Qu'est-ce qu'un modèle ?

JobWatch permet de créer une grande variété de modèles de documents et d'e-mails et de les adapter facilement à vos besoins.  Cette flexibilité permet de créer, d'enregistrer et d'envoyer des modèles perfectionnés pour des actions répétitives telles que les devis, la facturation et même pour les campagnes de marketing, en fonction des besoins. Les modèles permettent principalement de rationaliser votre flux de travail et de vous faire gagner du temps.

Les modèles apparaissent comme une option à différents endroits du site lors de la création de documents ou de l'envoi de messages qui sont susceptibles d'être des activités récurrentes. Cet article vous expliquera comment créer des modèles et vous montrera comment les utiliser à différents endroits dans JobWatch. Si vous souhaitez obtenir des informations supplémentaires ou de l'aide sur une quelconque section de ce guide, n'hésitez pas à prendre contact avec nos équipes : +33173293513 / service.client@bigchange.com

Cet article aborde les sujets suivants :

• A quoi peuvent vous servir les modèles?
• Options
• Création d'un modèle à l'aide de l'éditeur
• Création d'un modèle à l'aide du complément Microsoft Word
• Télécharger le document à utiliser comme modèle
• Ajout d'en-têtes et de pieds de page
• Définir un modèle par défaut pour les documents financiers
• Mots-Clés
• Utilisation de vos modèles
• Utilisation de formules pour les modèles
• Contrôle des différentes versions des modèles
• FAQs/Top Tips
• Limites des modèles

A quoi peuvent vous servir les modèles ?

Dans JobWatch, les modèles ont trois utilisations principales : les e-mails, les PDF et les SMS.

E-mails

Vous pouvez gagner énormément de temps en créant un ou plusieurs modèles pour les e-mails que vous envoyez régulièrement depuis BigChange.  Voici quelques exemples de domaines qui pourraient bénéficier de la création d'un modèle :

• Confirmation de mission : Incluez un lien de "confirmation de mission" dans votre e-mail, qui permettra à vos clients de confirmer une mission planifiée. Une fois qu'ils ont confirmé la mission à l'aide du lien, votre planning est automatiquement mis à jour et affiche le nouveau statut de la mission, ce qui signifie que le contour rouge devient alors vert dans votre Planning → Affichage → [onglet] Journée ). Cette fonction est également utile lorsque vous consultez votre planning à partir de la vue Liste, car elle vous permet de filtrer en fonction du stade d'activité d'un client, par exemple "confirmation non envoyée" ou "non confirmée".
• Envoi d'e-mails groupés : Il existe une fonction "Plus" / "Tout envoyer" qui vous permet d'envoyer le même e-mail en un seul bloc à partir de votre Planning (vue Liste) ou depuis votre liste de contacts. Vous pouvez utiliser un modèle pour créer un message qui sera formaté avec le même texte et les mêmes graphismes pour tout le monde, mais avec des sections spécifiques personnalisées pour le destinataire grâce à l'utilisation de mots clés. Cette fonction vous permet également d'utiliser un modèle pour envoyer un e-mail ‘marketing’ à tous les contacts ou uniquement à certains d'entre eux.
• Alertes clients : Utilisez un modèle pour créer un e-mail personnalisé qui sera envoyé à vos clients par le biais d'une alerte automatique. Par exemple, une alerte peut être définie pour qu'un e-mail soit envoyé au client lorsqu'il y a un changement de statut concernant sa mission, par exemple, le technicien s'est signalé comme étant "en route". Pour plus d'informations sur la manière d’effectuer ceci, une section utile sur les modèles d'alertes est disponible dans l'article sur les alertes.
• PDF : Vous pouvez créer un modèle pour tout bordereau d’intervention standard ou tout document PDF que vous envoyez régulièrement ou que vous enregistrez sur BigChange.
• Créer un bordereau d'intervention personnalisé : Plutôt que d'utiliser le "bordereau d'intervention standard", créez un modèle de bordereau d’intervention personnalisé qui pourra inclure tous les détails de la mission que vous souhaitez, ainsi que les réponses aux questions de la feuille de travail qui ont été fournies pour une mission particulière.
• Documents financiers : Créez des modèles personnalisés de qualité professionnelle pour envoyer vos documents financiers, par exemple des devis ou des factures, qui peuvent inclure différents éléments, etc.
• SMS Les modèles peuvent également être utilisés pour créer des messages à envoyer sous forme de SMS. Toutefois, lorsque vous utilisez ce format, n'oubliez pas la une limite de 160 caractères par SMS. Il s'agit d'une norme universelle, et non d'une norme propre à JobWatch. Si le nombre de caractères dépasse 160, le système décompose automatiquement le message en SMS supplémentaires. NB : Le coût de chaque SMS émis est de 0,06 € + TVA.

Exemples d'idées de modèles

Pour vous aider à comprendre comment les modèles peuvent être utilisés, voici une sélection des différents types de documents que vous pouvez créer :

 

Créer un modèle pour...	De quoi s'agit-il ?
Message de confirmation de mission	Créez un modèle de message pour tous les types de missions ou pour certains d'entre eux.  Ces messages peuvent être configurés de manière à envoyer automatiquement le message de votre choix en tant qu'e-mail de confirmation de mission - ce qui est extrêmement utile car vous pouvez utiliser un mot-clé pour inclure un "lien de confirmation de mission".
En-tête et pied de page	Créez vos en-têtes et pieds de page, puis enregistrez-les en tant que modèle "standard".  Lorsque vous souhaitez créer un nouveau modèle, il vous suffit d'appuyer sur "dupliquer" ainsi les en-têtes et pieds de page seront déjà en place.
Bordereau d'intervention (pour les missions uniques ou multiples)	Créez des bordereaux d'intervention personnalisés, soit standard pour toute votre entreprise, ou pour des types de missions spécifiques.  Utilisez des mots clés pour ajouter les éléments de la mission que vous souhaitez afficher. Vous pourrez les formater de manière à reproduire la présentation de vos autres documents.
Feuilles de travail / Flux de travail de tiers	Vous pouvez créer un document destiné à des tiers, par exemple une enquête de satisfaction auprès de clients.
Documents financiers	Utilisez des modèles pour créer une présentation cohérente de tous vos documents financiers, par exemple une facture, un devis, etc. Ces derniers peuvent être configurés pour insérer automatiquement des informations pertinentes à l'aide de mots clés.
Alertes	Lors de la création d'une alerte, vous avez la possibilité d'utiliser un message standard ou de sélectionner votre propre modèle et une utilisation appropriée. Veillez à ce que le modèle que vous créez soit adapté au format que vous comptez utiliser, qu'il s'agisse d'un SMS, d'un e-mail ou d'un PDF, par exemple un bref SMS adressé à un client avec heure probable d’arrivée d'un ingénieur.
E-mails fréquents	Lorsque le même e-mail est régulièrement envoyé aux clients, par exemple l’envoi un bordereau d'intervention à la fin d'une mission, vous pouvez créer un modèle d'e-mail qui l'accompagne. Si vous combinez ce système avec l'envoi automatique de documents, vous obtenez un processus personnalisé et sans contact.

 

 

Comment créer des modèles

Options

Vous avez le choix entre deux options pour créer un modèle : l'éditeur de modèles et le complément Microsoft Word BigChange.

Le premier est parfait pour les modèles simples, tels que les alertes ou ceux qui ne nécessitent que de besoins basique en matière d'image de marque ou lorsqu’un pdf ne conviendrait pas.

En revanche, pour des besoins plus complexes et des besoins plus importants, notamment en terme d'image de marque, le complément (aussi appelé "extension") Word peut être un choix plus approprié, mais le document qui en résultera ne sera disponible qu'au format PDF.

Une fois que vous vous serez familiarisé avec les possibilités offertes par ces deux options, vous saurez instinctivement quelle est la meilleure option pour chaque nouveau modèle que vous créez.

 

Création d'un modèle à l'aide de l'éditeur

Un guide étape par étape (étapes 1 à 5)

Étape 1 :  Une fois que vous vous êtes connecté au site, accédez à la section Admin (Mon compte -> Admin).  Un lien vers les "Modèles" figure au bas de la section "Liens rapides", mais vous pouvez également trouver les "Modèles" en cliquant sur le menu latéral "Compte" et en choisissant "Modèles" :

Étape 2 : Vous avez maintenant la possibilité de : (1) Créer un tout nouveau modèle en cliquant sur Ajouter ; (2) Rechercher une catégorie de modèle existante en cliquant sur Utilisation, par exemple Document financier ; (3) Chercher un mot/nom spécifique pour utiliser ou modifier un modèle existant :

  

Étape 3 : En cliquant sur "Ajouter", vous ferez apparaître un menu pop-up intitulé "Éditer le modèle".  Remplissez-le en ajoutant :

1. Le nom de votre modèle, par exemple "E-mail de confirmation de mission".
2. Décidez si le modèle sera créé ici, dans l'éditeur BigChange, ou dans l'extension Word BigChange, puis importé.
3. Un nom de fichier PDF par défaut sera créé, mais vous avez la possibilité de modifier le nom du fichier en utilisant du texte libre et des mots-clés.
4. Le sujet de l'e-mail.
5. Le corps du message. Voir ci-dessous les points concernant les options/instructions sur la manière de formater le contenu.

Vous disposerez également d'autres options pour personnaliser davantage le design de votre modèle :

1. Orientation - Portrait/Paysage
2. Marges - Lors de la création ou de la modification de modèles, vous pouvez spécifier la taille des marges. Cela signifie que lorsque vous imprimez/créerez un PDF d’un document à l'aide d'un modèle, la taille des marges sera définie vous-même. Par défaut, les marges sont toutes fixées à 1,25 cm.  Pour modifier cette valeur, il suffit d'ouvrir un modèle existant (ou d'en créer un nouveau) et, vous trouverez des cases vous permettant de spécifier la taille des marges supérieures, inférieures, gauches et droites. Pour plus d'informations, vous pouvez lire cet
3. En-tête et pied de page - ils sont expliqués en détail ci-dessous
4. Tableau - Une façon simple d'insérer un tableau basique.
5. Ligne horizontale - Cliquez ici ou appuyez sur Ctrl+enter pour insérer une ligne horizontale dans votre modèle.
6. Insérer un saut de page - Ce bouton permet d'insérer facilement un saut de page.
7. Lien - En cliquant sur ce bouton, vous ferez apparaître une petite fenêtre contextuelle dans laquelle vous pourrez choisir le texte et l'URL que vous souhaitez afin de l’ajouter en lien dans votre modèle.
8. Image - Vous pouvez ajouter des photos/images à votre modèle en utilisant ce bouton ; il vous sera demandé de saisir l'URL de l'image, puis de cliquer sur "Insérer une image".
9. Mode code - Cette option vous permet d'afficher (et de modifier) le code HTML du modèle. Plus d'informations à ce sujet ci-dessous.
10. Enregistrer - N'oubliez pas de cliquer sur Enregistrer avant de quitter la fenêtre pop-up du modèle !

NB : Vous pouvez également définir la largeur de l'image en utilisant des mots-clés : En ajoutant une question de feuille de travail impliquant une photo, cela vous permet de modifier la largeur de l'image en cm. La hauteur sera configurée automatiquement, afin de maintenir les proportions de l'image. Naviguez vers : Mon compte → Admin → [Menu Lien Rapides] Paramètres généraux du compte → [menu latéral] Modèles → Sélectionner Ajouter/Modifier → Insérer un mot-clé → [onglet] Missions → [sous-menu] Question feuille de travail

Lorsque vous êtes satisfait de votre modèle, cliquez sur Enregistrer.

Étape 4: L'onglet 'Utilisation'.

Pour que votre modèle nouvellement créé apparaisse dans la liste des modèles disponibles sur le site, vous devez lui avoir attribué une utilisation dans l'onglet "Utilisation", ce qui signifie que vous devez indiquer au système à quoi servira le modèle : bordereau d’intervention, e-mail de confirmation, etc. Sélectionnez le modèle que vous venez de créer dans la liste et appuyez sur 'Editer' pour le rouvrir.  Cliquez sur l'onglet "Utilisation" dans le coin supérieur droit de la fenêtre pop-up et "+Ajouter" afin d'ajouter autant d'utilisations que nécessaire pour ce modèle. La liste complète des options est présentée ci-dessous :

Lors de l'ajout de certains types d'utilisation, tels que Bordereaux d'intervention ou Documents financiers, des détails supplémentaires vous seront demandés afin de permettre un contrôle plus approfondi. Par exemple, vous pourriez vouloir envoyer différents messages de confirmation de mission à un client en fonction du type de mission effectuée.

Étape 5: Enfin, cliquez sur Enregistrer. Votre modèle sera désormais disponible sur l'ensemble du site, partout où son utilisation est appropriée.

 

Création d'un modèle à l'aide du complément Microsoft Word

Pour plus d'informations concernant son téléchargement et sa configuration, veuillez lire l'article distinct Complément Microsoft BigChange . Le complément Microsoft Word BigChange vous permet de tirer pleinement parti des fonctionnalités d'édition de Word. - comme par exemple les filigranes, les images intégrées, les tableaux - et de les combiner avec les avantages de JobWatch. 

L'extension vous permet d'insérer des mots-clés de BigChange directement dans n'importe quel document Word, puis d'importer le document dans JobWatch. Votre nouveau document fonctionnera comme s'il avait été créé dans JobWatch, avec tous les avantages liés au publipostage auxquels vous êtes habitué. 

Toutefois, sachez qu'il sera importé en tant que PDF et qu'il ne conviendra donc pas à l'envoi d'e-mails ou de SMS. Par exemple, vous pouvez utiliser un modèle de facture Word prédéfini et y inclure des mots-clés JobWatch tels que "Nom du contact" et "Numéro de référence". 

Pour ce faire, ouvrez un modèle de facture dans Word et sélectionnez Insérer dans la bannière.  Vous verrez alors apparaître l'extension BigChange :

Cliquez sur l'extension et choisissez Insérer un mot-clé ou une formule :

 

Placez ensuite votre curseur à l'endroit souhaité dans le modèle, (1) cliquez pour le positionner ou surlignez-le s'il y a du texte existant et (2) sélectionnez le mot-clé souhaité dans le menu :

Le mot-clé apparaît alors dans le texte sous la forme suivante :

Veuillez noter que bien que vous puissiez leur appliquer une mise en forme, c'est-à-dire modifier la couleur ou la police du texte, vous ne pouvez pas modifier le texte des mots-clés. Si vous tentez de le faire, le modèle ne fonctionnera pas correctement. Après avoir ajouté tous les mots-clés souhaités, le modèle ressemblera à ceci :

Enregistrez ensuite le modèle pour vous assurer qu'il n'y a pas d'erreurs :

Enregistrez ensuite votre document, comme d'habitude.   Lorsqu'il est importé dans JobWatch et qu'un document financier est généré, il utilisera automatiquement les informations correctes de votre CRM.

 

Télécharger le document à utiliser comme modèle

Lorsque vous êtes connecté à BigChange en tant qu'administrateur, naviguez vers : Mon compte → Admin → [liens rapides] Modèles → Ajouter et donner un nom au modèle.

• Cliquez sur Type de modèle et sélectionnez Document Word. Vous serez alors invité à joindre votre document Word, soit en le glissant et en le déposant, soit en cliquant sur le bouton et en sélectionnant le fichier dans votre gestionnaire de fichiers.

• Une fois le fichier téléchargé, enregistrez et fermez.

• Rouvrez le modèle et ajoutez l’utilisation souhaitée dans l'onglet Utilisation en haut à droite. Dans cet exemple, nous avons créé une facture et nous allons donc la sélectionner :

• Documents financiers
• Tout type

Notez que le format sera PDF par défaut :

Ce processus peut être répété pour les bordereaux d'intervention ainsi que pour les documents financiers. Lorsqu'une facture est établie à l'aide de ce modèle, le document terminé se présente comme suit :

Ajout d'en-têtes et de pieds de page

Dans la plupart des cas, vous souhaiterez personnaliser vos e-mails en y ajoutant vos propres coordonnées et/ou logos.  Pour ajouter un en-tête ou un pied de page, cliquez sur Éditer :

Vous pouvez désormais ajouter du texte, des tableaux, des images, etc. selon vos besoins.  Par exemple, dans l'en-tête ci-dessous, un logo a été ajouté - cela peut être fait en copiant et en collant l'URL de l'image via les photos :

Si vous n'êtes pas sûr de l'URL de votre logo, vous pouvez la trouver en naviguant vers Mon compte → Admin → Paramètres généraux du compte → [section] Détails du compte.

 Une fois que vous avez ajouté tout ce que vous souhaitez dans cette section de votre modèle, cliquez sur Enregistrer et fermez. Rouvrez maintenant le modèle et attribuez-lui une ou plusieurs utilisations afin qu'il soit identifiable et utilisable : 1) Utilisation -> +Ajouter -> Format par défaut, par exemple e-mail -> Type, par exemple Document financier -> remplissez les champs supplémentaires qui apparaîtront, en fonction de votre sélection -> Enregistrer -> Fermer :

Vous pouvez maintenant prévisualiser votre modèle pour vérifier qu'il vous convient en le sélectionnant dans la liste et en cliquant sur Aperçu :

Cette opération permet de télécharger une copie qui s'affichera sur votre écran et sur laquelle il vous suffira de cliquer pour l'ouvrir :

Veuillez noter que l'emplacement du téléchargement varie en fonction du navigateur que vous utilisez.

Si vous enregistrez ce modèle comme modèle de base et que vous cliquez ensuite sur dupliquer, à chaque fois que vous créez un nouveau modèle, l'en-tête et le pied de page seront toujours remplis sans qu'il soit nécessaire de répéter ce processus !

 

Utilisation de vos modèles

Définir un modèle par défaut pour les documents financiers

Une fois que vous avez créé vos modèles personnalisés pour les documents financiers, vous devez les définir comme préférences par défaut. Naviguez vers : Mon compte > Admin > [menu latéral] Financier > Documents financiers et opportunités commerciales.  Notez que cette section a été récemment modifiée, les options à cet endroit affichant désormais "Référence automatique" et "Éditer". 

En cliquant sur "Éditer", vous ouvrirez une fenêtre pop-up vous permettant d'afficher plus de détails sur les paramètres de l'onglet, y compris la possibilité de choisir un modèle par défaut pour ce type de document, à partir de votre liste.

 

Mots-Clés

Les mots-clés sont les composants fondamentaux du système de modèles et sont similaires aux "champs de fusion" de la fonction de publipostage de Microsoft Word. Les mots-clés sont en fait une marque substitutive pour du contenu dynamique en constante adaptation. Par exemple, lorsque vous écrivez un message, vous pouvez commencer par "Cher Monsieur Smith". Toutefois, la partie "Monsieur Smith" du texte changera pour chaque message que vous enverrez. Dans ce cas, nous utiliserons plutôt les mots-clés "Titre" et "Nom de famille" - Cela permettra d'extraire les informations de façon à ce que le titre d'une personne soit modifié pour correspondre au destinataire, de même que le nom de famille.

L'insertion de "mots-clés" dans vos modèles vous permet de créer automatiquement des messages ou des documents personnalisés, sans avoir à insérer manuellement des informations spécifiques. Ils vous permettent de créer des messages ou des documents sur mesure et portant votre signature, les champs personnalisés étant automatiquement remplis. Dans la fenêtre pop-up d'un modèle, lorsque vous modifiez le champ "Message", vous avez la possibilité de cliquer sur "Insérer un mot-clé", ce qui fait apparaître une nouvelle fenêtre pop-up de mots-clés et vous permet de sélectionner un mot-clé à insérer :

Onglet Notes & Onglet Contacts :

• A cet endroit, vous pouvez choisir d'inclure des informations clés sur votre client (ou contact parent) et toutes les notes qui s'y rapportent. Par exemple, vous pouvez utiliser le mot-clé "Prénom" pour configurer votre message de manière à ce qu'il commence par "Cher prénom", le "prénom" sera alors renseigné par le nom du destinataire enregistré dans le CRM au moment de l'envoi.

Onglet Missions :

• Choisissez parmi ces mots-clés pour inclure des détails sur la mission (qui, quand, combien de temps, etc.) ou des mouvements de stocks liés à la mission.

Onglet Financier :

• Ces mots-clés se rapportent à tout élément financier, y compris les informations concernant les contrats ou les opportunités commerciales.

 Onglet Divers :

• Vous trouverez ici d'autres mots-clés utiles, notamment pour l'insertion de formules ou de sous-modèles. Le mot-clé "Formule" peut être utilisé pour un branchement conditionnel. Il existe deux types de formules disponibles :

1. Une formule conditionnelle ("Condition") : par exemple, si A > B alors afficher C, sinon afficher D
2. Une formule opérationnelle ("Opération") : par exemple, A + B

A, B, C et D peuvent être du texte, du html, des nombres ou des mots-clés (cela signifie que vous pouvez utiliser une formule à l'intérieur de votre formule, c'est-à-dire que vous pouvez incorporer une formule à l'intérieur d'une autre formule). Exemple de choses que vous pouvez effectuer :

• Si le total de la facture > 1000 et les conditions de paiement * 1.5 < 50, le lien "devis-acceptation" est affiché, sinon si la note <> vide, la note est affichée, sinon une image est affichée.
• Si le total de la facture > 1000, afficher le total de la facture, sinon ne rien afficher.
• Sachez que l'insertion des mots clés "nom d'utilisateur", "e-mail d'utilisateur" ou "signature d'utilisateur" est liée à l'utilisateur connecté qui envoie/crée le document à ce moment-là, ainsi quel que soit le contenu que l’utilisateur a enregistré sous Mon compte -> Paramètres, c’est ce qui s'affichera dans le document final. (Par exemple, vous ne voudriez pas utiliser la "signature de l'utilisateur" comme mot-clé pour signer un bordereau d'intervention, mais plutôt le mot-clé "signature" pour la mission).

Enregistrer et prévisualiser :

• Une fois que vous avez cliqué sur enregistrer votre modèle, vous pouvez le prévisualiser pour vérifier qu'il est correctement formaté. Pour ce faire, dans la liste des modèles, cliquez sur le modèle que vous souhaitez vérifier et vous aurez la possibilité de le "Aperçu".  Cette option permet de télécharger une version PDF du modèle et de voir à quoi ressemblera le document final.

Dupliquer un modèle :

• Si vous devez créer un autre modèle, mais que vous souhaitez copier certains éléments d'un modèle existant (par exemple, vous avez déjà créé un en-tête/pied de page que vous souhaitez réutiliser), pour gagner du temps, vous avez la possibilité de cliquer sur "Dupliquer" un modèle. Cela fera apparaître une nouvelle fenêtre pop-up modèle, préremplie avec le contenu du modèle existant, que vous pourrez enregistrer sous un nouveau nom et modifier si nécessaire.

Verrouiller un modèle :

• Verrouiller un modèle pour limiter les modifications : Un modèle peut être verrouillé pour empêcher d'autres utilisateurs de le modifier facilement ou accidentellement. Lorsque vous cliquez sur un modèle, vous remarquerez qu'il existe une option "Verrouiller". En cliquant sur "Verrouiller", le modèle est verrouillé. Cela signifie que lorsqu'un utilisateur clique sur "Modifier", il reçoit le message suivant : "Ce modèle est verrouillé et ne peut pas être modifié pour le moment." Ce niveau de sécurité supplémentaire pour votre modèle incitera les autres utilisateurs à déterminer s'ils souhaitent réellement le modifier ou non.
• Pour rendre le modèle à nouveau modifiable, l'utilisateur qui l'a verrouillé peut facilement le déverrouiller en cliquant sur "Déverrouiller".

'Éditer' un modèle :

• Il se peut que vous souhaitiez modifier un modèle précédemment enregistré, et ceci peut être effectué très facilement. Lorsque vous consultez votre liste de modèles, trouvez le modèle que vous souhaitez modifier (vous pouvez utiliser le champ de recherche en haut de la page pour le trouver rapidement) et cliquez dessus pour faire apparaître l'icône "Éditer".  La fenêtre pop-up du modèle s'ouvre alors et vous pouvez le modifier comme vous le souhaitez.  N'oubliez pas de cliquer sur Enregistrer lorsque vous avez terminé !

Utilisation de vos modèles

Maintenant que vous avez créé un modèle, vous avez la possibilité de l'utiliser sur l'ensemble du site pour diverses tâches.  Nous avons inclus quelques exemples ci-dessous pour vous aider à démarrer. Par exemple :

1- Un modèle d'e-mail pour envoyer des confirmations de mission à vos clients

• Cliquez sur Créer un nouveau modèle et dans le corps du modèle, tapez l'e-mail que vous souhaitez envoyer aux clients lorsqu'ils confirment leur mission. Ce message peut inclure des mots-clés concernant les détails de la mission (par exemple, l'heure, la date et la référence).
• Pour permettre aux destinataires de confirmer leur mission, vous devez insérer le mot-clé correspondant au lien de confirmation de la mission. Pour ce faire, cliquez sur le bouton "Insérer un mot-clé" et, sous l'onglet " Missions ", faites défiler l'écran jusqu'à ce que vous trouviez " Lien de confirmation ".

  

• Une fois que vous avez finalisé le contenu du modèle, vous devez en définir l'utilisation ; cliquez sur l'onglet Utilisation et cliquez sur +Ajouter. Pour que le modèle soit disponible en tant qu'e-mail de confirmation de mission, vous devez choisir "E-mail" comme format par défaut, puis sélectionner "Confirmation de mission" comme type. L'option permettant de choisir un type de mission apparaît alors ; sélectionnez "Tout type" ou choisissez un type de mission particulier, puis cliquez sur Enregistrer.  Cette utilisation apparaît alors dans la liste des utilisations.
• Accédez maintenant à votre Planning et, dans la vue Quotidienne, cliquez sur la mission pour laquelle vous souhaitez envoyer un e-mail de confirmation. Cliquez sur l'option "Envoyer la confirmation" et une fenêtre pop-up apparaîtra vous permettant de personnaliser le message.  Au-dessus de la zone de texte, cliquez sur "Modèles" et sélectionnez le modèle que vous venez de créer dans le menu déroulant.  Vous verrez maintenant votre modèle apparaître dans la zone de texte, et tous les mots-clés seront complétés par des informations actualisées, y compris le lien de confirmation de mission. Votre message est maintenant prêt à être envoyé.
• Votre contact recevra l'e-mail et pourra cliquer sur le lien de confirmation de mission pour confirmer sa mission/son rendez-vous. Une fois effectué, le statut de la mission sera automatiquement mis à jour et vous verrez que le contour de la mission sur le calendrier passera du rouge au vert.

Exemple 2- Un modèle PDF pour la création d'un bordereau d’intervention pour les missions terminée.

• Créer un bordereau d'intervention dans le complément Microsoft Word : Veuillez consulter la section séparée ci-dessus pour une explication détaillée de la procédure à suivre.
• Validez et importez le bordereau d'intervention et ajoutez l'utilisation à votre modèle : Cliquez sur l'onglet Utilisation et "+Ajouter" l'utilisation appropriée ; dans ce cas, sélectionnez "PDF" comme format par défaut et choisissez "Bordereau d’intervention (mission unique)" comme type. Vous devez ensuite sélectionner les types de missions auxquels ce bordereau d'intervention est associé (c'est-à-dire les types de mission qui utilisent la feuille de travail dont vous avez inséré les détails dans ce modèle).
• Enregistrez et prévisualisez votre bordereau d'intervention : Revenez à l'onglet Modèles et cliquez sur Enregistrer. Recherchez votre nouveau modèle dans la liste et cliquez sur "Prévisualiser". Cela vous permet de vérifier que vous êtes satisfait de la présentation finale (notez que les mots-clés n'apparaissent pas encore - ils seront renseignés lorsque vous utiliserez le modèle pour une mission réelle).
• Choisissez votre modèle pour créer un bordereau d'intervention pour une mission : Dans votre Planning, cliquez sur une mission qui utilise le type de mission/les feuilles de travail utilisés pour votre modèle. Dans la fenêtre pop-up de la mission, cliquez pour afficher le "bordereau d'intervention" et une nouvelle fenêtre pop-up apparaîtra vous permettant de sélectionner votre modèle dans un menu déroulant. Un aperçu de votre modèle devrait apparaître et vous pouvez alors choisir de le télécharger (PDF), de l'attacher à la mission ou d'envoyer une copie du bordereau d'intervention par e-mail.

Utilisation de formules pour les modèles

Les types de formules vous permettent de personnaliser davantage les modèles que vous créez, par exemple en utilisant Format et Opération de date.

Naviguez vers :  Mon compte > Admin > [Menu contextuel] Modèles > [Bouton] Insérer un mot-clé > [onglet] Divers > [Section] Divers > Formule. 

Format vous permet de décider du format que vous préférez pour un champ spécifique.  Par exemple, vous pourriez créer plusieurs copies de modèles en utilisant des façons spécifiques à chaque région pour indiquer la date :

Opération de date vous permet d'utiliser n'importe quel mot-clé concernant le champ de la date, par exemple Date actuelle, Date d'échéance, Date de la facture, pour créer une nouvelle date ou heure à afficher, en fonction de votre sélection parmi les options disponibles :

Par exemple, vous pourriez créer une formule qui affiche une date 3 jours avant la date de début du contrat, date à laquelle tout le stock convenu sera disponible dans votre entrepôt :

 

Conditions Lorsque vous utilisez des formules conditionnelles, veuillez tenir compte de la légende suivante concernant les symboles mathématiques :

  

 

Contrôle des différentes versions des modèles

Il arrive de créer une nouvelle version d’un document et de regretter ensuite de l'avoir supprimé.  Cette mise à jour vous mettra fin à ce genre de situation. Lorsque vous créez une version mise à jour d'un modèle, il vous sera demandé si vous souhaitez sauvegarder la version originale.  Jusqu'à 5 versions d'un modèle peuvent être stockées et accessibles via l'icône Restaurer.

 

FAQs/Astuces

• Définissez votre police de caractères

Vérifiez que la police et le formatage de votre modèle sont corrects en les mettant tous en surbrillance (ctrl+A) et en les réinitialisant.  Il peut être nécessaire de surligner les mots-clés séparément afin de les reformater.

• Modèle standard

Créez un modèle appelé "modèle standard" avec votre en-tête/pied de page idéal (par exemple, votre logo dans l'en-tête et vos coordonnées dans le pied de page). Une fois ce modèle enregistré, chaque fois que vous aurez besoin de créer un nouveau modèle à l'image de votre entreprise, vous pourrez simplement choisir de dupliquer celui-ci et vous n'aurez plus qu'à mettre à jour la section "corps de texte". Vous bénéficiez ainsi d'une image de marque cohérente dans tous vos messages et documents.

• Comment obtenir l'URL d'une image ?

Flickr, ou tout autre site similaire, vous permettra d'héberger une image et vous fournira un lien que vous pourrez utiliser.  La meilleure façon de conserver une image pour l'utiliser est de l'ajouter à la bibliothèque de fichiers ou de la télécharger dans l'onglet Pièces jointes d'un contact dans votre CRM. Cliquez sur l'image dans l'onglet Pièces jointes et une nouvelle fenêtre s'ouvrira, vous indiquant l'URL de l'image.

• Envoyer des alertes automatiques aux clients afin de leur rappeler leur mission le jour même.

Utilisez un modèle pour configurer une alerte qui sera envoyée aux clients afin de leur rappeler la mission/le rendez-vous qui a lieu le jour-même (pour ce faire, utilisez le changement de statut d'une ressource vers une mission "acceptée", ce qui est généralement fait par un ingénieur le matin à la première heure).

• Lien de paiement en ligne dans les mots-clés

Veuillez noter que cette option ne sera disponible que dans les mots clés des clients ayant un compte Judo lié.

 

Limites des modèles

Certaines limitations s'appliquent à l'éditeur interne du créateur de modèles, et ne s'appliquent pas à l'utilisation de l'extension Word.

• Feuilles de calcul complexes

Il est possible de créer des tableurs de base dans le module Modèle, mais il n'est pas possible de formater des lignes, de fusionner et de remplir des cellules.

• Documents texte volumineux

JobWatch peut être utilisé pour créer des documents contenant de grandes quantités de texte, cependant, il n'a pas été conçu comme un logiciel de traitement de texte. Le formatage est limité en ce qui concerne les puces, les colonnes, les polices et les styles de numérotation.

• Emboîtement de modèles/sous-modèles

L'éditeur en ligne permet d'ajouter des sous-modèles afin que le contenu se répète. Le nombre exact de sous-modèles pouvant être utilisés dans le système dépend de leur contenu. Toutefois, les modèles comportant beaucoup de sous-modèles peuvent prendre du temps voire ne pas s'afficher. Dans ce cas, nous recommandons de réduire le nombre de sous-modèles ou d'envisager l'utilisation d'un document sur mesure.

• Quand un document sur mesure est nécessaire

De nombreux clients de BigChange utilisent les versions standard des bordereaux d'intervention et des documents financiers car ces documents ont une présentation claire et contiennent toutes les variables dont ils ont besoin. Toutefois, certains clients ont choisi d'apposer l'identité visuelle de leur entreprise sur tous les documents qu'ils produisent. Il peut s'agir de mises en page, de polices, de graphismes et de couleurs personnalisés qu'il est difficile de reproduire à l'aide de la fonctionnalité Modèle. Dans la majorité de ces cas, pour répondre aux besoins de ces clients, notre équipe de services professionnels peut établir un devis et reproduire tout document existant, ce qui permet d'obtenir un résultat professionnel, idéal pour les mises en page les plus complexes.

 

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