JobWatch offre une solution intégrée et instantanée, sans papier, qui vous permet de créer et de gérer facilement les documents financiers de votre entreprise. Les types de documents financiers suivants peuvent être conçus, personnalisés et envoyés via JobWatch :
- Factures
- Avoirs
- Devis
- Bons de réception
- Factures Proforma
- Bons de commande
- Bons de livraison
- Opportunités commerciales
Les documents ci-dessus peuvent être créés en regard d’un contact dans le CRM, d’une mission, d’un groupe de missions ou simplement en tant que document autonome.
JobWatch étant un système entièrement intégré, vous pouvez également créer un document financier dans une partie du système et l'utiliser ensuite aisément dans une autre partie, sans avoir à saisir à nouveau les données.
Cet article aborde les sujets suivants :
- Créer un devis
- Administration
- Références automatiques
- Onglet Éditer et Détails
- Onglet Notes au client
- Onglet Acceptation du devis
- Champs personnalisés
- Création de devis dans le front-end
- Créer un modèle financier
- Validité du devis
- Envoyer un devis
Créer un devis
Veuillez noter que les documents financiers étant créés de la même manière, les devis seront examinés en détail et utilisés comme exemple.
La nature cohésive de JobWatch vous permet de produire des devis dans Opportunités commerciales et de les assigner ensuite à une mission une fois le devis accepté. Vous pouvez voir d'un coup d'œil les devis qui n'ont pas encore reçu de réponse et ceux qui ont été rejetés ou acceptés.
Vous pouvez également ajouter des alertes qui vous préviennent lorsqu'un devis a été accepté ou rejeté, ou lorsqu'une échéance est atteinte.
Si vous souhaitez ajouter votre logo à vos documents financiers, vous pouvez le faire de la manière suivante :
Naviguez vers : Mon compte > Admin > [Liens rapides] Paramètres généraux du compte > Détails du compte et ajoutez une URL répondant aux dimensions et à la résolution souhaitées dans le champ correspondant indiqué ci-dessous :
Administration
Avant de pouvoir créer des devis, la personne qui les crée doit disposer des autorisations nécessaires dans le back-office.
Naviguez : Mon compte → Admin → [menu latéral] Utilisateurs Web → Rôles → [type] Financier :
Toujours dans le back-office, naviguez dans Mon compte → Admin → (1) [menu latéral] Financier → (2) Documents financiers et Opportunités commerciales → (3) Devis :
En cliquant sur "Devis", une nouvelle fenêtre s'ouvrira avec deux options :
- Référence automatique
- Éditer
Références automatiques
Cette fonction vous permet de configurer les références selon vos préférences personnelles, en utilisant un formatage des numéros dans le style d'Excel.
Le champ 'Préfixe de référence' vous permet d'utiliser des préfixes de catégorie appropriés pour faciliter le tri et la recherche, par exemple DEV/ pour les devis, BC/ pour les bons de commande, etc.
Le champ 'Format' vous permet de définir un format de numéro de référence par défaut, par exemple pour forcer une référence à 5 chiffres, tapez '00000' dans la case format, ou si vous voulez utiliser des tirets pour séparer les milliers, tapez '000-000' dans la case. Si vous le souhaitez, vous pouvez également insérer des caractères spécifiques entre les chiffres, par exemple "000/000".
Enfin, le champ 'Prochain numéro' permet de définir le premier numéro de la séquence afin de s'assurer qu'elle ne répète pas les numéros qui ont pu être utilisés précédemment.
Onglet Éditer et Détails
En cliquant sur Éditer, une nouvelle fenêtre s'ouvre. Onglet Détail Par défaut, il s'ouvre sur l'onglet Détail qui vous permet de sélectionner votre modèle par défaut concernant le secteur financier sur lequel vous travaillez - dans ce cas, un devis. Lorsque vous avez sélectionné le modèle de votre choix, cliquez sur Enregistrer.
Onglet Notes au client
La fonction "Notes au client" est un raccourci utile, qui évite d'avoir à saisir plusieurs fois les mêmes informations. Cette fonction est particulièrement utile dans les domaines où des détails précis sont nécessaires, par exemple les conditions générales ou les informations relatives à la garantie.
Les notes au client sont établies dans le back-office, commencez donc par naviguer vers : Mon compte → Admin → [menu latéral] Financier → Documents financiers & Opportunités commerciales. Sélectionnez le type de document et cliquez sur Modifier, puis sur l'onglet Notes au client.
Vous pouvez maintenant modifier les notes existantes ou cliquer sur "+Ajouter" pour en créer une nouvelle :
- Titre de la note - ce champ sert d'abréviation au texte complet. Choisissez donc un titre immédiatement identifiable, par exemple Garantie ou Devis. Le client ne verra pas ce titre.
- Note au client - il s'agit du texte complet que vous souhaitez voir figurer dans votre correspondance avec le contact.
Une fois l'étape du back-office terminée, la fonctionnalité est prête à être utilisée.
Lorsque vous créez ou modifiez un document financier et que vous atteignez le champ "Notes au client", vous verrez en bas à droite "Choisir une note". Cliquez dessus et un menu déroulant apparaîtra, affichant les notes que vous avez créées. En cliquant sur le titre souhaité, le champ "Note au client" se remplira du texte que vous avez ajouté à ce libellé. Une fois le texte ajouté, un "i" apparaît sur le côté droit. En survolant le "i" avec votre curseur, le texte s'affichera.
Onglet Acceptation du devis
En cliquant sur l'onglet Acceptation du devis, vous ouvrez la page Acceptation par défaut et vous pouvez personnaliser l'apparence de vos boutons de réponse sur votre document/email client. Un exemple est présenté ci-dessous :
De même, en cliquant sur la page Saisie et réception des acceptations, vous pourrez la personnaliser en ajoutant le modèle, le texte correspondant au bouton et les champs personnalisés de votre choix.
Le client recevra un lien d'acceptation par courrier électronique ressemblant à ceci :
Voir l'article complet Acceptation du devis pour plus de détails.
Champs personnalisés
Avant de quitter le back-office, si vous souhaitez créer des champs personnalisés, vous pouvez le faire en naviguant vers : Mon compte → Admin → [menu latéral] Champs personnalisés des documents financiers, puis en sélectionnant le type de document :
Vous verrez alors apparaître une fenêtre pop-up dans laquelle vous pourrez ajouter les détails souhaités, y compris si vous souhaitez que ce champ soit obligatoire ou non, par exemple :
Lorsque vous confirmez qu’une réponse doit être obligatoire, un champ conditionnel apparaît pour vous demander si vous souhaitez une réponse spécifique oui/non ou si n'importe quelle réponse est acceptée. Si une réponse spécifique est requise, le ressource sera contrainte de répondre à cette question par une réponse adéquate avant de poursuivre :
Front-end
Création de devis dans le front-end
Une fois les sections du back-end terminées, il est temps de passer au front-end.
Les devis peuvent être créés n’importe où dans le système où un élément peut être ajouté, car les devis doivent être créés en rapport à des éléments.
Dans le cadre de JobWatch, un élément peut être défini comme tout ce qui a un coût de revient, un prix de vente ou les deux. Il peut s'agir d'un élément de stock ou d'équipement, d'un service, de frais de déplacement, de location, etc.
Veuillez noter que cela n'empêche pas les éléments dont la valeur est nulle d'être inclus dans certains types de documents. Les devis peuvent être créés à plusieurs endroits :
Documents financiers du CRM, Opportunités commerciales, Contacts, en regard d’une mission ou d’un groupe de missions.
Si nous prenons l'exemple des opportunités commerciales, naviguez vers : CRM → [menu latéral] Opportunités commerciales → Modifier → [onglet] Documents → [icône] +Ajouter :
Il ne vous reste plus qu'à cocher la case Devis et à terminer :
- Cliquez pour ajouter un élément financier soit : manuellement ; par le biais d'un élément de facturation prédéfini qui a été mis en place dans le back-office (Mon compte → Admin → [menu latéral] Financier → Eléments de facturation prédéfinis) ; ou en tant qu’élément de stock ou équipement qui a été ajouté dans le back-office (Stock & équipement → [icône] Ajouter un stock ou équipement).
- Si vous cliquez sur l'icône du menu à 3 lignes (ou menu Burger), un menu s'ouvre qui vous permet de "monter", "descendre", "Remises et majorations" ou "supprimer" des éléments.
- Si vous cochez une ou plusieurs de ces cases, un champ conditionnel s'ajoutera à l'icône "Éléments sélectionnés". En cliquant sur ce bouton, vous obtiendrez les options "Remises et majorations" et "Supprimer". Alors que le menu à 3 lignes (en rouge ci-dessous) vous permet simplement d'effectuer ces modifications pour tous les éléments, l'icône "Eléments sélectionnés" (en bleu ci-dessous) vous permet de le faire pour les éléments individuels de ce document :
Lors de l'application d'une remise ou d'une majoration à un élément individuel, le coût de revient, le prix de vente initial et le prix de vente avec la remise ou la majoration ajoutée sont affichés à l'utilisateur et modifiés en temps réel. Si plusieurs lignes sont sélectionnées, la première ligne est affichée. Un texte expliquant à quoi s'applique la remise ou la majoration s'affiche également à l'écran.
- Modifier la quantité si nécessaire.
- Selon le package financier que vous utilisez, ce que vous verrez ici sera différent. Vous pouvez voir un code nominal, un code de département ou les deux. Si des codes départements ont été définis dans le back-office (Mon compte → Administration → [menu latéral] Financier → Codes départements) alors ils apparaîtront sous forme d'options dans un menu déroulant dès que vous commencerez à taper. Veuillez noter que les champs 3 et 4 n'apparaissent que si certaines options ont été définies dans le back-office. Veuillez également noter que si vous avez créé un code nominal, il apparaîtra dans une colonne entre 4 et 5.
- Saisissez une description de l’élément financier si vous avez sélectionné l'option "Ajouter un élément" (dans le cas contraire, cette description s'affichera automatiquement).
- Saisissez le coût de l’élément financier si vous avez sélectionné l'option "Ajouter un élément" (dans le cas contraire, il s'affichera automatiquement).
- Saisissez le prix de vente de l'élément si vous avez sélectionné l'option "Ajouter un élément" (dans le cas contraire, il s'affichera automatiquement).
- Saisir le code TVA. Le menu déroulant ne sera visible que si des codes TVA ont été définis (Mon compte → Admin → [menu latéral] Financier → Codes TVA). Si vous n'avez pas défini de codes de TVA, une zone de texte s'affiche dans laquelle vous pouvez saisir le pourcentage de TVA.
- Le montant de la TVA est automatiquement calculé.
- Le montant brut est automatiquement calculé.
- En cliquant sur ce bouton, vous pouvez trier les lignes dans un ordre spécifique en ajoutant un ou deux paramètres.
- Ajouter le nom du contact. Selon l'endroit où vous vous trouvez dans le système lorsque vous créez le devis, il se peut que ce champ se soit rempli automatiquement.
- Sélectionnez le type de document - dans le cas présent, sélectionnez "Devis".
- Cela permet de définir l’échéance du devis. Si la date est dépassée, un bandeau rouge apparaîtra en haut du document financier, indiquant la date et l'heure d'expiration, et en rouge dans la vue en liste :
Une fois que la date a expiré, si vous le souhaitez, vous pouvez la rétablir en modifiant le nombre de jours dans le champ "Devis valable pour", une fois enregistré, le bandeau rouge disparaîtra. Pour définir la période générale par défaut pour la validité du devis, naviguez : Mon compte → Admin → [menu latéral] Compte → Paramètres du compte → [section] Financier → Validité par défaut des devis (nombre de jours) et ajoutez le nombre de jours requis :
Si vous souhaitez définir une période de validité différente pour un client spécifique, vous pouvez le faire en naviguant : CRM → [menu latéral] Contact → sélectionnez Contact → [onglet] Financier → [onglet sous-menu] Termes:
Puis cliquez sur Enregistrer. Vous trouverez également les onglets "Pièces jointes" et "Activité" :
L'onglet Pièces jointes est destiné aux images, documents et vidéos concernant ce document, par exemple un e-mail ou un bon de commande :
L'onglet Activité affiche une liste de toutes les activités liées au document, ainsi qu'un horodatage :
Création d'un document financier pour les groupes de missions
Si vous souhaitez créer un document financier pour un groupe de missions, vous pouvez le faire très simplement en naviguant vers : Programme → sélectionnez Groupe de missions → Vue → [onglet] Financier → [icône] Créer un document financier :
Vous pouvez maintenant procéder comme indiqué ci-dessus.
Créer un modèle financier
Créer un modèle financier
Une étape importante lors de la création de documents financiers consiste à créer des modèles qui les accompagnent. Ainsi, par exemple, lorsque vous créez un devis et que vous sélectionnez "E-mail", vous devez attribuer un modèle approprié pour accompagner le devis qui y est joint.
Naviguez SOIT : Mon compte → Admin → [menu de liens rapides] Modèles OU Mon compte → Admin → [menu latéral] Compte → Modèles.
Pour de plus amples informations sur les mots-clés, les avantages des modèles et la manière de les créer, veuillez lire l'article Modèles.
Validité du devis
Cette fonction permet de définir et d'afficher la période de validité du devis, en fixant une date d'expiration en fonction de la date de création du document. Naviguez vers : CRM → [menu latéral] → Documents financiers → puis sélectionnez Devis :
Si la date est dépassée, une bannière rouge apparaît en haut du document financier, indiquant la date et l'heure d'expiration, et dans la vue en liste, le document apparaît en rouge :
Une fois que la date a expiré, vous pouvez, si vous le souhaitez, la rétablir en modifiant le nombre de jours dans le champ "Devis valable pour" ; une fois enregistrée, la bannière rouge disparaît.
Pour définir la période générale par défaut pour la validité des devis, naviguez vers : Mon compte → Admin → [menu latéral] Compte → Paramètres du compte → [section] Financier → Validité par défaut des devis (nombre de jours) et ajoutez le nombre de jours requis :
Si
vous souhaitez définir une période de validité différente pour un client spécifique, vous pouvez le faire en naviguant vers : CRM → [menu latéral] Contact → sélectionnez Contact → [onglet] Financier → [sous-menu de l'onglet] Termes :
Envoyer un devis
Une fois que vous avez créé un devis, il est temps de l'envoyer à votre contact.
Cliquez pour sélectionner votre devis, puis cliquez sur l'icône "Fichier" :
Une nouvelle fenêtre popup s'ouvrira :
Télécharger – une version pdf de votre devis sera téléchargée et se trouve en bas à gauche de votre écran.
E-mail – cela ouvrira une nouvelle fenêtre contextuelle vous permettant de sélectionner un modèle différent ou de le personnaliser si vous le souhaitez avant d'envoyer le document par e-mail au client via l'icône « Envoyer » :
Attribuer à mission – cela vous permet d'ajouter le document à l'onglet Pièces jointes d'une mission. Veuillez noter que selon l'endroit où vous travaillez dans le système, cette dernière option peut ne pas apparaître.