Les frais sont tous les éléments pour lesquels la politique de votre entreprise permet aux ressources de réclamer un remboursement. Des catégories doivent être créées dans le back-office par un administrateur. Elles peuvent inclure des catégories évidentes telles que la nourriture, les déplacements ou les hébergements, mais aussi des éléments bonus, par exemple l'adhésion à une salle de sport, ou des équipements professionnels tels que des uniformes, des casques ou des câbles. Les demandes de remboursement des frais peuvent être créées par les ressources depuis le back-office ou depuis des appareils mobiles.

Cet article aborde les sujets suivants :

Configuration

Avant de pouvoir créer des notes de frais , vous devez créer des "groupes" (dossiers pour différents types de notes de frais) et des "catégories" correspondant au type de frais que vous allez réclamer.

Pour créer des groupes et des catégories de notes de frais : Cliquez sur Mon compte → Admin → [menu latéral] Financier → Catégories de notes de frais (1), cliquez sur 'Ajouter' (2) pour créer un élément. Vous trouverez ci-dessous quelques exemples des types de notes de frais que vous pouvez créer.

Après avoir cliqué sur Ajouter, un formulaire pop-up apparaîtra :

Saisissez un nom de groupe, par exemple Hébergement
Saisissez une catégorie. Les catégories sont essentiellement des sous-groupes, par exemple Hôtels
Code nominal par default *
Code TVA par default *
TVA par défaut, par exemple 20 %
Si vous voulez que le montant reste fixe, par exemple un péage sera toujours de x€, ne cochez pas cette case, mais si vous voulez que les ressources puissent le modifier, cochez cette case.
Si nécessaire, saisissez un montant par défaut
Si la catégorie ou le groupe de notes de frais concerne le carburant, cochez la case carburant et une autre option permettant de saisir la quantité de carburant apparaîtra.

Création d'une note de frais à partir du site web

Lorsque les autorisations le permettent (le rôle de l'utilisateur doit le permettre), un utilisateur peut désormais ajouter des éléments de frais aux ressources.

À partir de l'onglet Véhicules et ressources, appuyez sur le menu latéral Ressources et cliquez sur Voir sur la ressource pour laquelle vous souhaitez ajouter des frais. Une fois que la fenêtre pop-up concernant la ressource est ouverte, cliquez sur l'onglet Frais et tous les frais de la ressource seront listées.

Pour ajouter de nouveaux frais, cliquez sur '+ Ajouter' et une fenêtre pop-up apparaîtra pour vous permettre de créer une nouvelle note de frais.

Une fois sauvegardée, cette note de frais apparaîtra dans la liste des frais de la ressource.

Naviguez vers : Onglet Véhicules et ressources → Ressources (menu latéral) → Pop-up concernant la ressource → Onglet Frais.

Responsable des notes de frais

Il est important de maintenir une piste de vérification lors du traitement des frais et une partie de cela consiste à montrer le processus d'autorisation. Il est possible d'identifier la dernière personne à avoir modifié le statut de chaque note de frais en consultant le champ Responsable. Le responsable n'est pas le créateur mais la dernière personne à avoir effectué un changement de statut.

Henri Laurent crée la note de frais et en est le responsable.

Michelle Collins met à jour le statut comme Approuvé, elle est maintenant la responsable.

Créer une note de frais à partir d'un appareil

Les ressources peuvent enregistrer des frais par le biais de leur dispositif, soit comme des frais généraux, soit comme des frais liés à une mission. Si les frais sont liés à une mission, ils peuvent toujours être déclarée comme frais personnels.

Pour enregistrer une note de frais sur un appareil mobile :

1. Utilisez la barre de défilement à droite de la tablette pour atteindre l'icône Note de frais. Si la note de frais doit être directement affectée à une mission, vous devez cliquer sur l'option Ajouter frais dans l’onglet Détails de la mission, plutôt que dans le tableau de bord.

2. Cliquez sur le bouton Notes de frais

3. Cliquez sur Ajouter frais

4. Cliquez sur Groupe et choisissez le type de frais dans le menu déroulant :

5. Ensuite, sélectionnez la Catégorie de frais, il s'agit de la sous-catégorie du groupe, par exemple hôtel, déjeuner, etc.

6. Saisissez ensuite une brève description, par exemple "Déjeuner avec un client". Cliquez sur le bouton retour pour quitter le clavier.

7. Ensuite, sélectionnez la date et l'heure. (Veuillez noter que cette option date et d'heure n'apparaîtra pas si la ressource n’est pas autorisée à modifier l'heure pour les notes de frais : Mon compte -> Admin -> Paramètres généraux du compte -> Autres paramètres du dispositif -> Les ressources peuvent modifier l'heure lorsqu'ils entrent leurs notes de frais. Si ce paramètre n'a pas été coché, les paramètres de l'appareil seront utilisés par défaut.

8. Indiquez le montant payé, soit hors TVA, soit TVA comprise. Puis cliquez sur

9. Puis, le cas échéant, cliquez sur la case grise pour prendre une photo du reçu ou en ajouter une depuis vos photos.

10. Une fois le formulaire complété, cliquez sur Enregistrer la note de frais dans le coin droit.

11. Elle apparaît alors dans la liste.

12. Répétez les processus pour ajouter toute note de frais supplémentaire, puis cliquez sur Signer et envoyer.

13. Vérifiez les totaux, signez dans la zone prévue à cet effet et cliquez à nouveau sur Signer et envoyer.

Soumettre une note de frais pour une mission

Pour soumettre une note de frais relative à une mission, assurez-vous que vous avez rempli votre feuille de temps, puis accédez à la mission sur la tablette. Sélectionnez Ajouter frais. Notez que cela peut intervenir à n'importe quelle étape de la mission, qu'elle soit terminée ou non.

Remplissez les détails des frais comme vous le feriez normalement. Notez qu'en haut, le système confirme que vous ajoutez des frais à une mission.

Enregistrez les frais.

Un message vous demandera si vous souhaitez que ces frais soient enregistrées comme étant les vôtres.

En sélectionnant 'Oui', l'élément sera ajouté comme des frais qui doivent être remboursés à la ressource. En sélectionnant 'Non', les frais seront toujours enregistrés comme relatifs à la mission, mais ils apparaîtront comme un montant qui n'a pas besoin d'être remboursé. Ceci est particulièrement utile pour ajouter des frais qui sont payées à l'aide d'un compte ou d'une carte de crédit appartenant à l'entreprise.

Terminez en enregistrant les frais comme décrit ci-dessus.

Les frais liées à la mission apparaîtront comme un élément comptable de la mission :

Traitement des frais

Les frais peuvent être régularisées individuellement en cliquant sur l'onglet Véhicules et ressources puis sur le nom de l'individu.

Cliquez ensuite sur l'onglet Frais.

Chaque frais est ensuite listé.

Cliquez sur les frais concernés pour les visualiser et les modifier.

Lors de l'édition du champ statut, vous verrez que la case dans la vue Liste change de couleur en fonction du statut

Afin de régulariser les frais, utilisez le rapport sur les Frais de mission dans l'onglet Rapports.

Vous pouvez sélectionner des filtres dans les rapports pour obtenir les informations précises que vous souhaitez, par exemple par équipe, par ressource, par statut, etc. ou même des combinaisons de ces éléments, par exemple les ventes et la date de validation. Vous trouverez ci-dessous les frais de mission que nous avons approuvées dans les exemples ci-dessus.

Les rapports de frais de mission peuvent également être planifiés et envoyés automatiquement à l'aide de la fonction Planifier en bas à gauche de l'écran.

Approbation globale des frais

Pour plus de rapidité et de commodité, vous pouvez marquer un certain nombre de factures en une seule action.

Naviguez : Véhicules et ressources ➔ Ressources (menu latéral) ➔ Filtre (Nom de la ressource) ➔ Afficher.

Cliquez sur l'onglet "Frais" et vous verrez l’option Marquer tout.

Cliquez sur l'icône Marquer tout et un nouveau menu pop-up s'ouvrira :

Sélectionnez l'option requise dans le champ obligatoire Statut.
Ajoutez des commentaires si vous le souhaitez
Cliquez sur Enregistrer.

Les factures seront maintenant toutes marquées par la couleur de la case correspondante :

Dans l'exemple ci-dessous, toutes les factures ont été marqués comme payées :

Vous pouvez appliquer différentes plages de dates, catégories et statuts pour réduire ou développer les éléments de la liste avant d'appliquer les modifications.

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