Les alertes sont simples à mettre en place et vous permettent de vous tenir au courant des informations qui vous intéressent le plus en temps réel. Les alertes concernent diverses zones, notamment Véhicules et ressources, Missions et Utilisateurs web, et peuvent être créées pour une occurrence unique ou régulière, vous permettant d'être plus proactif dans votre activité.

Cet article aborde les sujets suivants :

• Pour commencer
• Créer une alerte
• Alertes courantes
• Alertes générées et programmées
• Alerter l'utilisateur des changements
• Marquer une alerte comme non lue

Pour commencer

Les alertes sont regroupées et ajoutées dans la section Alertes de votre site :

Vous verrez maintenant trois zones différentes relatives aux alertes : " Créer une nouvelle alerte ", " Alertes envoyées " et " Alertes programmées " :

La marque blanche

Avant de mettre en place des alertes, vous devez vous assurer que votre Marque blanche a été correctement configurée.

La marque blanche est le processus grâce auquel tous les e-mails que vous envoyez via le site web de BigChange semblent provenir de votre adresse e-mail professionnelle, par exemple :  sarah@fastrepair.com, plutôt que de jobwatch@bigchange.com.  Il s'agit d'une étape essentielle, qui garantit que vos correspondances sortantes et toutes les réponses entrantes futures, passent par votre propre adresse e-mail, plutôt que par l'adresse par défaut , (jobwatch@bigchange.com), qui est une boîte de réception non-monitorée.

Pour configurer la marque blanche :

1. Naviguez vers : (1) Mon compte → (2) Mes préférences : 

2. Faites défiler vers le bas jusqu'à ce que vous trouviez la section Marque blanche, puis complétez la avec les détails appropriés. Appuyez sur Entrée et vous verrez apparaître 'Enregistré!' en vert à côté des informations, indiquant que les détails ont été sauvegardés automatiquement. Un bouton apparaitra également pour vous demander de confirmer votre adresse e-mail :

3. Cliquez sur le bouton "Confirmer votre adresse e-mail" et un nouveau message pop-up apparaîtra :

4. Vous recevrez ensuite un e-mail d'Amazon Web Services (AWS) vous demandant de cliquer sur le lien pour vérifier votre adresse e-mail. Vous devez cliquer sur le lien dans les 24 heures pour terminer le processus de configuration :

5. Une fois que vous aurez cliqué sur le lien, vous serez dirigé vers le site web de AWS et recevrez un message confirmant que votre marque blanche a été configurée avec succès :

Créer une alerte

Pour créer une alerte, naviguez vers : Alertes → Créer une nouvelle alerte :

Une fois que vous avez sélectionné cette option, la boîte de dialogue suivante apparaît et vous permet de créer l'alerte de votre choix :

A partir de là, vous pouvez commencer à créer le type d’alerte que vous souhaitez, en effectuant votre sélection dans chaque menu déroulant.  Pour chaque destinataire, vous aurez la possibilité de décider comment il recevra l'Alerte, que ce soit par SMS, e-mail, appareil ou pop-up. Les informations sur l'utilisateur web à sélectionner dans le menu déroulant proviennent des informations stockées concernant la ressource, mais elles peuvent également être ajoutées à main levée.

Lorsque vous atteignez la section 2. Sélectionnez les destinataires, vous pouvez cliquer sur 'Cliquez ici pour ajouter des destinataires dynamiques'.

Une liste pop-up s'ouvrira pour vous permettre d'ajouter des destinataires supplémentaires par groupes de tags.

Lorsque vous faites votre choix, veuillez noter que les SMS sont facturés à 0,06 € par message + TVA.

Si vous créez une alerte qui est envoyée par e-mail, vous avez la possibilité d'utiliser un modèle de corps de message personnalisé, plutôt que le message standard proposé. Si vous souhaitez l'utiliser, il vous suffit de sélectionner le modèle de votre choix dans le menu déroulant du champ indiqué ci-dessous :

Veuillez noter que sélectionner un modèle annulera l'objet de l'e-mail et le contenu du message définis dans les deux premières sections.

Si vous souhaitez utiliser un modèle, vous devrez d'abord le créer dans le back-office et définir l'utilisation pour l’e-mail et/ou le texte.  Pour configurer un Modèle, naviguez vers : Mon compte → Admin → Compte client → Modèles. Depuis cet endroit, vous pouvez cliquer sur " Ajouter", créer le modèle et Enregistrer.  Cliquez maintenant sur le modèle pour le rouvrir et passez à l'onglet Utilisation en haut à droite et ajoutez 'Alerte - Email' ou 'Alerte - SMS' comme type (cela les rendra visibles lors du choix d'un modèle pour l'alerte).

Alertes courantes

Vous trouverez ci-dessous des exemples de configurations d'alertes courantes que vous souhaiterez peut-être reproduire.

Alertes concernant les véhicules

Défauts signalés

Maintenance des véhicules

Zones dans les territoires

 N.B. Lorsque vous créez une alerte de ce type, vous devez d'abord créer un territoire pour qu'elle apparaisse dans le menu déroulant.  Naviguez vers : Map → [icône] cliquez sur l’oeil → [liste] Territoires → Gérer → Territoires. Vous pouvez alors choisir soit Créer votre propre territoire ou Importer un parmi les suggestions prédéfinies. Vous pouvez également modifier l'une ou l'autre option pour leur attribuer des couleurs de tag différentes.

Alertes sur les ressources

Expiration de compétences  Demande d'absence

Laisse tourner le moteur au ralenti

Conduit (x) km/h au-dessus de la limite de vitesse OU Conduit (x) km/h ou plus.  

Alertes sur les missions

La mission commence en retard  La mission est confirmée

La mission comprend un devis accepté

La mission comprend une réponse bloquante

Pour réussir à mettre en place ce type d'alerte, vous devez d'abord créer des réponses bloquantes. Naviguez vers : Mon compte → Admin → [menu latéral] Programme → Feuilles de travail → Voir → Question → Réponse bloquante.

 Financier

Alerte sur l'échéance de paiement des documents financiers

Notes

Expiration de la date d'échéance des notes

Alerte sur les dépenses

Alerte sur les tags

Ne serait-il pas utile de pouvoir créer une alerte qui se déclenche lorsque des éléments sont identifiés ? Il existe deux types d’alertes disponibles:

• Une alerte qui se déclenche quand un tag est ajouté
• Une seconde alerte qui se déclenche avant ou après la date enregistrée pour le tag.

Ces alertes peuvent être mises en place pour toutes les entités pour lesquelles des tags peuvent être enregistrés.

Alertes sur les niveaux de réapprovisionnement pour les véhicules et contacts

Le maintien de niveaux de stock corrects est essentiel au bon fonctionnement de votre entreprise et de ses finances, c'est pourquoi nous avons introduit ces alertes de réapprovisionnement pour les véhicules et les contacts.

Véhicules

Contacts

Alertes générées et programmées

Alertes générées

Une fois créées, les alertes peuvent être consultées en sélectionnant l'option Alertes envoyées, puis divers filtres peuvent être sélectionnés comme suit :

1. Le destinataire de l'alerte
2. La ressource à laquelle l’alerte fait référence
3. Le type d'alerte
4. La date à laquelle l'alerte a été envoyée
5. Le nombre d'alertes affichées

En cliquant sur une alerte, vous avez le choix entre Lu, Commentaires, Voir et Supprimer (ce qui ouvre l'élément à l'origine de l'alerte) ou supprimer :

Veuillez noter que certaines de ces options peuvent ne pas être présentes, selon les autorisations qui vous sont accordées.

Alertes programmées
Les filtres pour les alertes programmées vous permettent de filtrer par :

1. La personne ayant créé l'alerte
2. Le destinataire de l'alerte
3. La ressource à laquelle l’alerte fait référence
4. Le type d'alerte
5. Si l'alerte est actuellement active ou non
6. Le nombre d'alertes affichées

Vous pouvez également consulter toutes les alertes qui ont été programmées et voir le nombre de fois qu'elles ont été déclenchées. En cliquant sur une alerte, vous aurez la possibilité de la modifier, de la désactiver ou de la supprimer définitivement :  

Alerter l'utilisateur des changements

Il existe désormais des alertes supplémentaires pour avertir les utilisateurs lorsque des modifications ont été apportées dans des domaines spécifiques.  Les domaines concernés par ces nouvelles alertes sont les suivants :

• Contact
• Note
• Opportunités commerciales
• Elements de stock
• Contrat
• Mises à jour/annulation de missions
• Documents financiers
• Absences

Une alerte typique est présentée ci-dessous.

L'alerte peut être configurée pour montrer tout changement ou des changements spécifiques au statut d'une demande d'absence.  N'oubliez pas d'ajouter l'adresse e-mail de la ressource à l'origine de l'alerte dans le champ "Envoyer à".

Marquer une alerte comme non lue

Lorsque vous consultez votre liste d'alertes, il est possible de faire passer une alerte de "Lue" à "Non lues".

Pour ce faire, une fois connecté, cliquez sur l'onglet Alertes.  Les alertes Non lues seront automatiquement affichées, mais pour afficher toutes les alertes, y compris celles qui ont été lues, utilisez les options de filtrage sur le côté gauche et décochez la case Non-lus.

Une fois que la liste complète des alertes est affichée, localisez l'alerte "lus" que vous souhaitez changer en "Non-lus".  Cliquez sur l'alerte et sélectionnez "Marquer comme non-lue" :

Cliquez dessus et vous verrez réapparaître le sigle en forme de triangle/point d'exclamation à gauche de l'entrée de l'alerte dans la liste, indiquant qu'il s'agit maintenant d'une alerte non-lue :

 

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