JobWatch offre une solution intégrée et instantanée, sans papier, qui vous permet de créer et de gérer facilement les documents financiers de votre entreprise. Il est conçu pour aller de pair avec un logiciel de comptabilité. Pour une utilisation professionnelle optimale, il est toujours conseillé d'utiliser notre système en conjonction avec un logiciel financier spécialisé, tel que Sage par exemple. Les types de documents financiers suivants peuvent être conçus, personnalisés et envoyés via JobWatch :

Factures
Avoirs
Devis
Bons de réception
Factures Proforma
Bons de commande
Bons de livraison
Opportunités commerciales

Les documents ci-dessus peuvent être créés en regard d'un contact dans le système CRM, d'une mission, d'un groupe de missions ou simplement en tant que document autonome.

JobWatch étant un système entièrement intégré, vous pouvez également créer un document financier dans une partie du système et l'utiliser facilement dans une autre partie, sans avoir à saisir à nouveau les données.

Veuillez noter que des mises à jour ont été apportées à cette fonctionnalité. Il est possible d'accéder aux paramètres à partir de la section Documents financiers et opportunités commerciales dans Admin en sélectionnant le document en question. La documentation et les vidéos seront mises à jour prochainement.

Cet article aborde les sujets suivants :

FACTURES

Création d'une facture

Les factures peuvent être créées de différentes manières dans JobWatch :

Naviguez vers : CRM → [menu latéral] Documents financiers → [icône] Nouveau document financier
Naviguez vers : CRM → [menu latéral] Contacts → sélectionner le nom du contact → Éditer → [onglet] Financier → [icône] + Ajouter
A partir de devis acceptés. Naviguez vers : CRM → [menu latéral] Documents financiers → Documents → sélectionnez Devis → [icône] Marquer comme accepté :

Sélectionnez ensuite Créer une facture :

4. Naviguez vers : Planification → sélectionnez une mission → Voir la mission → [onglet] Financier → [icône] Créer un document financier ou, alternativement, à partir du seul élément coché de la liste des éléments A titre d'exemple, examinons de plus près cette quatrième option, la création d'un document financier en regard d'une mission.

Cliquez pour ajouter un élément financier soit : manuellement ; par le biais d'un élément prédéfini qui a été mis en place dans le back-office (Mon compte → Admin →[menu latéral] Financier → Élément de facturation prédéfini) ; ou en tant qu’élément de stock ou d'équipement qui a été ajouté dans le back-office (Stock & équipement → [icône] Ajouter stock ou équipement).
Modifiez la quantité si nécessaire.
Saisissez le code nominal si nécessaire. Si des codes nominaux ont été définis dans le back-office (Mon compte → Admin → [menu latéral] Financier → Codes nominaux) , ils apparaîtront sous forme de menu déroulant une fois que vous aurez commencé à taper.
Saisissez le code département, habituellement utilisé dans Sage. Si des codes départements ont été configurés dans le back-office (Mon compte → Admin → [menu latéral] Financier → Codes départements) alors ils apparaîtront sous forme de menu déroulant une fois que vous aurez commencé à taper. Veuillez noter que les champs 3 et 4 n'apparaissent que si certaines options ont été définies dans le back-office.
Saisissez une description de l’élément financier si vous avez sélectionné l'option "Ajouter un élément" (dans le cas contraire, cette description s'affichera automatiquement).
Saisissez le coût de l’élément financier si vous avez sélectionné l'option "Ajouter un élément" (dans le cas contraire, il s'affichera automatiquement).
Saisissez le prix de vente de l’élément de facturation si vous avez sélectionné l'option "Ajouter un élément" (dans le cas contraire, ce champ se remplit automatiquement).
Saisissez le code TVA. Le menu déroulant ne sera visible que si des codes TVA ont été définis (Mon compte → Admin → [menu latéral] Financier → Codes TVA). Si vous n'avez pas défini de codes de TVA, une zone de texte s'affiche, vous permettant de saisir le taux de TVA.
Le montant de la TVA est automatiquement calculé.
Le montant brut est automatiquement calculé.
Si vous cliquez sur l'icône du menu à 3 lignes (menu Burger), vous ouvrez un menu qui vous permet de "monter", de "descendre" ou de "supprimer" des éléments.

Une fois la facture créée, vous pouvez passer à l'onglet CRM et au menu latéral Documents financiers. Si vous cliquez sur la facture que vous venez de créer, vous pourrez alors effectuer des actions supplémentaires.

En cliquant sur l'icône pdf, une fenêtre pop-up "Fichier..." s'ouvre, vous permettant de télécharger une copie du pdf (qui apparaît en bas à gauche de votre écran), de l'envoyer par e-mail au client ou de l'attacher à la mission.

Vous pouvez cliquer sur Marquer la facture comme envoyée, ce qui ajoutera la date et l’heure dans la colonne "Date d'envoi". Si une facture est envoyée à nouveau par la suite, vous pouvez ajuster le calcul du retard concernant vos conditions de paiement afin qu'il refléte la nouvelle date d'envoi si vous le souhaitez. Naviguez : Mon compte > Admin > [Liens rapides] Paramètres généraux du compte > [section] Financier > Calcul du retard des factures lors du renvoi :
Si la facture n'a pas encore été attribuée à une mission spécifique, à un groupe de missions, à un modèle de groupe de missions, etc., vous pouvez le faire ici en cliquant sur l'icône "Attribuer à mission" et en complétant la fenêtre pop-up qui s’ouvre alors :

En cliquant sur l'icône Éditer, vous pouvez apporter des modifications à la facture et ajouter un paiement partiel. Cliquez sur l'icône Éditer, puis sur l'onglet Paiements :

Cliquez ensuite sur l'icône "+Ajouter" et une nouvelle fenêtre "Enregistrer un paiement" s'ouvrira :

Complétez le formulaire en modifiant le montant du paiement pour refléter le paiement partiel :

L'écran Éditer le document financier a été modifié pour refléter le paiement partiel : Cette opération peut être répétée autant de fois que nécessaire jusqu'à ce que le solde soit intégralement payé.

Éléments de facturation prédéfinis

Alors que les éléments de stock et d'équipement sont des biens ou des produits tangibles, les éléments de facturation prédéfinis sont des éléments intangibles mais facturables, tels qu'un service ou une consultation. Pour en créer un, naviguez vers Mon compte → Admin → [menu latéral] Financier → Élément de facturation prédéfini → Ajouter et complétez le formulaire pop-up comme il se doit.

Lorsque vous savez qu'un certain type de mission nécessite les mêmes éléments de stock ou d'équipement, vous pouvez également créer un ensemble d'éléments de facturation prédéfinis qui sert de raccourci et permet d'ajouter ces éléments aux documents financiers et aux missions en un simple clic. Pour configurer ces ensembles, naviguez vers :

Mon compte > Admin > [menu latéral] Finances > Ensembles d'éléments de facturation prédéfinis

Lors de la création d'un élément de facturation prédéfini (Mon compte > Admin > [menu latéral] Finances > Élément de facturation prédéfini), vous pouvez ensuite sélectionner l'/les ensemble(s) auquel(s) vous souhaitez que l'élément appartienne :

Vue Liste

Vous pouvez voir dans la liste qu'un élément peut appartenir à plusieurs ensembles. En outre, les ensembles peuvent avoir des quantités multiples d'un même article.

Double-cliquez sur un ensemble au sein de Éléments de facturation prédéfinis pour modifier la quantité de cet élément. Dans l'exemple ci-dessous, nous avons déterminé qu'il y aurait 4 exemplaires de l'élément "Cuisine" dans l'ensemble : Cuisine.

Définir la quantité

Lors de la création d'un document financier, les utilisateurs peuvent choisir d'ajouter un élément de facturation prédéfini individuel ou un ensemble d'éléments de facturation prédéfinis. Les éléments peuvent être retirés d'un ensemble dans le document financier s'ils ne sont pas nécessaires, sans que cela n'affecte l'ensemble pour les transactions futures.

La fonction d'importation comprend également trois colonnes représentant cette fonction : "Groupe", "Ensemble" et "Quantité". Veuillez noter que cela ne permet d'importer qu'un seul nom d'ensemble pour chaque article à la fois.

Les éléments de facturation prédéfinis peuvent également être liés à une feuille de travail, ce qui les ajoutera automatiquement à toute mission dans lequel l'élément de facturation prédéfini est utilisé.

Notez que ces éléments peuvent ensuite être utilisés comme options de site de réservation lorsque le champ Site de réservation est coché.

Consolidation des factures

Les factures émises à l'encontre d'un même contact parent, ou d'un contact spécifique, qui n'ont pas encore été envoyées peuvent être consolidées en un seul et même document de facturation. Cela permet de facturer des missions pour une période donnée plutôt que pour des missions spécifiques.

Cliquez sur CRM
Cliquez sur Documents financiers
Définissez la plage de dates requise
Réglez le type de document sur Facture.
Réglez le statut sur Non envoyé ou une fenêtre pop-up de rappel s'ouvrira :
Choisissez le contact ou le contact parent.
Indiquez si vous souhaitez inclure les sous-contacts ou filtrer les types de missions pour lesquelles les factures ont été créées.
Lorsque la liste affichée est correcte, cliquez sur l'icône Consolider. Une nouvelle fenêtre pop-up s'ouvrira.
Dans la fenêtre qui s'affiche (ci-dessus), sélectionnez l'une des trois options disponibles. La première option consiste à copier chaque ligne individuelle de chaque facture sur la nouvelle facture consolidée.
La seconde consiste simplement à lister le total de chaque facture en tant qu’éléments sur la facture globale. Avec cette option, les lignes individuelles ne seront pas visibles.
Cette option permet d'envoyer la facture consolidée directement au contact par e-mail.
Cliquez sur Ok.

Dans la fenêtre pop-up "Créer document financier", vérifiez que les éléments sont affichés comme il se doit.

Le champ "Référence" doit être laissé vide, car il se remplit automatiquement. Les préfixes de référence peuvent être personnalisés en cliquant sur Mon compte → Admin → [menu latéral] Financier → Documents financiers & Opps commerciales → Type de document → Préfixe de référence). Complétez les détails tels que le compte bancaire et les conditions de paiement si nécessaire. (Ils sont configurés dans Mon compte → Admin → [menu latéral] Financier.) Cliquez ensuite sur Enregistrer.

Veuillez noter que si votre système JobWatch a été configuré pour être généré par un logiciel externe, tel que Sage, dans ce cas les préfixes peuvent être prédéterminés.

Les documents originaux sont ensuite annulés pour éviter les doublons et la nouvelle facture consolidée est créée. Afin d'identifier facilement les factures annulées, celles-ci sont surlignées en gris (comme indiqué ci-dessous) :

Si un utilisateur clique ultérieurement sur une facture annulée, il verra désormais une bannière rouge qui l'informe que le document a été annulé et la date à laquelle cette annulation a eu lieu.

Factures en retard

Une icône d'avertissement indiquant qu'une facture est en retard apparaît à côté des factures dont la date limite de paiement est dépassée. Naviguez vers: CRM >[menu latéral] Documents financiers.

Factures Proforma, bons de commande et autres documents financiers

En règle générale, une facture Proforma est un document créé par un fournisseur qui décrit tous les détails d'un contrat de vente. Il s'agit d'un engagement de vendre les biens ou les services au client, selon les conditions déjà convenues entre eux et énoncées dans le présent document. Il contient généralement des informations détaillées, notamment des descriptions d'éléments, des quantités, des prix et un planning de livraison.

Il contient également des informations relatives au paiement, telles que les coordonnées bancaires du fournisseur et les conditions de paiement.

Les bons de commande sont des documents, généralement envoyés par un acheteur à un fournisseur, qui confirment le consentement de l'acheteur à l'achat des biens ou services du vendeur aux conditions et dates convenues. Il s'agit souvent, mais pas toujours, d'une réponse directe et d'une confirmation de la facture pro-forma d’un vendeur.

Ces documents vont de pair et seront contresignés par les deux parties. Une fois que les documents sont signés par les deux parties, ils deviennent un accord juridiquement contraignant. Comme vous pouvez vous y attendre après l'introduction ci-dessus, la façon dont les factures proforma et les bons de commande sont créés dans JobWatch est essentiellement la même.

Naviguez vers : Mon compte → Admin → [menu latéral] Financier → Financier Docs financiers et opportunités commerciales → Facture proforma OU Bon de commande Si nous prenons l'exemple de la création d'un bon de commande : Sélectionnez Bon de commande dans la liste Type de document :

Vous verrez que vous avez maintenant deux options :

1. Références automatiques Cette fonction vous permet de configurer les références selon vos préférences personnelles, en utilisant un formatage des nombres à la manière d'Excel.

Le champ "Préfixe de référence" vous permet d'utiliser des préfixes de catégorie appropriés pour faciliter le tri et la recherche, par exemple BC/ pour les bons de commande, FP/ pour les factures pro-forma, etc.

Le champ 'Format' vous permet de définir un format de numéro de référence par défaut, par exemple pour forcer une référence à 5 chiffres, tapez '00000' dans la case format, ou si vous voulez utiliser des tirets pour séparer les milliers, tapez '000-000' dans la case. Si vous le souhaitez, vous pouvez également insérer des caractères spécifiques entre les chiffres, par exemple "000/000".

Enfin, le champ 'Prochain numéro' permet de définir le numéro de départ de la séquence afin de s'assurer qu'elle ne répète pas les numéros qui ont pu être utilisés précédemment.

2. Éditer

En cliquant sur le bouton Editer, vous ouvrez par défaut l'onglet Détail, dans lequel vous pouvez sélectionner le modèle par défaut que vous préférez pour ce type de document.

L'onglet suivant est Notes au client :

Cette fonction constitue un raccourci utile, qui évite d'avoir à saisir plusieurs fois les mêmes informations. Cette fonction est particulièrement utile dans les domaines où des détails précis et complets sont nécessaires, par exemple les conditions ou les informations relatives à la garantie.

Si vous cliquez sur l'icône +Ajouter, une nouvelle fenêtre s'ouvrira :

Titre de la note - ce champ sert d'abréviation au texte complet. Choisissez donc un titre immédiatement identifiable, par exemple Garantie ou Devis. Le client ne verra pas ce titre.
Note au client - il s'agit du texte complet que vous souhaitez voir figurer dans votre correspondance avec le contact.

Une fois l'étape du back-office terminée, la fonctionnalité est prête à être utilisée.

Lorsque vous créez ou modifiez un document financier et que vous atteignez le champ "Note au client", vous verrez en bas à droite "Sélectionner une note".

Cliquez dessus et un menu déroulant apparaîtra, affichant les titres que vous avez créés. En cliquant sur titre souhaitée, le champ "Note au client" se remplit du texte que vous avez ajouté à ce titre.

D'autres documents financiers peuvent être créés au sein de JobWatch en suivant la même procédure que celle décrite ci-dessus. Cela incluant les :

Bons de réception
Avoirs
Bons de livraison

Vous pouvez facilement suivre le statut de vos documents complétés en utilisant les filtres du menu latéral. Reprenons notre exemple de bon de commande et filtrons les documents "en attente ou rejetés" :

Document Financiers

Création d'un modèle financier

Lorsque vous créez des documents financiers, il est important de créer des modèles qui les accompagnent. Ainsi, par exemple, lorsque vous créez un devis et que vous sélectionnez "E-mail", vous devez attribuer un modèle approprié pour accompagner le devis qui y est joint.

Naviguez SOIT vers : Mon compte → Admin → [menu Liens rapides] Modèles OU Mon compte → Admin → [menu latéral] Compte client → Modèles.

Pour de plus amples informations sur les mots-clés, les avantages des modèles et la manière de les créer, veuillez lire l'article Modèles

Ajouter une alerte à un document financier

Il est possible de créer une alerte sur un document financier dans les cas où le document est attaché à une mission. Bien que l'exemple que nous allons examiner ci-dessous concerne les devis, vous constaterez qu'il existe un certain nombre d'autres options relatives aux documents financiers et que vous pouvez les configurer en suivant le même processus.

Cliquez sur l'onglet Alertes dans le menu principal, puis sur l'icône "Créer une nouvelle alerte" :

Une nouvelle fenêtre pop-up s'ouvrira alors. Dans le premier champ, intitulé "Qui", cliquez sur le menu déroulant et regardez la section inférieure des options, qui concerne les missions. Vous pouvez ici créer une alerte relative aux missions à un niveau très spécifique et détaillé - par exemple une référence de mission spécifique ; à un niveau plus généralisé - par exemple toutes les missions d’un seul contact ; ou un type de mission seulement ; ou encore règle générale - c'est-à-dire à toutes les missions :

Par exemple, si vous souhaitez créer une alerte vous permettant d’informer votre équipe commerciale dès qu'un devis est accepté, voici la procédure à suivre :

Sélectionnez "N’importe quelle mission" dans le premier champ "Qui" .
Dans le champ "Quoi", qui est maintenant apparu, sélectionnez "A l’activité client (Choisir un statut)" :
Il y a maintenant 3 options relatives aux devis. Sélectionnez " Devis accepté ".
Sélectionnez ensuite le(s) destinataire(s) de l'alerte et la méthode d'envoi (SMS, e-mail, etc.). La ou les personnes peuvent être choisies dans un menu déroulant qui s'affiche lorsque vous commencez à taper, ou saisies en ajoutant manuellement un numéro de téléphone ou une adresse électronique. Veuillez noter que lorsque vous saisissez un numéro de téléphone, vous devez le saisir au format international : +, code du pays (33 pour la France), numéro de téléphone sans le premier 0, par exemple +33698675462.
Les champs qui apparaissent sous "Revoir ou éditer le message qui sera envoyé" sont conditionnels, en fonction de la (des) méthode(s) d’envoi sélectionnée(s) à l'étape précédente :

Si vous envoyez une alerte par e-mail, vous pouvez sélectionner (1) le sujet et (2) le corps de l'e-mail. Le texte de ces deux éléments peut être personnalisé manuellement. Si vous avez créé des modèles d'alerte (Naviguez vers : Mon compte → Administration → [menu latéral] Compte → Modèles), ceux-ci apparaîtront dans un menu déroulant (3) dans le cas où vous préfériez utiliser l’un d’eux. Ayant également opté pour un SMS dans l'exemple, il est également possible d'utiliser un modèle d'alerte personnalisé qui comporte l'option d'utilisation supplémentaire SMS (4).

Cliquez sur Enregistrer. Vous verrez maintenant votre nouvelle alerte dans la liste des alertes programmées :

Modèles de récurrence

De nombreux utilisateurs appliquent régulièrement les mêmes types de récurrences. L'ajout de modèles de récurrence vous permet d'enregistrer vos récurrences les plus courantes et de les ré-utiliser sans avoir à les recréer.

Naviguez vers : Mon compte > Admin > [menu latéral] Finances > Récurrence des documents financiers OU Récurrence des contrats :

En outre, un menu déroulant dans l'onglet Mission d'un contrat permet aux utilisateurs de filtrer par motifs de récurrence.

Pour de plus amples informations sur les récurrences, veuillez lire la section Récurrences de l'article Planification des missions.

DIVERS

Création d'une bon de commande - Fonctionnement par défaut

Vous pouvez modifier le fonctionnement par défaut concernant la création d'un bon d'achat dans les paramètres.

Mon compte > Admin > [Liens rapides] Paramètres généraux du compte > Financier > Limite de création de bons de commande pour les utilisateurs sans limite de série définie

Cette option signifie que vous n'avez pas besoin de fixer de limites de séries pour les utilisateurs web nouvellement créés, car les bons de commande devront être approuvés avant d'être émis.

Une fois cette option activée, elle sera appliquée aux utilisateurs web existants.

Dissocier un document financier d'une mission

Les erreurs arrivent, et ce même aux meilleurs d'entre nous ; cette fonction vous permettra d'y remédier. Le bouton Dissocier la mission permet de supprimer facilement un document financier d'une mission, afin qu'il puisse être réassocié correctement, tout en conservant les informations et le numéro de référence.

Empêcher la création de types de missions lors de l'importation de missions

Nous savons que vous aimez nos options d'importation car elles vous permettent de gagner un temps considérable, cependant il arrive que des erreurs occasionnelles se glissent dans les données que vous importez, pouvant entraîner des ajouts non désirés.

'Nom du type de mission non trouvé, veuillez choisir un type de mission existant ou créer un nouveau type de mission dans le système avant de procéder à la réimportation'.

Comptes suspendus

Cette fonction empêche la création de missions pour un contact qui a été désigné comme "suspendu" et interdit la création de documents financiers (les documents financiers spécifiques peuvent être modifiés dans Admin, voir ci-dessous).

Dans cet exemple

La case Suspendu a été cochée ainsi que
S'applique aux contacts enfants.
Si vous cliquez ensuite sur l'onglet (1) Financier ➔ (2) Conditions, le reste du formulaire peut être complété en accordant une attention particulière à définir la (3) Limite de crédit, (4) Suspendu et si cette dernière (5) S'applique aux sous-contacts ainsi que le (7) Délai de paiement par défaut.

Enfants (6) - les descendants auxquels vous souhaitez que cela s'applique, les options étant soit Immédiat (enfants), soit Tous (enfants, petits-enfants, etc.).
Type de contrôle - avec les options suivantes : capacité de crédit unique ou partagé

Lorsque le processus est terminé, une bannière rouge (1) apparaîtra en haut de la page pour indiquer que le contact a été suspendu, quand et par qui cela a été effectué. Elle indique également (2) la raison de la suspension, comme dans l'exemple ci-dessous :

Les contacts Suspendus peuvent en outre avoir des restrictions variables, dictées par votre sélection dans les paramètres du compte. Naviguez vers Admin➔ Compte ➔ Paramètres du compte et faites défiler vers le bas pour trouver la nouvelle section illustrée ci-dessous :

Veuillez noter que si une note de crédit est émise à l'encontre du contact, ou si une facture est payée et que le déficit du compte est inférieur à la limite de crédit du contact, le statut du compte sera automatiquement modifié et la fonction "Suspendu" sera alors désactivée.

Changement du contact lors de la duplication d'un document financier

Il arrive que vous deviez facturer la même chose à plusieurs clients. Pour vous faciliter la vie, vous pouvez simplement dupliquer des documents financiers ou des opportunités commerciales et modifier le contact et le site de livraison.

Veuillez noter que la seule exception concerne les bons de commande, qui ont été exclus en raison du mouvement de stock qu'ils impliquent.

Il suffit de cliquer sur l'icône Dupliquer et d'ajouter le nom du contact :

Modifier les quantités des éléments en masse

Lorsque plusieurs éléments sont sélectionnés et que vous cliquez sur l'icône "Eléments sélectionnés...", une option, "Quantités", permet de modifier la quantité, de l'augmenter ou de la diminuer par un facteur ou de la multiplier ou de la diviser.

TVA, codes nominaux et codes départements

Pour ajouter et modifier des codes TVA, Nominaux et Départements, cliquez sur Mon compte → Admin → [menu latéral] Financier et sélectionnez le type que vous souhaitez ajouter/modifier :

Codes nominaux

Les codes nominaux peuvent être personnalisés en fonction des besoins dans JobWatch mais si vous utilisez un logiciel financier, tel que Sage, vous devrez faire concorder ses codes nominaux et descriptions :

Remplissez les champs Code et Description, qui sont tous deux obligatoires, puis cliquez sur Enregistrer. Bien que Sage ait ses propres codes, si vous gardez à l'esprit les principes d'organisation de Sage, c'est-à-dire 4000 pour les ventes, 5000 pour les achats, etc, les codes nominaux de Sage peuvent être renommés. Cela peut se faire dans Sage, de la façon suivante :

Dans la barre de navigation, cliquez sur "Codes nominaux", puis sur le code nominal souhaité.
Cliquez sur "Modifier", puis changez le "Nom".
Cliquez ensuite sur "Enregistrer", puis sur "Fermer".

Codes départements

Les codes départements peuvent être créés dans JobWatch de la même manière que les codes nominaux, ce qui permet de créer des rapports et d'obtenir des informations financières. Il suffit de remplir les deux champs et de cliquer sur Enregistrer :

Codes TVA

Saisir le code TVA.
Saisir le taux de TVA associé au code TVA sélectionné.
Saisir une description du code TVA sélectionné.
La liste des codes se présente comme suit.

Tags des documents financiers

Nos indicateurs de tag facilitent l'évaluation des données et vous permettent d'effectuer un contrôle visuel rapide de vos documents financiers.

Mon compte > Admin > [menu latéral] Finances > Documents financiers et offres commerciales > sélectionnez le type de document

Une fois les tags configurés, vous pouvez ajouter une colonne Tag à la vue Liste en cliquant sur Colonne et en cochant Tag dans la liste.

Si vous disposez d'une autorisation administrative pour les types de documents financiers, vous pouvez supprimer et ajouter des tags. Les tags peuvent également être sélectionnés comme colonne d'un modèle/blueprint d'exportation.

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