Les informations ci-dessous vous guideront à travers certaines des caractéristiques principales des "missions". Si vous recherche des informations spécifiques concernant la planification des missions, ou sur les aspects financiers des missions, veuillez consulter l'article correspondant.

Cet article aborde les sujets suivants :

Créer une mission
Ajouter des aides à une mission
Catégories de mission
Types de mission
Description de mission par défaut
Références automatiques
Paramètres de l'appareil mobile
Contraintes de la mission
Bordereaux d’intervention
Options de duplication des missions
Données financières spécifiques aux missions
Modèles pour les Alertes et Descriptions pour les éléments de facturation
Champs personnalisés des missions
Ajouter des pièces jointes aux missions
Ajouter plusieurs images à la mission
Prévisions météo de la mission
Contact par défaut des missions et personnes secondaires
Calculer la durée de conduite après la mission
Signature sans contact
Importer une note dans un groupe de missions

Créer une mission

Les missions peuvent être crées depuis 6 endroits au sein de JobWatch :

Création d'une mission dans Planning

Il existe plusieurs façons d'ajouter une nouvelle mission via l'onglet Planning. Naviguez vers:

Planning → [icône] Nouvelle mission
Planning → [icône] Mission rapide
Planning → [icône] Nouvelles missions…
Double-cliquez sur une ressource (icône personne) dans la vue quotidienne - le nom de la ressource est alors pré-rempli.
Double-cliquez sur une ressource (icône de véhicule) dans la vue quotidienne - ceci pré-remplit l'immatriculation du véhicule.
Double-cliquez sur une heure - l'heure et la date sont alors pré-remplies.
Double-cliquez sur une date - la date et l'heure sont alors pré-remplies.

Création d'une mission dans le CRM

Les missions peuvent être ajoutées dans le CRM en naviguant vers l'une des deux options suivantes :

CRM → Nom du contact → Nouvelle mission OU
CRM → Nom du contact → Modifier → Onglet Missions → '+' Nouvelle mission

Puisque le CRM contient votre carnet d'adresses JobWatch, cela signifie qu'il remplira automatiquement les détails du contact sur le formulaire Nouvelle mission.

Les missions peuvent également être créés directement à partir d'un devis ou d'une facture approuvés :

Il suffit de sélectionner le document financier à partir duquel vous souhaitez créer la mission et de cliquer sur le bouton Attribuer à mission.

Sélectionnez ensuite Nouvelle mission dans la fenêtre pop-up et choisissez les informations que vous souhaitez copier dans cette mission.

Création d'une mission depuis Carte

Les missions peuvent être créées dans Carte en naviguant vers : Carte → Barre de recherche → Contact → Nom du contact/adresse → Nouvelle mission/Mission rapide :

Si vous sélectionnez "Nom du contact", JobWatch pourra extraire toutes les informations relatives à ce contact de votre CRM et remplira automatiquement le formulaire de la mission Lorsque vous avez sélectionné "Adresse", l'adresse sera indiquée dans le formulaire de la Mission rapide.

Création d'une mission depuis la barre de recherche

La barre de recherche se trouve en haut à droite de l'écran. Les missions peuvent être facilement ajoutées à partir de cet endroit, comme ceci :

Tapez le nom du contact
Cliquez sur Entrée
Cliquez sur Nouvelle Mission

Création d'une mission depuis Stock & équipement

Il est possible de créer une nouvelle mission en cliquant sur un élément d'équipement. Naviguez vers : Stock et équipement → Équipement → sélectionner l'équipement → Nouvelle mission : Lorsque vous utilisez cette méthode afin de créer une mission, l'équipement sélectionné sera pré-rempli dans la fenêtre Nouvelle mission.

Création d'une mission depuis un appareil mobile

Les missions peuvent également être créées à partir de l'application JobWatch lorsque le back office a configuré les paramètres le permettant.

Ajouter des aides à une mission

Lorsqu'une mission nécessite plus d'une ressource, des ressources supplémentaires peuvent être ajoutées comme assistants ou aides à cette dernière.

Créez et complétez un formulaire de mission comme d'habitude, ou cliquez sur Afficher pour modifier un formulaire déjà créé. Une fois que vous avez rempli le champ Ressource, une option supplémentaire "Choisir des aides" apparaîtra en dessous :

Cliquez sur ce bouton et une fenêtre pop-up s'ouvrira pour afficher les ressources disponibles :

Cliquez sur le signe "+" à côté du nom d'une ressource pour l'ajouter à la mission. Elles apparaissent alors dans la colonne de gauche. Une fois que vous avez enregistré, vous verrez que les noms des assistants apparaissent désormais sous le champ Ressource :

Dans la vue Planning, la mission apparaît en gras pour la ressource principale et estompée pour les aides :

Catégories de mission

Les catégories de mission dans JobWatch sont un excellent moyen non seulement de regrouper les missions non planifiées, mais aussi d'exécuter un rapport sur les missions qui ont été attribuées à cette catégorie.

Par exemple, vous pouvez avoir une catégorie de mission appelée "Ventes", où les missions seraient classées telles que "Rendez-vous ventes", "Webinaire ventes", "Appel téléphonique ventes".

Dans la liste Non planifiées, vous pouvez voir combien d'activités liées aux "ventes" n'ont pas encore été enregistrées, exécuter un rapport sur toutes les "missions" de vente ou sur un seul type de mission de vente.

Création d'une catégorie de mission

Pour créer une catégorie de mission, naviguez vers : Mon compte → Admin → [menu latéral] Planning → Catégories de mission. Cliquez sur "Ajouter" pour créer une nouvelle catégorie ou cliquez sur une catégorie existante afin de la modifier :

Si vous avez cliqué sur "Ajouter", la fenêtre pop-up suivante s'ouvrira :

Nommez votre catégorie de mission et cochez les cases appropriées selon s'il s'agit d'une option pour les missions individuelles, les missions de groupe ou pour les deux.

Une fois que vous avez rempli ce formulaire, cliquez sur Ok pour le sauvegarder. Si vous naviguez maintenant vers : Planning → Missions non planifiées, vous constaterez que notre nouvelle catégorie,

"Installation", est désormais visible et qu'elle apparaît comme champ dans les formulaires de mission :

Veuillez noter que le bouton "Tout cacher" présenté ci-dessus réduit l'affichage des noms des catégories en rubriques pour faciliter la visualisation.

Types de mission

Une mission est le type d'activité que vous allez planifier afin qu'elle soit réalisée par une ressource. JobWatch peut être utilisé pour des activités liées à des missions classiques, telles que les "réparations", les "installations" et les "livraisons".

Cependant, au fur et à mesure que vous apprenez à utiliser JobWatch, vous pouvez commencer à l'utiliser pour d'autres tâches telles que les "réunions", les "séjours nécessitant un hébergement" et les "webinaires". Chaque type d'activité possède son propre type de mission, qui sert de modèle aux missions que vous allez créer.

La création d'un type de mission est un procédé simple, que vous pouvez effectuer en sélectionnant "Gérer les types de missions" dans le menu Liens rapides de la page Admin ( Mon compte → Admin), ou en sélectionnant "Types de missions" dans la section Planning de la page Admin ( [menu de gauche] Planning → Types de missions).

Pour créer un nouveau type de mission, depuis la page Type de mission, cliquez sur Ajouter en haut de l'écran.

La boîte de dialogue Types de mission s'ouvre alors, comme indiqué ci-dessous.

Dans cette boîte de dialogue, tous les éléments comportant un astérisque (*) à côté du nom du champ sont obligatoires.

Pour créer un type de mission basique, il suffit d'ajouter le nom et un résultat positif. Une fois la saisie effectuée, appuyez sur Enregistrer, et il vous sera demandé si vous souhaitez mettre en place des Références automatiques (voir ci-dessous pour plus de détails sur cette zone).

Vous trouverez ci-dessous une description de chacune des sections :

Nom - Il s'agit du nom du type de mission.
Bordereau par défaut - Il s'agit du modèle qui sera chargé sur le site web et envoyé aux clients, montrant tous les détails d'une mission terminée. Par défaut, cette option est réglée sur Bordereau de mission standard, mais il est facile de créer des modèles personnalisés qui peuvent être téléchargés à partir du menu déroulant. Pour plus d'informations sur la façon de créer votre propre modèle, veuillez lire l'article Modèle.
Titre du bordereau - Vous pouvez saisir ici le titre qui apparaîtra en haut du Bordereau de mission. Si aucun nom n'est ajouté, le nom du type de mission sera utilisé.
Code nominal - Si vous souhaitez associer ce type de mission à un code nominal Sage, vous pouvez le définir ici, après avoir d'abord saisi les codes nominaux dans la section Financier.
Département - Si ce type de mission particulier doit être associé à des codes de département dans Sage, vous pouvez les saisir ici, à condition qu'ils aient été saisis dans la section Financier et dans Sage.
Utilisé dans le rapport BigData et les indicateurs- Cela permettra à ce type de mission d'être inclus dans les statistiques rapportées sur le tableau de bord JobWatch et sur le rapport BigData, qui mesure l'achèvement des missions générés dans le système.
Référence - Cette référence est généralement utilisée pour les importations ou les solutions d'intégration sur mesure ; si aucune n'est requise, elle peut être laissée vide.
Durée par défaut des missions - Lorsque vous créez vos types de mission, vous avez également la possibilité de définir une durée par défaut, c'est-à-dire le nombre de minutes nécessaires à l'exécution de cette mission. Il s'agit d'un guide utile lors de la planification de la mission, mais ce chiffre peut être modifié au cas par cas. La modification ultérieure de ce paramètre n'affectera que la durée par défaut de toutes les missions créées après cette date et n'aura pas d'incidence sur les missions déjà existantes. Note - La durée est définie en minutes, de cette sorte une mission de 5 heures apparaîtra comme étant de 300 minutes par exemple.
Couleur - Cette option permet d'identifier facilement les différents types de missions sur le planning. Pour l'utiliser, il suffit de cliquer sur le bandeau de couleur et de sélectionner une couleur pour ce type de mission. Lorsque des missions de ce type apparaîtront sur le planning, elles seront toujours de cette couleur. (Voir la vidéo à la fin de la section).

La durée sera divisée par le nombre de ressources allouées - Ceci doit être utilisé dans le cas où la durée de la mission peut être divisée si davantage de ressources sont affectées à la mission. Par exemple, s'il s'agit de peindre une pièce, une ressource seule peut effectuer la mission en 3 heures, 2 ressources en 1,5 heure et 3 ressources en 1 heure.
Feuilles de travail par défaut - Cette option vous permet de charger automatiquement des feuilles de travail spécifiques chaque fois que ce type de mission est sélectionné. Par exemple, un type de mission service peut nécessiter une "évaluation des risques", une "enquête", un "formulaire de mission" et un "document d'achèvement de mission". En les sélectionnant par défaut, vous vous assurez qu'à chaque fois qu'une mission de type Service est créée, ces feuilles de travail lui seront affectées. Comme pour la durée de la mission, les feuilles de travail peuvent être modifiées au cas par cas et les changements apportés ici n'affecteront que les missions créées après l'enregistrement des modifications.
La case - "Les feuilles de travail doivent être complétées dans l'ordre" garantit que les feuilles de travail soient remplies dans l'ordre défini à cet endroit, ce qui permet de s'assurer que les informations soient saisies dans un ordre spécifique. Si vous souhaitez que vos feuilles de travail apparaissent dans un ordre autre qu'alphanumérique, il vous suffit de les renommer avec le préfixe "01", "02", etc. "La première feuille de travail apparaît dès que la mission est commencée" garantit que la feuille de travail s'ouvre et soit remplie depuis l'appareil dès que vous démarrez la mission. Ceci est utile, par exemple, s'il y a des documents spécifiques à un site que votre ressource doit lire à son arrivée. "Les ressources ne sont pas obligées de remplir les feuilles de travail en cas d’une mission terminée avec problèmes" - Si une réponse négative est saisie, telle que "Impossible d'accéder au site", cela supprimera l'obligation de remplir les feuilles de travail, puisqu'elles ne peuvent pas être remplies.
Catégorie par défaut des missions - Il s'agit de la catégorie de mission décrite dans la section précédente. Cette mission sera répertoriée dans la catégorie sélectionnée.
Détails par défaut des missions – S'il existe des détails spécifiques à ce type de mission, ils peuvent être ajoutés ici. Vous pouvez choisir le moment et l'endroit où ces détails seront affichés, mais sachez qu'un maximum de 100 caractères peut être affiché.
Résultats positifs - Ces résultats se traduisent par l'apparition d'un symbole "Pouce levé" vert pour la mission. Ces résultats sont généralement intitulés "Complété" ou "Terminé" et sont choisis lorsqu'une mission a été menée à bien.

Résultats négatifs - Ces résultats sont généralement utilisés pour indiquer qu'une mission n'a pas été terminée ou qu'elle l'a été avec des erreurs. Voici quelques exemples : "Terminé avec problèmes", " Pas présenté ", " Non terminé ", et " Inachevé

N'oubliez pas que dans les deux cas, la page des résultats des missions comporte une section dans laquelle la ressource peut saisir des commentaires, qui peuvent être utilisés pour donner un contexte concernant le résultat choisi, si besoin.

Catégorie de modèle concernée - Si vous utilisez la fonction Stock, vous pouvez attribuer une catégorie de stock spécifique par défaut qui est associée à ce type de mission
L'élément de stock sera - Cette option vous permet d'attribuer un article de stock par défaut à ce type de mission. Par exemple, si vous effectuez un travail de "remplacement de moteur A/B", vous pouvez assigner un "moteur A/B" comme article de stock par défaut.
Systèmes - Cela permet d'ajouter automatiquement un système (un groupe d'articles de stock et d'équipement qui sont toujours utilisés pour ce type de travail). Pour créer un système, naviguez vers : Stock et équipement → Systèmes → Ajouter un système, puis nommez-le et attribuez-lui les articles de Stock et équipement requis. Pour plus d'informations sur les systèmes, veuillez consulter la section Configurer un système de l'article Stock et équipement.
Numéro commande - Un numéro de commande doit être saisi lors de la création de ce type de mission. Les numéros de commande peuvent être les détails d'un bon de commande ou d'un bon de mission qui vous sont communiqués par votre client et qui doivent être mentionnés sur le bordereau de mission ou le document financier.

Description de mission par défaut

Pour les types de mission fréquemment utilisés, il peut être utile de créer des "Détails de mission par défaut". Cette fonction fonctionne de la même manière que la fonction "Note au client" dans les documents financiers, ce qui vous permet d'ajouter automatiquement des informations détaillées sur ce type de mission, au lieu de devoir les saisir manuellement à chaque fois.

Configuration d'une description de mission par défaut Commencez par le back-office et naviguez vers : Mon compte → Admin→ Gérer les types de mission. Sélectionnez un type de mission → Editer :

Accédez au champ "Détails par défaut des missions" décrit ci-dessus et saisissez le texte approprié que vous souhaitez voir apparaître chaque fois que ce type de mission est utilisé. Choisissez si vous souhaitez que ce texte remplace les détails de la mission, qu'il apparaisse avant les détails de la mission ou qu'il apparaisse après les détails de la mission. Le texte lui-même et sa position peuvent être modifiés à tout moment par un administrateur :

Dans l'exemple ci-dessus, nous modifions le type de mission "Installation" et avons choisi de "Remplacer les détails de la mission".

Une fois cette opération terminée, cliquez sur "Enregistrer" et revenez à la page d'accueil.

Créez une mission en utilisant la méthode de votre choix et sélectionnez un type de mission pour lequel vous avez créé les détails de la mission dans le back-office. Vous constaterez alors que les détails prédéfinis de la mission sont apparus. Lorsque des informations supplémentaires spécifiques à cette mission ont été saisies et que vous avez sélectionné l'option d'ajout ou de remplacement dans le back-office, le texte des détails de la mission s'affiche à la position appropriée à côté de ces informations.

Références automatiques

Après avoir cliqué sur Enregistrer lors de la création de votre type de mission, il vous sera demandé si vous souhaitez mettre en place un système de référencement automatique. Il est important que les missions aient des références uniques, car si plusieurs éléments du système ont la même référence de mission, il sera très difficile de les différencier lors d'une recherche.

Si vous cliquez sur Oui, la boîte de dialogue ci-dessous s'affichera.

Le Préfixe de référence doit être utilisé pour déterminer une référence relative à ce type particulier de missions. Par exemple, le préfixe d'un type de mission d'installation peut être "INS/", ou le préfixe peut être le même pour tous les types de missions en fonction du nom de votre entreprise, par exemple "BIG/".

Le Format est le même que celui utilisé dans Excel. Par conséquent, si vous souhaitez que le préfixe soit suivi d'un nombre à 6 chiffres, vous devez indiquer "000000" dans la case Format. Par exemple, si le format est vide, le premier INS sera INS/1. Si 000000 est utilisé comme format, cela deviendra INS/000001.

Le Prochain numéro permet de déterminer le numéro suivant à utiliser lors de la création de ce type de mission. Dans l'exemple ci-dessus, la première fois qu'une mission de ce type est créé, la numérotation commence à 34, car le numéro suivant est défini à 34 et non à 1. La raison à cela est que vous avez créé 33 missions jusqu'à présent au sein de JobWatch. Par défaut, le nombre de missions augmente quel que soit le type de missions.

Une fois que vous avez rempli ce formulaire, cliquez sur Enregistrer. Si vous souhaitez supprimer les références automatiques d'un type de mission, il vous suffit de l'ouvrir et de cliquer sur Supprimer.

Note - Si vous avez déjà créé le type de mission, vous pouvez cliquer sur le type de mission dans la liste, ce qui vous donnera la possibilité de configurer les Références automatiques. Cela n'affectera que les références futures, et non les références passées.

Paramètres de l'appareil mobile

En haut de la boîte de dialogue Type de mission, vous avez le choix entre plusieurs onglets. En cliquant sur Appareil mobile, vous ouvrez les options de paramétrage de l'appareil mobile ci-dessous.

Ces paramètres vous permettent de modifier le comportement des missions lorsqu'elles sont visualisées sur les appareils. Vous trouverez ci-dessous une description de la fonction de chacune des options :

Utilisé pour missions crées depuis l'appareil - Cette option permet de créer ce type de mission à partir d'un dispositif. Ceci est utile pour les missions telles que les missions en dehors des heures normales de travail.
Les missions arrivent silencieusement sur les appareils - Lorsqu'une mission est envoyée à un appareil, une notification sonore est émise par défaut et s'affiche à l'écran. Le choix de cette option met en sourdine la notification/le pop-up sonore.
La mission est complétée automatiquement dès que le résultat est entré - Par défaut, lorsqu'un résultat est saisi, la mission s'achève (positivement ou négativement). Toutefois, vous pouvez modifier ce paramètre si vous souhaitez terminer la mission manuellement une fois qu'elle est terminée, plutôt que sur le site.
Les missions ne peuvent pas être complétées sans une signature et un nom - Certaines missions, telles que les missions administratives internes, peuvent ne pas nécessiter de signature, ce qui permet d'utiliser cette option. Le plus souvent, vous souhaiterez toutefois que la ressource enregistre le nom de la personne présente sur le site. Si, à l'occasion, personne n'est disponible pour signer, l'ingénieur peut écrire "CNP" pour "Client Non Présent". En sélectionnant cette option, une mission ne pourra pas être achevée sans qu'un élément n'apparaisse dans le champ de la signature/du nom.
Les ressources peuvent modifier les missions (p. ex. changer leur type) - Par défaut, les ressources ne peuvent pas modifier les missions sur le périphérique. Toutefois, si la mission est susceptible d'être modifiée, par exemple un remplacement pourrait devenir une réparation, vous pouvez cocher cette option.
Les ressources doivent accepter les missions - Lorsqu'une ressource accepte une mission, la couleur de la mission change dans le planning. Vous pouvez utiliser "accepter des missions" comme un moyen pour la ressource de confirmer qu'elle a lu et compris les instructions et qu'elle effectuera la mission. En décochant cette case, les missions seront automatiquement marquées comme acceptées dans le planning.
Les ressources peuvent refuser les missions - Si cette option est sélectionnée, les ressources ont la possibilité de refuser une mission. Des alertes peuvent être mises en place pour avertir des membres spécifiques du bureau en cas de refus d'une mission. Lorsqu'elle refuse une mission, la ressource a la possibilité d'indiquer un motif.
Les ressources doivent commencer à conduire vers les missions - Cette option est cochée par défaut. Cette rubrique est utilisée lorsqu'il est nécessaire d'enregistrer le temps de conduite dans le cadre d'une mission. Si la mission se déroule uniquement au bureau, vous pouvez choisir de ne pas enregistrer cela.
Les ressources sont invitées à utiliser le GPS lors de la conduite vers les missions - Tous les appareils sont équipés par défaut d'un système de navigation par satellite. Si cette option est sélectionnée, lorsque la ressource commence à conduire, une fenêtre s'affiche pour lui demander si elle souhaite utiliser le système de navigation par satellite. Si vous choisissez "oui", le système de navigation par satellite chargera l'adresse de la mission et l'ajoutera automatiquement.
Les ressources doivent débuter les missions - Par défaut, les ressources doivent démarrer les missions. Vous pouvez toutefois désélectionner cette option si vous ne souhaitez pas que cela se produise. Cette option peut être utilisée si vous créez des emplois rétrospectivement à partir du dispositif.
Les ressources peuvent suspendre les missions - Cette option est utilisée lorsque le temps passé sur la mission doit être suspendu, par exemple lorsque la ressource prend sa pause déjeuner ou va chercher des pièces manquantes. Cette option ne doit pas être utilisée, par exemple, lorsque la ressource quitte le site et revient quelques jours plus tard (il s'agirait alors de missions multiples, dont il sera question plus loin).
Les ressources peuvent annuler la conduite vers les missions - Cette option permet à la ressource d'indiquer qu'elle ne conduit plus vers la mission qu’elle avait mentionné. Ceci est particulièrement utile lorsque des ressources sont "retirées" des missions pour répondre aux besoins d'autres clients.
Les ressources peuvent confirmer tous les lots d’une mission d’un coup - Les lots sont un groupe d'éléments. L'activation de cette option vous permet de confirmer le mouvement en une seule fois, plutôt qu'individuellement.
Les ressources doivent actionner tous les lots avant de compléter la mission - Avant que la mission puisse être achevée, les mouvements de tous les lots doivent être confirmés.
Supprimer le résultat par défaut de la mission si le mouvement de stock prévu ne peut être effectué - Si le mouvement de stock n'est pas possible (pas de stock disponible) et qu'il existe un résultat par défaut ("Terminé"), celui-ci ne sera plus le résultat par défaut, car un autre résultat peut être requis.
Les ressources doivent confirmer le stock utilisé pour les missions - Si un article du stock est affecté à une mission, la ressource doit confirmer qu'elle a utilisé le stock.
Les ressources peuvent confirmer toutes les actions de stock en une fois - Cette mesure introduit un bouton "Valider tout" sur la tablette/l'appareil qui permettra à la ressource de confirmer tous les éléments de stock en une seule action.
Autoriser la copie d'une feuille de travail pour plusieurs lots/éléments de stock - Cette option permet à une ressource de copier les réponses d'un élément sur d'autres éléments de stock ou d'équipement utilisés dans le cadre d'une mission pour lequel la même feuille de travail est utilisée.
Les ressources peuvent enregistrer la durée de conduite après la fin de la mission - Cela vous permet d'inclure le coût de la durée de conduite après une mission dans le coût total de la mission elle-même. Par exemple, vous pouvez souhaiter facturer le coût du trajet entre les locaux du client et le siège social.
Les ressources peuvent modifier l'heure lors de l'enregistrement de la durée de conduite - Il s'agit d'une option subsidiaire qui n'apparaît que lorsque l'option (19) est cochée. Les deux options (19) et (20) doivent être cochées pour que le montant exact du kilométrage supplémentaire soit calculé et ajouté à la facture du client.

Une fois que vous avez sélectionné vos options, appuyez sur Enregistrer.

Contraintes (temps, ressources et véhicules)

Pour définir une contrainte, naviguez vers :

Mon compte → Admin → [Menu de liens rapides] Gérer les types de mission → Ajouter/Modifier → Onglet Contraintes :

Afin de vous assurer que vous n'envoyez que la bonne personne ou le bon véhicule sur une mission, vous pouvez mettre en place des contraintes pour vous alerter si vous planifiez accidentellement une mission pour la mauvaise personne.

Par exemple, vous pouvez ajouter une contrainte basée sur les compétences afin de vous assurer que seuls des techniciens qualifiés seront envoyés sur une mission, ou que seules les personnes à qui l'on a attribué un véhicule équipé d'une remorque puissent se rendre sur place.

Pour ce faire, lors de la création ou de la modification du Type de mission, cliquez sur l'onglet Contraintes en haut et sélectionnez le type de contrainte :

Trois types de contraintes sont disponibles : Heure, Ressource (illustré ci-dessus) et Véhicule. Vous pouvez choisir n'importe quelle contrainte ou toutes les contraintes disponibles, mais aussi avoir plusieurs contraintes du même type.

Pour ajouter une contrainte horaire, cliquez sur l'icône Heure.

La première série d'options vous permet de spécifier si une mission doit être lancée avant ou après un certain horaire ou si elle doit être terminée avant un certain horaire. La partie inférieure permet de définir la condition de la contrainte.

Cliquez sur Ok lorsque vous avez créé votre contrainte.

Lorsque vous sélectionnez la contrainte Ressource ou Véhicule, vous avez la possibilité de sélectionner un Groupe de ressources ou de véhicules auquel la mission pourra être attribuée, la Ressource ou Véhicule spécifique qui devra être utilisée, ou la Compétence ou Attribut à utiliser.

Par exemple, pour une mission en dehors des heures de travail, les contraintes peuvent concerner une ressource ayant la compétence "Hors des heures de travail", un véhicule doté d'un attribut spécifique nécessaire à la réalisation de la mission (par exemple, une barre de remorquage), et la mission doit être réalisée dans un délai de 2 heures.

Si vous tentez de créer une mission qui ne répond pas à ces exigences, vous serez averti par le système que la ressource ou le véhicule ne répond pas aux critères, ou que la mission se situe en dehors de la période souhaitée pour ce type de mission. Il est toutefois possible d'y déroger.

N'oubliez pas que vous pouvez également créer une alerte pour être prévenu avant l'expiration d'une compétence de l'une de vos ressources.

Bordereaux d’intervention

Un bordereau est la forme physique des informations relatives à la mission et des réponses des feuilles de travail.

Si vous souhaitez ajouter votre logo à votre bordereau, vous pouvez le faire de la manière suivante :

Naviguez vers : Mon compte > Admin > [Liens rapides] Paramètres généraux du compte > Détails du compte et ajoutez une URL aux dimensions et à la résolution souhaitées dans le champ correspondant indiqué ci-dessous :

Allez dans Planning, et trouvez une mission qui a été créée. En fonction de la quantité de travail et de l'état d'avancement de la mission, la quantité d'informations figurant sur le bordereau variera. Par exemple, si la mission n'a pas encore commencé, les heures de début et de fin ne seront pas renseignées.

Cliquez sur la mission, puis sur Bordereau.

Le bordereau de cette mission est maintenant ouvert :

La partie droite de l'écran affiche un aperçu du bordereau lui-même, tandis que la partie gauche affiche les Filtres de contenu qui vous permettront de modifier ce qui est affiché au client.

Tous les filtres permettent de Cacher les différents champs.

Le champ Durée de la mission vous permet d'afficher la durée réelle ou planifiée de la mission.

Les options Temps de conduite et Distance parcourue permettent d'afficher le chiffre ou de le doubler. Ceci est particulièrement utile pour calculer le trajet de retour si la mission a été achevée avant que le conducteur ne retourne à son point de départ.

Le bas de l'écran présente plusieurs options différentes qui peuvent être utilisées pour envoyer les bordereaux.

Les options Word et PDF vous permettent de télécharger des versions du bordereau dans ces formats, qui peuvent être transmis via Outlook ou via d'autres systèmes de messagerie électronique.

L'option E-mail vous permet d'envoyer un e-mail au client depuis le système, qui conservera également une copie de cet e-mail dans la section "Messages" de la mission.

Conduite après les missions

Si le type de mission est configuré pour permettre à la ressource d'enregistrer le temps de conduite après l'achèvement de la mission, cette durée peut être incluse dans le bordereau en sélectionnant ce paramètre :

Il est exclu par défaut.

Options de duplication des missions

Lors de la duplication d'une mission, certaines options vous permettent de copier facilement des éléments de facturation et le stock prévu dans une nouvelle mission.

Pour dupliquer une mission, à partir de l'onglet Planning, localisez la mission que vous souhaitez dupliquer et cliquez pour l'afficher. En bas de la fenêtre pop-up de la mission, vous trouverez l'option "Dupliquer". En cliquant sur Dupliquer, vous ferez apparaître les options de duplication, y compris la possibilité de copier les éléments de facturation et le stock prévu dans la nouvelle mission - il vous suffit de sélectionner Oui ou Non.

Données financières spécifiques aux missions

Tarifs
Taux sur plusieurs périodes
Adapter la configuration financière d'un contact
Remises et majorations
Éléments de facturation prédéfinis

Utiliser les éléments d'opportunités commerciales pour les missions Les paramètres du back-office vous permettent de décider de la relation entre les éléments des opportunités commerciales et les missions qui en résultent.

Naviguez vers : Mon compte > Admin > [Liens rapides] Paramètres généraux du compte > [Section] Planning :

Modèles pour les Alertes et Descriptions pour les éléments de facturation

**Veuillez noter que les modèles d'e-mail ne peuvent pas être modifiés ici. Pour créer des modèles d'e-mail, naviguez vers Mon compte → Admin et ensuite SOIT [menu latéral] Compte Client → modèle OU [menu de liens rapides] Modèle**.

Pour plus d'informations à ce sujet, veuillez également lire les articles séparés sur les compléments Microsoft Word et modèles.

Cet onglet vous permet de configurer ou de modifier vos modèles (1) d'alertes et (2) de description pour les éléments de facturation :

Message d'alerte : Si vous avez choisi d'envoyer une alerte à un client lorsque la ressource s'approche du lieu de la mission (par exemple, lorsqu'elle se trouve à 15 kilomètres), c'est ici que vous pouvez personnaliser le message envoyé grâce à une combinaison de texte libre et de mots-clés. Les mots clés comprennent : le nom de l'entreprise, l'heure (estimée) d'arrivée sur le lieu de la mission, le nom de la personne et/ou les détails de la plaque d'immatriculation du véhicule de la personne.
Description pour les éléments de facturation : La case "Description pour les éléments de facturation" vous permet de modifier les informations qui seront incluses dans la case "Description" de l'onglet financier d'une mission (voir la capture d'écran ci-dessous pour un rappel). Ces informations sont affichées sur tous les documents financiers créés pour la mission :

Champs personnalisés des missions

Les champs personnalisés des missions sont utilisés pour créer des champs supplémentaires qui ne sont pas présents par défaut. Cela peut s'avérer particulièrement utile pour recueillir des informations supplémentaires spécifiques aux missions. Si vous créez vos propres modèles ou demandez à BigChange de créer un bordereau d’intervention personnalisé, ces champs personnalisés peuvent y être ajoutés. Par exemple, vous pourriez vouloir saisir les conditions d'accès au site, ou indiquer si un parking est disponible sur le site.

Pour créer les champs personnalisés des missions, naviguez : Mon compte → Admin→ Planning → Champs personnalisés des missions :

Sélectionnez ensuite le type de missions auquel vous souhaitez ajouter le champ.

Sur le site de réservation signifie que si vos clients ont accès à un site de réservation que vous avez créé, ce champ apparaîtra sur ce site de réservation afin qu'ils le remplissent.

Sur les appareils signifie que ce champ apparaîtra également lors de la consultation des missions sur un appareil mobile. Si le champ concerne des informations qu'un employé sur le terrain devrait être en mesure de consulter (par exemple, si un parking est disponible sur le site, oui/non), alors sélectionner de cette option permettra au champ et à son contenu d'être accessibles.

Ici, vous pouvez ajouter les informations dans le champ et cliquer sur Ok. L'option "Déclaration" ouvre le champ conditionnel "Texte de la déclaration", ce qui vous permet d'ajouter un contenu plus important :

Ce champ personnalisé apparaîtra alors au bas de toutes les missions :

'Réponse obligatoire" apparaît lorsque l'option "Obligatoire" est cochée. Cette option est prévue pour les scénarios dans lesquels une réponse spécifique est essentielle avant de poursuivre, par exemple "Acceptez-vous nos termes et conditions ?" Un champ supplémentaire "Message à afficher si la réponse requise n'est pas donnée" apparaît lorsque le champ "Réponse requise" contient des données, ce qui vous permet de définir le texte qui s'affichera lorsque la réponse requise n'est pas fournie :

Un champ conditionnel "Valeur par défaut" apparaît lorsque "Date" est sélectionné. Naviguez vers : Mon compte → Admin → [menu latéral] Contrats & Notes → Champs personnalisés du contact → Ajouter-Editer → [Type] Date :

Ajouter des pièces jointes aux missions

Plusieurs fichiers peuvent être ajoutés à une mission depuis un appareil. Pour en savoir plus sur les types de fichiers pris en charge, veuillez consulter Ajouter des fichiers et des pièces jointes dans JobWatch.

Dans les détails d'une mission, l'utilisateur peut cliquer sur l'icône + pour ajouter des pièces jointes à cette dernière :

Une fois que l'utilisateur a cliqué sur pour ajouter des pièces jointes à la mission, un nouveau menu s'ouvre. Sélectionnez Téléchargements.

Une liste des fichiers téléchargés disponibles sur l'appareil mobile s'affiche :

Une fois que les fichiers requis ont été localisés, l'utilisateur peut appuyer et maintenir pour sélectionner une ou plusieurs pièces jointes ; une fois sélectionnées, elles seront surlignées en bleu et le nombre de fichiers sélectionnés s'affichera en haut :

Les multiples pièces jointes sélectionnées sont alors répertoriées dans les détails de la mission :

Ajouter plusieurs images à la mission

Vous pouvez également ajouter plusieurs fichiers images à la fois à partir de la galerie.

Depuis la page Détails d'une mission, l'utilisateur peut cliquer sur la section Ajouter une photo en bas de l'écran.

Vous pouvez maintenant voir les options du menu "Ajouter une photo". En sélectionnant l'option "Choisir plusieurs fichiers depuis la bibliothèque", toutes les images disponibles sur l'appareil s'affichent, ce qui permet à l'utilisateur de sélectionner les images requises concernant la mission :

Pour sélectionner une image, l'utilisateur doit cliquer dans le coin inférieur gauche - une petite croix dans une case bleue indique que l'image a été sélectionnée avec succès. La capture d'écran ci-dessous montre que les trois images ont été sélectionnées :

Une fois que toutes les images requises ont été sélectionnées, l'utilisateur doit cliquer sur "+ Enregistrer" dans le coin supérieur droit pour enregistrer les images en regard de la mission.

Un message s'affiche pour vous indiquer que les images sont ajoutées à la mission : Enfin, si vous descendez sur la page, vous verrez que les images ont été ajoutées :

Prévisions météo de la mission

Pour consulter les prévisions météo du lieu de la mission, vous trouverez un lien intitulé "Cliquez pour afficher la météo" à la suite de l'adresse de contact dans la vue Détail de la mission.

En cliquant une fois sur le texte "Cliquez pour afficher la météo", un texte descriptif apparaîtra, en cliquant à nouveau sur ce texte les prévisions pour les 5 prochains jours sur le lieu de la mission apparaîtront, par périodes de 3 heures :

Contact par défaut des missions et personnes secondaires

Il peut arriver que la Personne Principale que vous avez comme contact ne soit pas la personne la plus appropriée comme interlocuteur lors d'une mission spécifique. Dans ce cas, il est plus utile de disposer d'un contact spécifique concernant la mission ou d'une personne secondaire.

Calculer la durée de conduite après la mission

Il peut arriver que vous souhaitiez inclure le coût de la durée de conduite après une mission dans le coût total de la mission elle-même, par exemple en facturant le coût de la conduite depuis les locaux du client jusqu'au siège social. Si vous disposez d'une version de l'application plus récente que la V.659, vous pouvez procéder comme suit :

Créer ou modifier un type de mission. Naviguez vers : Mon compte ➔ Admin ➔ [menu latéral] Planning. Vous pouvez maintenant choisir d'ajouter un nouveau type de mission ou de modifier un type de mission existant.
Une fois que le type de mission souhaité est ouvert, cliquez sur l'onglet Appareil mobile, comme indiqué dans l'exemple ci-dessous. Si vous cochez la case Les ressources peuvent enregistrer la durée de conduite après la fin de la mission, une autre case à cocher intitulée " Les ressources peuvent changer l’heure lors de l’enregistrement de la durée de conduite" sera ajoutée. Ces deux éléments doivent être cochés puis enregistrés.

Passez maintenant à l'onglet financier et ajoutez quelques tarifs, puis cliquez sur Ok pour enregistrer :

Cela ressemblera désormais à ceci :

Configurez maintenant une mission comme à votre habitude. Une fois la mission effectuée, l'appareil mobile de la ressource affichera l'option suivante : "Voulez-vous démarrer l'enregistrement de votre temps de trajet depuis cette mission ?"

Si la ressource clique sur "Oui", l’appareil affichera l’écran ci-dessous :

Lorsque la ressource arrive à destination, elle doit cliquer pour rouvrir la mission. Elle peut alors cliquer sur l'un des deux onglets ci-dessous, ce qui lui donne la possibilité d'annuler l'instruction précédente ou de terminer la conduite :

En cliquant sur la deuxième option, "Terminer la conduite", le message ci-dessous s'affiche :

L'écran de l'appareil mobile affiche un calendrier, puis une horloge pour confirmer la date et l'heure d'achèvement :

Les frais de déplacement ont été ajoutés comme éléments à votre onglet Financier pour la mission. Veuillez noter que cela inclut les déplacements vers et depuis le lieu de la mission (le cas échéant) :

Signature sans contact

Au lieu de remettre son appareil ou de n'obtenir aucune de signature de confirmation, avec la saisie de signature NoTouch, l'employé partage simplement un lien de saisie de signature que le destinataire peut recevoir par e-mail, WhatsApp, SMS ou n'importe quelle autre application qu'il utilise.

Cela permet de signer à distance mais cela est également très utile lorsque les clients ne sont pas habituellement sur place, comme dans le cas d'installations, de livraisons et de prestations de services sur des sites sans personnel ou éloignés.

Afin de découvrir comment cette fonction marche ainsi que les paramètres qui sont configurables, veuillez visionner la vidéo ci-dessous. Pour utiliser cette fonctionnalité, assurez-vous que vous utilisez la version 5.10.1 de JobWatch sur votre appareil Android. Pour les utilisateurs d'iOS, une version mise à jour de JobWatch sera disponible sous peu.

Les clients peuvent créer leur propre modèle de signature à distance, comme le montre l'exemple ci-dessous, puis sélectionner Confirmation lors de la saisie d'une signature à distance dans l'onglet Utilisation :

Un seul modèle peut être attribué à ce type à un moment donné. Le modèle sera optimisé pour être affiché sur l'écran de l'utilisateur. Si aucun modèle n'a été ajouté, le message standard sera affiché aux clients.

Importer une note dans un groupe de missions

L'icône "+ Importer note" vous permet d'importer une note existante.

En cliquant sur une note, il est également possible de la supprimer de la mission concernée :

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