pour ce faire, à partir avec la vue des groupes de missions, sélectionner Colonnes [lien] > cocher / décocher les colonnes d'information pertinentes [cases à cocher] > OK [icône].

Nombres, icônes et couleurs Nombres encerclés

Un nombre encerclé affiché sur l'onglet Planning indique les missions programmées au cours des 8 dernières heures qui sont en retard, refusées, suspendues ou terminées avec problèmes.

Dans l'exemple de capture d'écran ci-dessous, vous verrez qu'il y a deux problèmes concernant les missions sur le planning. Sur le planning en lui-même, ces missions se présentent comme suit (en rouge) :

Vous verrez que le chiffre de la ressource apparaît en rouge pour indiquer que la mission est à problème. De plus amples informations concernant les couleurs des ressources sont présentées ci-dessous.

Icônes

Lorsqu'une mission du planning pose problème, une petite icône apparaît au-dessus de la mission en question, chaque icône ayant une signification différente. En passant votre curseur sur une icône, vous en verrez la signification :

L'apparition de cette icône sera liée à une contrainte de la mission, par exemple, une certification spécifique peut être requise, mais cette ressource ne la possède pas.

Cela indique que le temps de conduite prévu entre les missions est insuffisant.

Cette icône indique que la mission ne doit pas être planifiée à ce moment-là, soit en raison d'une contrainte de mission, soit en raison d'autres missions planifiées.

Cela indique que la mission est à problème en raison d'un démarrage tardif.

Cette icône indique que la mission requiert une ressource possédant une certaine compétence ou appartenant à un domaine d'activité spécifique. Dans l'exemple ci-dessus, il s'agit d’un "Implémenteur".

Couleurs

Un certain nombre de couleurs sont utilisées dans Jobwatch et d'autres sont disponibles pour personnaliser votre propre site.

Couleurs de fond

Il s'agit des couleurs qui apparaissent en arrière-plan des missions, par exemple :

La gamme complète de couleurs des missions et leurs significations sont les suivantes :

Lorsque la mission apparaît dans une version " décolorée " sur le planning, cela indique que la ressource que vous visualisez est présent en tant qu'aide sur cette mission. Dans l'exemple ci-dessous, (1) est la ressource principale et (2) est l'assistant :

Il est également possible de personnaliser le système en ajoutant des couleurs supplémentaires pouvant être utiles pour votre entreprise. Pour configurer les Tags de missions, naviguez vers : Mon compte → Admin → [menu latéral] Planification → Tags de missions → Ajouter.

Couleurs des ressources

La couleur dans laquelle l'icône Ressource s'affiche indique différentes choses, par exemple :

indique que la ressource est actuellement dans les temps. La gamme complète de couleurs des ressources et leurs significations sont les suivantes :

Il est également possible de personnaliser le système en ajoutant des couleurs d'icônes supplémentaires utiles à votre entreprise. Pour mettre en place une couleur de ressource personnalisée, naviguez : Mon compte→ Admin → Formulaires → Feuilles de temps - Activités → Groupe de ressources → Ajouter.

Couleurs des contours

Il existe 3 couleurs de contour : rouge, vert et turquoise. Leurs significations sont les suivantes :

Veuillez noter que si une facture est créée pour un groupe de mission, le contour de toutes les missions au sein de ce groupe sera mis à jour et elles apparaitront ainsi en turquoise. Et cela, même si les missions individuelles ne sont pas facturées.

Cependant, si vous créez une facture pour une seule mission au sein du groupe, le contour de cette mission uniquement sera mis à jour et cette mission uniquement apparaitra en turquoise.

Couleurs des durées

Les couleurs des durées font référence aux temps en vert et en violet à la droite d'une mission dans la vue Planning. Leurs significations sont les suivantes :

Celles-ci peuvent changer selon que l'on sélectionne " prévu " ou " réel " sur Planning → Affichage → Durée de la mission.

Fonctions cliquer, survoler et glisser

Cliquer

Lorsque vous consultez votre planning, si vous cliquez sur une mission, des informations plus détaillées, ainsi que les options disponibles relatives à cette mission, apparaîtront :

Date / Ressource assignée / nom du contact / type de mission / adresse du contact.
Horaire de/à
Carte
Voir
Bordereau (pour les missions terminées ou débutées)
E-mail de confirmation / d'annulation (pour les missions en cours)

Survoler Lorsque vous consultez votre planning, si vous survolez l'icône d'une mission avec votre curseur, un résumé de la mission s'affiche.

En fonction de la vue que vous utilisez pour consulter votre planning, il existe également d'autres possibilités de survoler les icônes pour révéler des informations.

Glisser

Les missions peuvent être facilement déplacées ou modifiées en les faisant glisser ; il suffit de cliquer sur une mission, de la maintenir et de la faire glisser ailleurs sur le planning. Toutefois, n'oubliez pas que si la mission a déjà été confirmée par le contact, vous devrez renvoyer l'e-mail de confirmation. Une fenêtre de rappel vous demandera de confirmer la replanification, et si vous confirmez la modification, le contour de la mission passera du vert (confirmé) au rouge (non confirmé).

Missions non planifiées

Les missions créées mais non planifiées pour un jour, un horaire ou une ressource spécifique apparaîtront dans le menu latéral "Missions non planifiées" :

(1) Cliquer sur "Tout voir/Tout cacher" permet de basculer entre les titres des catégories et toutes les missions non classées.

(2) Si la catégorie est définie lors de la création d'une mission, celle-ci apparaît sous le titre de la catégorie appropriée, sinon elle sera répertoriée dans la section "Non classé". Pour ajouter des catégories de missions supplémentaires, naviguez vers :

Mon compte → Admin→ [menu latéral] Planning → Catégories de missions. (3) L'icône d'importation vous permet d'importer un fichier de données Excel des missions.

En cliquant sur l'icône d'importation, vous ouvrirez une nouvelle fenêtre pop-up :

Sélectionnez maintenant le fichier désiré et cliquez pour l'importer.

Dans chaque catégorie, les missions non planifiées sont classées dans l'ordre suivant :

Date d'échéance de la mission
La dernière activité de mise à jour de la mission, à savoir les missions dont le début est le plus proche, sera affichée en haut de l'écran.
Les missions sont classées en fonction de leur date d'activité la plus récente, de la plus ancienne à la plus récente.

Itinéraires

Aperçu des itinéraires et de leur utilisation

Un itinéraire est une série de missions individuelles à réaliser en une seule journée par un individu ou un véhicule. Si vous sélectionnez l'itinéraire requis dans votre liste et que vous le faites glisser sur le planning, toutes les missions sont créées en même temps, pour être exécutées les unes après les autres par la ressource. Les missions sont désignées comme des "arrêts" sur l'itinéraire.

Programmer un itinéraire est beaucoup plus rapide pour le back-office que si chaque mission devait être ajoutée individuellement au planning. Un autre avantage de la planification des missions sous forme d'itinéraire est que JobWatch peut ensuite planifier les trajets pour vous. En saisissant le lieu et le type de chaque mission, JobWatch optimisera l'itinéraire, en trouvant l'ordre le plus efficace pour que la ressource effectue cet itinéraire, permettant généralement de réduire le temps et kilométrage de ce dernier.

Les itinéraires fonctionnent mieux lorsque les ressources effectuent régulièrement les mêmes missions/itinéraires, sur une base quotidienne ou hebdomadaire par exemple, de sorte que l'itinéraire puisse être configuré une fois, puis réutilisé. Vous pouvez ajouter/supprimer des arrêts en cas de changement.

Parmi les exemples courants où les itinéraires sont utilisés avec succès, on peut citer la collecte et la livraison, le transport de marchandises, le transport, la collecte des déchets, les visites d'entretien et d'inspections régulières ainsi que bien d'autres encore,

L'utilisation des itinéraires se fait en trois étapes :

Créer un itinéraire et ajouter des missions
Optimiser l'itinéraire
Commencer à planifier l'itinéraire

+ Créer un itinéraire et ajouter des missions

Ouvrez l'onglet Planning.
Cliquez sur Itinéraires dans le menu en bas à gauche.
Cliquez pour "Créer un nouvel itinéraire".

Cela ouvre la fenêtre pop-up "Ajouter / éditer un itinéraire", comme ci-dessous :

Nom de l'itinéraire : Le nom de l'itinéraire
Ajouter stop : Ajouter une nouvelle mission, ou "arrêt", à l'itinéraire (ouvre une fenêtre pop-up).

Ajoutez toutes les missions/arrêts que vous souhaitez inclure dans l'itinéraire en utilisant le bouton Ajouter un arrêt. La fenêtre pop-up Ajouter un arrêt est expliquée ci-dessous :

Contact : Nom du contact pour cet arrêt. Les arrêts doivent être liés à un contact.
Type de mission : Type de mission qui sera réalisée lors de cet arrêt.
Heure de début : vous pouvez définir une heure de début fixe pour chaque arrêt, mais vous devrez laisser cette option vide si vous souhaitez que l'itinéraire soit optimisé.
Durée de la mission : Durée prévue de la mission pour cet arrêt. Ce champ sera rempli avec la valeur par défaut du type de mission, mais vous pouvez le modifier ici.
Description : Zone de texte libre pour toute note ou information pertinente concernant l'arrêt.

Optimiser l'itinéraire

Une fois que vous avez ajouté tous les arrêts, vous pouvez optimiser l'itinéraire en cliquant sur le bouton Optimiser représentant une baguette magique, entouré ci-dessous :

Une fenêtre pop-up apparaîtra et vous demandera de sélectionner un point de départ et un point d'arrivée pour chaque ressource. En effet, l'itinéraire optimal peut être différent une fois que le trajet vers/depuis le dépôt ou un autre lieu est pris en compte. Entrez les contacts et cliquez sur Optimiser pour terminer le processus. Les arrêts auront maintenant été triés dans l'ordre le plus efficace.

N'oubliez pas que l'optimisation a certaines limites. L'optimisation ne sera pas en mesure de vous aider dans les cas suivants :

Vous souhaitez qu'un itinéraire soit effectué sur plusieurs jours.
L'itinéraire est impossible, par exemple, si trop de missions sont à réaliser pendant les heures de travail de la ressource.
L'itinéraire se situe dans le passé. Par exemple, vous ne pouvez pas vous connecter à 11 heures du matin et optimiser un itinéraire pour qu'il commence à 9h.

L'optimisation est une excellente fonction qui permet de trouver facilement le meilleur ordre pour les arrêts, mais elle n'est pas appropriée si vous avez besoin que les arrêts soient effectués dans un ordre spécifique. Dans ce cas, n'optimisez pas l'itinéraire et ordonnez-les manuellement à l'aide des flèches indiquées ci-dessous.

Démarrer la planification de l'itinéraire

L'itinéraire que vous avez créé sera répertorié sous l'onglet "Itinéraires", avec son nom, le nombre d'arrêts, la durée totale et le kilométrage total de l'itinéraire. Vous pouvez également utiliser la barre de recherche pour trouver plus facilement l'itinéraire que vous souhaitez. Si vous avez plusieurs itinéraires qui doivent tous être effectués régulièrement, nous vous suggérons d'utiliser une convention de dénomination qui permet de les retrouver facilement.

Par exemple, le fait de préfixer les itinéraires par les jours de la semaine permet de les identifier pour un jour donné (par exemple : lundi, mardi - ramassages ABC - cette information s'affichera lorsque vous effectuerez une recherche le lundi et le mardi, mais pas du mercredi au dimanche).

Pour planifier l'itinéraire, faites-le glisser et déposez-le sur le planning. Lorsque vous faites glisser le curseur sur le planning, une case apparaît pour indiquer le temps que prendra l'itinéraire (voir ci-dessous).

La case comprend le temps depuis le premier arrêt jusqu'à la fin du dernier arrêt. Il ne comprend donc pas le temps de conduite du lieu de départ (c'est-à-dire la maison ou le dépôt) jusqu’à la première mission, ou de la dernière mission jusqu'au lieu où doit se rendre la ressource à la fin de sa journée de travail.

Une fois que vous avez déposé un itinéraire sur le planning, il se comportera de la même manière que les missions qui sont planifiées individuellement.

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