Vue d'ensemble

Le CRM est l’élément clé de JobWatch et sert de référentiel pour toutes les informations de vos contacts. Chaque dossier peut contenir et administrer les informations clés suivantes :

• Général - adresse et localisation
• Informations personnelles
• Permettre l'accès à un site de réservation
• Un historique de toutes les missions sur un site ou sur des sites connexes.
• Un historique de Stock et équipement
• Un historique de tous les documents à caractère financier et leurs conditions.
• Toutes les notes
• Un historique des e-mails envoyés
• Un dossier de toutes les pièces jointes (images et financières)

Dans de nombreux cas, par exemple Notes, les options de l'onglet latéral du CRM reflètent celles de la fenêtre Contacts, permettant des méthodes d'accès rapide supplémentaires et des fonctions de recherche et de filtrage supplémentaires.

Cet article aborde les sujets suivants :

• Modifier l'affichage des colonnes
• Ajouter un nouveau contact et l'onglet général
• Contacts - Menu latéral
• Personnes - Menu latéral
• Exporter la liste Personnes au format CSV
• Importer une liste de personnes vers le CRM
• Informations supplémentaires
• Onglet Vue d’ensemble
• Onglet Détail
• Onglet Personnes
• Onglet Site de réservation
• Onglet Missions
• Onglet Stock et équipement
• Onglet Financier
• Onglets Notes/Emails/Pièces jointes

Pour commencer

Modifier l'affichage des colonnes

Pour commencer, sélectionnez CRM dans le menu principal :

Vous verrez alors deux icônes à sélectionner : "Colonnes" et "Nouveau contact".

Modifier l'affichage des colonnes

 En cliquant sur l'icône "Colonnes", vous ouvrez une nouvelle fenêtre qui vous permet de sélectionner les colonnes qui apparaitront sur votre écran dans l'onglet CRM :

Cochez simplement la case à côté d'un champ pour le sélectionner, puis cliquez sur "Ok" pour enregistrer :

Ajouter un nouveau contact et l'onglet général

En cliquant sur cette icône, vous ouvrirez une nouvelle fenêtre pop-up intitulée "Nouveau contact".

L'onglet Général

 

 Si vous commencez à taper le nom ou l'adresse de votre nouveau contact dans le champ ci-dessus, dans la plupart des cas, le nom de la société apparaîtra dans un menu déroulant dont les résultats proviennent de Google. Une fois que vous avez sélectionné votre contact dans la liste, vous constaterez qu'une grande partie du formulaire sur le côté gauche de la fenêtre a été remplie automatiquement.  Si votre contact n'apparaît pas dans Google, tapez le code postal du contact. L'adresse et la géofence devraient s'afficher.  Maintenant, faites les modifications ou les ajouts souhaités, par exemple : les détails concernant la personne principale de votre contact :

Bien que seuls les champs (1) et (2) soient obligatoires, tous les champs d'information indiqués ont une utilité dans le système JobWatch et il est donc utile d'en remplir autant que possible, si le temps le permet.  La plupart des champs sont explicites, mais certains ne le sont pas :

(3) Contact parent - Les contacts peuvent être liés dans une relation parent/enfant. Il peut s'agir d'un siège social avec des bureaux secondaires par exemple, ou de relations telles que propriétaire et locataire, ou d'une adresse de facturation et d'une adresse de site.

(4) Marqué – le champ Marqué peut être utilisé pour mettre en évidence tout problème spécifique au client lors de la création d’une mission ou d'une note par rapport à ce dossier. Si le contact parent a été identifié, ce tag apparaît également dans la fenêtre du contact enfant.  Veuillez noter que les informations contenues ici ne seront affichées que dans le back-office.

(5) & (6) Suspendu - utilisé lorsqu'un contact a dépassé d'une manière ou d'une autre la limite de crédit convenue, que ce soit par des dépenses excessives ou un défaut de paiement.  Vous pouvez adapter cet élément afin d’inclure tous les éléments des relations parents-enfants notamment parents, enfants, petits-enfants, ou seulement un niveau de ceux-ci.  Si la case (5) est cochée, vous serez également invité à ajouter une raison concernant la suspension dans un nouveau champ. Une fois le motif enregistré, il apparaîtra dans une ligne rouge en haut du contact :

 (7) Pas d'horaires d'accès définis - si Google a téléchargé les horaires d'ouverture de l'entreprise, cette information sera remplie automatiquement, sinon, vous pouvez ajouter les horaires d'accès ici si vous le souhaitez. Si vous créez une mission en dehors de ces horaires d'accès, vous serez averti du fait que la mission ne devrait pas avoir lieu. Si aucun horaire d'accès n'est saisi, il est supposé que l'entreprise est ouverte 24h/24 et 7j/7.

Une fois le formulaire rempli, veuillez reporter votre attention sur le côté droit de la fenêtre :

1. Plan/Satellite - basculez entre ces vues pour définir plus précisément la géofence (la forme violette ci-dessus avec le contact au centre marqué (4)).
2. Formes - elles vous permettent de modifier la forme de la géofence ou de créer votre propre forme pour l'adapter au site. Le symbole en forme de main vous permet de déplacer l'ensemble de la géofence tout en conservant sa forme et sa taille.
3. Icône Pegman - en cliquant dessus et en le faisant glisser sur la carte, vous obtenez une street view de la zone.
4. Emplacement - Il indique l'emplacement de votre fournisseur au centre de la géofence. Il s'agit de la taille par défaut de la géofence, qui est de 20 mètres, mais elle peut être modifiée.
5. Géofence - Comme mentionné dans le point 2. ci-dessus, la géofence peut être modifiée en changeant sa forme, etc. mais ici, dans sa forme la plus simple, elle peut être agrandie ou réduite en faisant simplement glisser les bords numérotés (5).

et en cliquant ensuite sur Enregistrer.

Contacts

Menu latéral

1. Ce champ vous permet de filtrer lors de la recherche de vos contacts par nom ou adresse.
2. Cela vous permet de filtrer par groupe(s) en sélectionnant les options souhaitées dans le menu déroulant.
3. Décidez si les sous-contacts doivent être inclus ou exclus de votre recherche par exemple parents, enfants, petits-enfants.
4. Ajoutez un filtre de recherche à partir de la liste déroulante parmi ceux que vous avez ajoutés dans Mon compte → Admin → [menu latéral] Contacts et notes → Champs personnalisés des contacts.

1. Cela vous permet d'envoyer un e-mail à tous les contacts de la sélection filtrée, par exemple si vous vouliez envoyer un e-mail à toutes les sociétés d'ingénierie. Si aucun filtre n'est utilisé, l'e-mail sera envoyé à tous les contacts, dans le cas où vous voudriez envoyer une newsletter à tous vos clients par exemple.

2. Ceci vous permet d'importer un fichier Excel contenant soit des contacts, soit des tarifs contacts :

3. Cela vous permet d'exporter un CSV (contact) vers une adresse e-mail spécifiée :

Cliquez pour sélectionner un contact, puis cliquez sur "Éditer".

Personnes

Menu latéral

Le menu latéral "Personnes" vous permet de filtrer en utilisant les informations de contact d'une personne, notamment les numéros de téléphone, le nom de famille, etc., mais aussi en fonction de facteurs plus complexes tels que le statut de consentement :

1. Ici vous pouvez filtrer par tags de personne. Les tags de personne peuvent être créés en naviguant : Mon compte → Admin→ [menu latéral] Contacts et notes → Tags de personne et attribués à une personne en naviguant vers :

• soit CRM → [menu latéral] Contacts → [onglet] Personnes → sélectionner la personne → [champ] Tag.
• ou CRM → [menu latéral] Contacts → [onglet] Contacts → sélectionner Contact → [onglet] Personne → sélectionner Personne → [champ] Tag.

2, 3 et 4. Ces champs représentent tous des domaines traitant du RGPD (Règlement général  sur la protection des données) et peuvent être attribués en naviguant : CRM → [menu latéral] Contacts → [onglet] Personnes → sélectionner Personne puis modifier dans l'onglet Consentement. Les modifications seront alors visibles sur la page Détail :

 5. Envoyer tout permet d'envoyer un seul e-mail à toutes les personnes de la vue Liste c’est-à-dire celles que vous avez réduites grâce aux filtres, ou à tout le monde si aucun filtre n'est utilisé. La fenêtre pop-up "Envoyer tout" vous indiquera le nombre de personnes sélectionnées, correspondant au nombre de personnes dans votre liste :

 6. Marquer tout vous permet de définir des consentements pour plusieurs personnes à la fois.

7.  Importer des personnes par rapport aux contacts CRM existants

8. Cela exporte le CSV vers l'adresse e-mail de votre choix

Exporter la liste Personnes au format CSV

Exporter la liste Personnes au format CSV Il est recommandé, pour des raisons pratiques, d'attribuer un numéro de référence unique à tous les contacts.  Avant d'essayer d'exporter vos Contacts, assurez-vous toujours que des numéros de référence sont attribués à chaque contact, sans quoi cela pourrait entraîner des doublons indésirables lorsque vous essayez de réimporter :

Il est possible d'exporter la liste des contacts comme suit :
Naviguez vers : CRM → [menu latéral] Contacts → Personne → sélectionner le filtre → Exporter.

Une fois que vous avez cliqué sur le bouton "Exporter", un message de téléchargement du CSV apparaîtra en bas à gauche de l'écran :

Cliquez sur le message et une feuille de calcul Excel s'ouvrira avec vos informations.

Veuillez noter que si vos numéros de téléphone ont été enregistrés avec le préfixe '+', par exemple +33, Excel les traitera comme une formule :

Ce problème peut être facilement résolu :

1. Cliquez sur l'en-tête de la colonne, ce qui mettra en évidence l'ensemble de la colonne.
2. Effectuez un clic droit et sélectionnez " Format de cellules " dans la liste :
3. Sélectionnez Nombre, puis réglez les Décimales sur 0 :
4. La feuille de calcul affiche désormais les chiffres correctement :

N'oubliez pas d'enregistrer votre feuille de calcul sous format Excel

car lors de la réouverture au format .csv, les données n'apparaîtront pas dans un format utilisable.

Vous pouvez également ajouter des filtres à la case Personne afin de filtrer vos résultats avant d'effectuer une exportation.  Cela peut être réalisé en naviguant vers : CRM → [menu latéral] Contacts → Personne puis en sélectionnant un filtre par exemple : Tags de personne (Direction générale dans l'exemple ci-dessous) :

Sélection des personnes dans les listes de diffusion

Lorsque vous envoyez des e-mails à des destinataires appartenant à un Contact, vous pouvez sélectionner plusieurs personnes à la fois sans avoir à inclure toutes les personnes.  Vous remarquerez également qu'une nouvelle colonne Tags est disponible sur le formulaire Personnes, un rappel utile pour savoir quelles personnes travaillent dans quels départements.

Naviguez vers : (1) CRM → (2) Contacts → (3) onglet Personnes → (4) cliquez sur le contact et sélectionnez Email → (5) Personnes.

Maintenez maintenant la touche 'Ctrl' ou 'Cmd' de votre clavier enfoncée, tout en cliquant sur les personnes que vous souhaitez sélectionner.  Enfin, cliquez sur "Envoyer aux personnes sélectionnées" :

Importer une liste de personnes vers le CRM

JobWatch vous permet d'importer des Personnes dans votre CRM de la même manière que vous pouvez importer des Contacts.

Il vous sera demandé quel fichier vous souhaitez importer. Cliquez simplement sur l'icône ci-dessous et sélectionnez la feuille de calcul souhaitée dans votre bibliothèque de fichiers :

Comme pour l'importation de contacts, lorsque l'importation de personnes est terminée, il vous sera demandé de faire correspondre les noms des champs des menus déroulants avec ceux de JobWatch :

Les champs supplémentaires ci-dessous, relatifs à la personne principale d'un contact, ont été ajoutés pour faciliter cela :

Veuillez noter que lorsque vous importez des personnes appartenant à un contact, il est essentiel d'ajouter la colonne Référence du contact.  Si vous ne le faites pas, la personne ne sera pas attribuée au contact dans le CRM. Si vous avez exporté des personnes et que vous les avez mises à jour dans Excel, l'UID (numéro d'identité unique) de l'exportation doit être inclus, cela garantit que les personnes seront mises à jour, et non pas dupliquées.

Informations supplémentaires Survoler

Une fois qu'un graphique est ouvert, le fait de survoler une date avec votre curseur ouvre un panneau contenant une description détaillée des informations figurant dans la clé :

  

Le graphique affiche la valeur (hors TVA) et est présenté dans un format empilé, c'est-à-dire que l'écart entre les points correspond à la valeur. Ainsi, dans l'exemple ci-dessus :

Reconfigurer la page d'accueil

Actuellement, lorsque vous ouvrez un contact, la page d'accueil qui s’affiche par défaut est l'onglet Général.  Si vous souhaitez modifier ce paramètre par défaut pour l'onglet Vue d'ensemble - ou de tout autre onglet, naviguez vers : (1) Mon compte → Mes préférences → (2) Site web → Onglet de la popup contact par default → Vue d’ensemble :

  

Onglet Vue d’ensemble

Une fois qu'un contact a été sauvegardé dans votre CRM et que vous le rouvrez, vous remarquerez qu'un nouvel onglet 'Vue d’ensemble' est apparu à gauche de l'onglet 'Général'.  Bien qu'il soit vide lorsque vous créez un nouveau contact, il devient un outil unique extrêmement utile une fois que le contact possède un historique de données.

L'onglet Vue d'ensemble vous permet de directement voir ce qui se passe à propos d'un contact particulier, à un seul endroit, d'un seul coup d'œil.  Les champs affichés étant également interactifs, vous pouvez cliquer dessus si vous souhaitez obtenir plus de détails relatifs à ce domaine sans avoir à quitter la vue.

Naviguez vers : CRM → [menu latéral] Contacts → onglet Contacts → sélectionner un contact → Editer → onglet Vue d’ensemble :

1. Cette zone contient les principales informations relatives au contact, y compris l'adresse, la personne principale et ses coordonnées (e-mail, numéro de téléphone, etc.). Ici et dans toute la Vue d’ensemble, les informations non disponibles ou les champs non-pertinents concernant ce contact seront masqués.

2. Ceci inclut les informations secondaires de contact, y compris le groupe du contact, la référence et le contact parent. Cette zone affichera également des informations supplémentaires, notamment si le compte a été marqué ou suspendu. Si c'est le cas, en passant votre curseur sur le champ, vous verrez la raison pour laquelle il a été marqué ou suspendu :

3. Vous trouverez des informations générales sur votre compte à cet endroit, notamment le solde, le statut, la limite de crédit et l'existence éventuelle d'un accord de prélèvement automatique.

4. Cet espace sera vide, sauf si des champs personnalisés sont associés à ce contact, auquel cas les quatre premiers champs personnalisés seront affichés.

5. La section " Missions mises à jour récemment " affiche les 10 entrées les plus récentes au cours des 31 derniers jours. En cliquant sur une ligne, vous ouvrirez une fenêtre popup affichant le formulaire, tandis qu'en cliquant sur l'image du graphique, vous ouvrirez un graphique pop-up, affichant une période prolongée de 6 mois :

6. Documents financiers récents. Voir le point (5) ci-dessus :

7. Notes récentes. Voir (5) ci-dessus :

8. Opportunités commerciales récentes. Voir le point (5) ci-dessus :

Veuillez noter : Les graphiques sont mis à jour le soir, par conséquent les éléments créés pendant la journée n’y seront pas inclus avant le lendemain. Les données proviennent uniquement du contact consulté, et non de la somme des contacts enfants qu'il peut avoir.

 

 Onglet Détail

L'onglet "Détail" est initialement vide, ce qui vous donne l'occasion d'ajouter vos propres champs personnalisés - aussi nombreux que vous le souhaitez - vous permettant ainsi de créer efficacement votre propre package CRM. Il s'agit des informations qui sont importantes pour vous, en tant qu'entreprise, et qui vous permettent de rassembler des informations utiles soit pour le back-office, soit pour les employés travaillant à distance, ou pour les deux.

• Pour ajouter un champ personnalisé à un contact, naviguez : Mon compte → Admin → Contacts et notes → Champs personnalisés des contacts.
• Sélectionnez le groupe de contacts que vous souhaitez modifier dans le menu déroulant. Si nécessaire, vous pouvez d'abord créer un nouveau groupe de contacts ; cette option se trouve juste au-dessus de "Champs personnalisés des contacts" dans le menu latéral "Contacts et notes".

• Une fois que vous avez sélectionné le groupe, vous pouvez cliquer sur ajouter pour commencer à ajouter des questions :

• Lorsque vous posez une question, selon le type de réponse que vous attendez, des champs supplémentaires (conditionnels) peuvent apparaître. Par exemple, si votre réponse implique une sélection dans une liste, un champ intitulé "réponses possibles" apparaîtra. Vous devez saisir vos réponses en les séparant par une virgule. Elles apparaîtront ensuite sous forme de liste dans l'onglet Détail :

• Lorsque vous créez des questions, n'oubliez pas de cocher de manière appropriée les cases indiquant si vous souhaitez que la question soit obligatoire ou non et si vous souhaitez que les réponses soient visibles (et que les réponses soient activées) depuis les tablettes.
• Une fois listées, vous pouvez réorganiser l’ordre des questions en les glissant et déposant selon votre choix. Vous pouvez également revenir en arrière et les ajouter/modifier/supprimer à tout moment.
• Une autre option existe dans le cas où les questions que vous ajouteriez à un groupe existant seraient identiques à celles du groupe que vous venez de créer. Dans ce cas, vous pouvez cliquer sur le bouton "Copier la liste vers..." qui se trouve à côté du bouton "Ajouter" (questions). Vous devrez alors compléter la fenêtre pop-up avec le nom du groupe de contacts approprié et cela copiera automatiquement les champs personnalisés dans votre nouveau groupe.. :

Onglet Personnes

L'onglet Personne est un répertoire+, qui enregistre des informations plus spécifiques sur la personne à contacter au sein de ce Contact.

Outre les champs les plus évidents, tels que les coordonnées, il existe également ici des options permettant d'autoriser l'accès au site de réservation, de décider si cette personne reçoit des documents financiers, des e-mails marketing, de gérer son consentement dans le cadre du règlement général sur la protection des données (RGPD) et, enfin, d'ajouter un tag à partir d'une liste prédéfinie. Le paramétrage des tags se trouve dans la section Admin.

De nombreux tags portant des noms et des couleurs différents peuvent être créés. Une fois associés à la personne, les tags sont utilisés pour faciliter l'envoi ou la transmission d'informations dans le cadre de messages liés au marketing. Quelques exemples typiques de tags sont "CEO", "Administrateur système", "Finance" :

Pour créer un Tag de personne, naviguez vers: Mon compte → Admin → [menu latéral] Contacts & Notes → Tags de personnes

 Autres éléments à noter dans cette section :

• Croix bleue - Une coche bleue à côté du nom d'une personne signifie qu'elle est la "personne principale" c’est-à-dire le principal point de contact, le destinataire par défaut des informations et des e-mails marketing et la personne dont les détails apparaissent dans l'onglet général de ce contact. Si vous souhaitez changer la personne principale, il suffit de cliquer sur le nom de votre choix et de sélectionner "Rendre principale" :

Les paramètres des champs personnalisés se trouvent dans la section Admin de Jobwatch.
Naviguez vers : Mon compte → Admin → Contacts et notes → Champs personnalisés des contacts/Champs personnalisés des personnes. Ajoutez un champ personnalisé applicable à un groupe de contacts ou à une personne. Dans le premier cas, vous pouvez copier les champs existants d’un groupe vers un nouveau groupe lors de sa création mais il partage les mêmes exigences en termes d'informations qu'un groupe existant.

Une fois ajoutés, ces champs apparaîtront dans votre CRM sur la fiche d'un contact, dans l'onglet Personnes :

• Site de réservation - Si vous cochez la case permettant l'accès au site de réservation, des options supplémentaires apparaîtront. Vous devez vous assurer que la personne que vous ajoutez à accès à tous les espaces dont elle a besoin et, inversement, qu'elle ne peut pas accéder à ceux qui ne conviennent pas à son rôle :

 Pour plus d'informations sur cela, veuillez lire la section correspondante de l'article sur les sites de réservation.

Onglet Site de réservation

Pour ceux qui ont les autorisations nécessaires, cet onglet permet de :

1. Créer un identifiant de connexion, par exemple : https://booking.bigchange.com/boothsinternationallettings
2. Ajouter une URL pour le logo de la société qui permettra d'ajouter le logo dans l'en-tête supérieur gauche de votre site.
3. L'ajout de Types de missions visibles
4. Configurer les colonnes sur Liste des missions
5. Sélectionner votre palette de couleurs

Onglet Missions

L'onglet Missions fournit un récapitulatif de votre historique de missions concernant ce contact, y compris toutes les missions planifiées et terminées, ainsi que toutes les missions qui sont prévues mais qui n'ont pas encore été planifiées :

Le champ "Référence"

(1) vous permet de rechercher une mission spécifique, tandis que le champ "Statut de la mission"

(2) offre plusieurs choix dans un menu déroulant, vous permettant de visualiser toutes les missions à un stade spécifique, comme par exemple Mission accomplie, Terminée avec problèmes, Interrompue, etc. L'onglet SLA vous permet de définir les conditions des accords de niveau de service, qui concernent les accords entre votre entreprise et celle de ce contact spécifique.

Il peut s'agir de contraintes de temps, de véhicules ou de ressources :

En cliquant sur l'icône " Nouveau SLA ", une nouvelle fenêtre s'ouvrira :

1. Nom - le titre du contrat par exemple : GS Réparation de chaudière
2. Type de mission - il s'agit de vos types de missions configurés dans Mon compte → Admin → [menu latéral] Planning → Types de missions
3. Heure – Toute contrainte horaire pertinente :

4. Ressources - il s'agit de toutes les contraintes qui peuvent exister autour des ressources ou des compétences essentielles des ressources :

Naviguez vers : Mon compte → Admin → [menu latéral] Ressources → Groupes si vous souhaitez ajouter un nouveau groupe de ressources ou Mon compte → Admin → [menu latéral] Ressources → Compétences des ressources pour ajouter une nouvelle compétence de ressources.

5. Véhicules - contraintes autour des véhicules qui peuvent être utilisés et tout attribut dont ils pourraient avoir besoin par exemple : contrainte liée à la taille, côtés hauts, etc :

Naviguez vers : Mon compte → Admin → [menu latéral] Véhicules → Groupes - afin d’ajouter un nouveau groupe de ressources ou Mon compte → Admin → [menu latéral] Véhicules → Attributs de véhicule - afin d’ajouter un nouvel attribut de véhicule.

Lorsque vous créez une mission pour un site avec un SLA, vous avez la possibilité de sélectionner l'accord de niveau de service requis dans le menu déroulant. Lorsque cette option est sélectionnée, les contraintes ajoutées lors de l'étape précédente seront ajoutées à la mission une fois sauvegardée :

 

Onglet Stock et équipement

Tout stock et équipement attribué à un contact apparaît ici. Il peut s'agir d'un stock ajouté à une mission ou simplement d'un historique des équipements déjà fournis sur le site.

L'historique détaillé des mouvements peut être affiché avec (1) la représentation du lieu de collecte et (2) la représentation du lieu de dépôt :

Les points de commande peuvent également être définis en sélectionnant une marque et un modèle dans votre liste de stock/équipement, puis en définissant la quantité minimale du niveau de stock à laquelle un réassort est déclenché :

Cela peut également être configuré dans l'onglet principal du rapport, sous la rubrique Stock :

Onglet Financier

L'onglet Financier fournit un relevé de toutes les transactions financières pour ce contact, y compris des informations telles que les coûts des missions, les frais de ressources et les frais de kilométrage des véhicules, ainsi que l'option de télécharger un relevé de comptes en PDF.

Vous pouvez effectuer une recherche par numéro de référence spécifique, ainsi que filtrer par site ou par fournisseur. En outre, vous pouvez également choisir d'inclure les missions des sous-contacts, c'est-à-dire celles effectuées dans les relations parent, enfant ou petit-enfant du contact.

Contrats
Si un contrat financier spécifique a été conclu, comprenant une caution et un plan de paiement futur, cliquez sur l'onglet "Contrats", puis sur "Ajouter" :

  

1. Définissez la date de fin du contrat - cette date est utilisée pour filtrer les contrats et établir des rapports

2. Ajouter le paiement initial (ex : caution)

3. Date de début du contrat

4. Cliquez sur Editer afin de définir la fréquence des paiements

5. Entrez le paiement mensuel

6. Si un contrat se prolonge au-delà de la période fixée (période minimale), remplissez cette section

7. Joignez tout contrat ou document scanné

• Voir les missions programmées du contrat
• Voir les factures créées et leur statut d'envoi
• Ajoutez tout stock/équipement qui a été fourni dans le cadre du contrat ou tout stock consommable.

En suivant le processus décrit ci-dessus, une facture mensuelle sera créée et apparaîtra dans la section Financier avec toutes les missions supplémentaires spécifiquement associées au contrat. La facture indiquera la date de création et devra être envoyée manuellement au client. Toutes les factures non-envoyées peuvent être extraites sous forme de rapport si vous le souhaitez en utilisant l'onglet Rapport situé dans le menu principal :

Opportunités commerciales

Cette fonction vous permet de suivre facilement les clients potentiels, et de fournir des informations détaillées sur le stade auquel vous vous trouvez pour chaque cas : du prospect initial au client effectif. Les informations contenues dans cette section de l'onglet Financier sont reproduites avec des détails filtrables dans la section spécifique Opportunités commerciales du menu latéral :

Une fois les informations saisies dans JobWatch, vous serez en mesure de produire des rapports facilement accessibles, présentant tous les éléments : des taux de conversion des opportunités commerciales aux performances de chaque représentant commercial.

Pour des informations plus détaillées, veuillez consulter l'article distinct sur les opportunités commerciales.

Termes

Cette section est particulièrement utile lorsqu'un contrat non-standard a été négocié avec, par exemple, des détails de paiement étendus.  Une fois que la limite de crédit a été fixée, des champs supplémentaires apparaîtront, permettant de prendre des décisions concernant les suspensions en cas de dépassement de la limite de crédit et si oui ou non cela s'appliquera également aux descendants :

Tarifs

Vous pouvez y personnaliser les tarifs pour ce contact, qui seront ensuite appliqués et utilisés pour la facturation et les devis. 

Cliquez sur les onglets 1-3 ci-dessous : La fenêtre pop-up " Tarifs " s’ouvre alors :

Remplissez le formulaire avec les informations pertinentes, en remplissant un formulaire différent pour chaque période si les prix diffèrent. Vous pouvez également ajouter des remises ou des majorations à l'aide de l'icône Ajouter remise.

Les tarifs peuvent être définis pour tous les types de missions ou pour chaque type de mission spécifique, selon les besoins.

Taxe

Le sous-onglet Taxe vous permet de conserver des informations relatives aux taxes et à la TVA sur vos clients, qui peuvent être utilisées pour diverses raisons.  Par exemple, vous pouvez créer un profil fiscal pour votre client, ce qui est utile si vous devez appliquer l'autoliquidation de la TVA (voir l'article séparé sur l'autoliquidation de la TVA pour plus de détails).

Ceux-ci sont également associés à des mots-clés et sont disponibles dans les modèles sous Mon compte > Admin > [menu Quick links] Modèles > Insérer mots-clés > [section] Contacts > [sous-menu] Contact/Contact parent.

Adapter les paramètres Financiers d'un contact

Pour les clients dont les tarifs se recoupent, il est possible de personnaliser la configuration des tarifs d'un contact, que ce soit pour un ou tous les types de missions.

Naviguez vers : CRM → [menu latéral] Contacts → sélectionner le contact → [onglet] Financier → [icône] Ajouter une remise :

 Pour plus d'informations sur les tarifs des missions et sur les tarifs sur plusieurs périodes, veuillez lire la section correspondante de l'article sur les missions.

Pour plus d'informations sur cette section, veuillez consulter l'article Financier complet.

Onglets Notes/Emails/Pièces jointes

Ces onglets font apparaître toutes les informations relatives à ce contact dans leurs catégories respectives depuis toutes les parties du système.

Par exemple, si vous savez qu'une Note « Requête client » a été créée par rapport à une mission mais que vous n'êtes pas sûr, à une date ultérieure, à quelle mission cette note se rapporte, vous pouvez effectuer une recherche à cet endroit et n'aurez pas à ouvrir chaque mission et à vérifier qu’une Note 'Requête client' existe. Vous pouvez simplement faire défiler la liste des Notes pour votre Contact. 

Ceci est également valable pour les e-mails et les pièces jointes. L'onglet Alertes affiche toutes les alertes générées pour ce contact. 

 

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